5 regras para otimizar a gestão de tesouraria da sua empresa

Face ao atual ecossistema de negócios, a eficiente gestão de tesouraria é essencial para assegurar a liquidez. Saiba como garantir a estabilidade financeira da sua empresa.

Dada a incerteza ainda vivida no mercado e as projeções econômicas instáveis após um ano de pandemia, a medida mais adequada a tomar para garantir a sobrevivência empresarial é realizar um controlo cuidadoso do fluxo de caixa. Facto que confirma que a saúde financeira de qualquer empresa está baseada na gestão transparente da sua tesouraria.

O que é conhecido como fluxo de caixa/saldo final (indicador que se refere às saídas e entradas líquidas de dinheiro que uma empresa ou projeto tem num determinado período) é atualmente a chave para a sobrevivência de muitas empresas no mundo.

É por esta razão que o objetivo hoje é garantir a liquidez das empresas, através de uma gestão de tesouraria adequada que lhes permita cumprir os compromissos que têm com terceiros.

É esta liquidez que nos permitirá cumprir com as nossas obrigações e nos impedirá de entrar numa espiral de informações negativas, por perda de imagem reputacional, incumprimento de compromissos e até mesmo deterioração das classificações de crédito das instituições financeiras.

4 passos para garantir a liquidez da sua empresa

  • Rever o circuito financeiro de gestão de caixa;
  • RAvaliar os impactos gerados pela crise em cada um dos processos de gestão de caixa;
  • RAvaliar as medidas tomadas até ao momento;
  • RAvaliar possíveis medidas de controlo para garantir o fluxo de caixa e estabilidade em situações futuras.

E tudo isto é possível através da implementação de ferramentas digitais, como o ERP, que garantem o máximo controlo e registo rigoroso da informação gerada pela tesouraria/administração de uma empresa, reduzindo custos, recursos e tempo.

No entanto, nem sempre é fácil manter a tesouraria de uma empresa atualizada, especialmente quando as práticas antigas estão a arrastar-se e a tecnologia não está a ser usada ou está no início.

Por onde começar a organizar a gestão de tesouraria

O efeito e a imprevisibilidade da duração da pandemia na saúde financeira das empresas portuguesas resultaram num agravamento expectável do volume de negócios, liquidez e rentabilidade das PME. De acordo com a notícia do jornal digital Dinheiro Vivo, avançada primeiramente pelo Jornal de Negócios, o valor em dívida destas empresas à banca em fevereiro, subiu 11,8%, em termos anuais, o ritmo mais acelerado desde 2008, ano do início da série estatística do Banco de Portugal. Efeitos inevitáveis que aceleraram o endividamento e que comprometeram, simultaneamente, a boa gestão e organização de tesouraria.

Com o aumento das PME a recorrerem a empréstimos, ou a medidas de apoio do Governo para assegurar a sua atividade, é crucial que os gestores, de forma a fortalecerem a e contribuírem para a autonomia financeira das empresas, implementem providências de controlo focadas em boas práticas e na eficiente gestão dos processos operacionais de tesouraria. A questão então é: o que devo fazer para garantir a boa gestão da tesouraria da minha empresa?

Como explica o professor universitário Fc. Xavier Olsina, no livro «Gestão de Tesouraria, otimizando os fluxos monetários», diariamente são tomadas decisões de tesouraria que afetam diretamente a demonstração de resultados e, por sua vez, a sua evolução positiva depende de uma boa gestão e da respetiva tomada de decisão. No entanto, existem regras gerais que são essenciais para uma gestão e devem ser colocadas em prática. São elas:

1# Faça um orçamento preciso

É a única forma existente de garantir que temos o necessário para o ótimo desenvolvimento do negócio. Este documento, que deve ser realizado mensalmente, deve contemplar as vendas realizadas, as faturas, os pagamentos a clientes e fornecedores e o pagamento de dívidas financeiras e empréstimos comerciais.

2# Tenha uma boa carteira de clientes

É fundamental trabalhar com clientes que realizam seus pagamentos em prazos curtos, ou seja, não ultrapassam 30 dias. Podemos, da mesma forma, trabalhar com clientes que solicitam prazos mais longos para liquidação de faturas, mas estes não devem ser a maioria. Com isto, garantimos que mês a mês os compromissos da empresa são cumpridos.

3# Incentive o pagamento imediato

Esta estratégia não pode ser usada em todos os casos, mas quando for possível, fazer uso deste recurso ajuda a melhorar consideravelmente o fluxo de caixa. Para isso, podem ser oferecidos descontos e ofertas a quem líquida a sua fatura dentro de um determinado prazo mínimo, o que ajudará a manter os clientes motivados e com a liquidez necessária.

4# Use tecnologia

A tecnologia foi criada para tornar os processos mais simples, o que também se aplica na gestão de tesouraria, uma vez que a automatização desta área permite ter uma visão detalhada de cada elemento que a engloba. Além disso, podemos otimizar tarefas e procedimentos rotineiros, programar pagamentos, controlar os movimentos das diferentes contas e obter informações financeiras relevantes que nos auxiliem na tomada de decisões.

5# Refinanciar dívidas apenas se necessário

Se os compromissos financeiros estão a causar graves desequilíbrios, a recomendação é consolidar os empréstimos e as dívidas por meio de um novo crédito bancário. Isto permite aumentar os prazos de pagamento e reduzir os juros. No entanto, especialistas alertam que neste momento deve haver suporte financeiro profissional para não comprometer a vida da empresa ou entrar num ciclo de refinanciamentos sem fim.

Software para otimizar ainda mais a gestão de tesouraria

O software é um dos vértices a ser levado em conta em qualquer área de negócio, e a tesouraria não foge dessa realidade. A implementação de ferramentas digitais facilita muito a realização de processos nos quais devemos ter um controlo meticuloso, graças à integração com todas as áreas da empresa, economizando tempo e recursos valiosos simultaneamente. Mas, quais são os procedimentos que ele realmente cobre?

+ Gestão diária de tesouraria, incluindo caixa e bancos: dívidas, cobranças, pagamentos, contas correntes, dinheiro e bancos num só lugar. Podemos controlar todas as operações diárias e cada um dos movimentos monetários que se registam dia a dia na empresa, à distância de um clique.

+ Gestão bancária e conciliação dos extratos: é possível controlar os respetivos saldos das contas bancárias, individualmente e no seu conjunto, tendo sempre a veracidade dos saldos garantida graças à simplicidade e rigor na conciliação dos extratos.

+ Gestão de previsões e orçamentos de tesouraria: a implementação do software permite também ter uma visão geral da tesouraria, por período e por cada conceito pré-determinado de acordo com as necessidades do negócio. Obtendo, desta forma, previsões mensais, por exemplo, de vendas, salários e custos fixos e ainda fazer comparações deste tipo com anos anteriores, entre outras, que permitem ganhar rigor e controlo.

Além disso, os benefícios são incalculáveis. Ao nível do gestor, contar com um software de gestão de tesouraria permite:

  • Controlar rigorosamente o seu dinheiro;
  • Gerenciar a tesouraria de forma profissional e integrada;
  • Fazer uma gestão bancária mais simples e precisa;
  • Simular futuras situações financeiras;
  • Acompanhar de perto a evolução do seu negócio através da análise gráfica do controlo de receitas e despesas;
  • Monitorizar dívidas e cobranças;
  • Realizar conciliações bancárias mais simples e rápidas, mesmo em moeda estrangeira, por meio do resumo de cada extrato bancário;
  • Efetuar cobranças por banco, com possibilidade de escolha de movimentos a partir de contas correntes dos clientes;
  • Gerenciar contas de depósito; etc.

Face ao atual cenário, em que a incerteza faz parte do mercado, é necessário ter um controlo rigoroso do seu dinheiro. Uma realidade possível através de o PHC CS, software de gestão financeira empresarial que centraliza todas as informações realmente importantes de forma a concretizar uma visão global da situação financeira do seu negócio.

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