Uma proposta de gestão que rompe com o modelo tradicional de comando e controlo, orientando as organizações para modelos de tomada de decisão descentralizada, incentivando os colaboradores a assumirem mais responsabilidades.
Desta forma, a empresa consegue adaptar-se e satisfazer as exigências atuais e futuras com uma abordagem adaptável, dinâmica e integradora.
Como transformar a sua empresa numa organização ágil?
Embora o conceito de mindset ágil, com os seus valores e princípios tenha surgido a partir da criação de software, atualmente este modelo de gestão de projetos e equipas ultrapassa a implementação de determinada tecnologia ou software e pode ser utilizada por variadas equipas numa empresa.
As metodologias ágeis, baseiam-se em organizar o trabalho em pequenas equipas e multidisciplinares, de forma a que as equipas sejam autónomas para encontrarem e implementar as melhores soluções, nas áreas onde trabalham.
Adotar uma gestão ágil está mesmo ao alcance dos gestores.
Na lógica ágil, os trabalhos ou projetos, devem ser iniciados identificando quais os diversos problemas a resolver junto dos clientes.
Isto faz com que um projeto seja dividido em componentes mais pequenas, permitindo à equipa ir endereçando cada uma dessas componentes e implementar soluções para estes problemas, em ciclos contínuos de planeamento, execução e aprendizagem, com base nas opiniões que vão ouvindo por parte dos clientes.
Uma forma de estruturar o trabalho que permite às empresas entregarem valor mais cedo ao cliente, em vez de esperar apenas pelo fim de um grande projeto.
Teresa van Oerle é Head of Innovation & Agile na PHC Software. Ela acredita que para acompanhar esta forma de trabalhar, o mindset dos líderes das empresa também precisa de ser diferente, dando maior autonomia às equipas.
Teresa van Oerle
Head of innovation & agile, PHC Software
“Os gestores e líderes criam a estratégia e o propósito. As equipas devem ter o empowerment para encontrarem as melhores soluções e irem introduzindo melhorias, com base no feedback contínuo que recebem dos clientes. Sou adepta do lema leadership is not power but empowerement.“
A grande vantagem dos métodos ágeis para gerir equipas e projetos, é que as empresas criam a prática interna de melhoria contínua, focada na entrega de valor ao cliente, o que as torna mais adaptáveis e resilientes face aos novos desafios.
As empresas ágeis envolvem uma cultura organizacional que simplifica o desenvolvimento de projetos, facilita a adaptação das equipas de trabalho às mudanças e reforça a comunicação com os clientes.
Para perceber melhor todos estes conceitos, entrevistámos Ximena Valente, especialista em Agile na K21 Consulting. Para ela, a agilidade é mais do que uma metodologia de trabalho, é uma nova mentalidade, onde o objetivo não é apenas alcançar agilidade, mas aderir a uma cultura que permita às organizações desenvolver produtos e serviços através de uma gestão flexível e pronta a enfrentar qualquer mudança.
Ximena Valente
Agile expert, Consultora K21
“Agilidade empresarial significa ser mais ágil e adaptável a um ambiente em mudança. Implica encurtar os processos para que os elementos da equipa possam liderar a mudança, desenvolvendo, criando e respondendo ao cliente de forma rápida e eficaz.”
Ou seja este é um conceito importante a reter. O facto de adotar métodos ágeis numa ou noutra equipa da empresa, não é condição suficiente para que a organização consiga ser ágil.
O conceito da agilidade organizacional ou de negócio, designado frequentemente pela expressão “business agility” significa que se trata de uma organização centrada nas pessoas, estruturada com equipas pequenas e multidisciplinares e com uma boa articulação entre elas, de forma a que a empresa e as suas várias equipas consigam entregar valor ao cliente, num contexto VUCA – ou BANI – caracterizado por volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade cada vez maiores.
A agilidade de toda a organização é alcançada inspirando e estimulando formas colaborativas e criativas de trabalhar das pessoas da organização para atingir seu propósito central.
“Uma característica fundamental de uma empresa ágil é o empenho contínuo na aprendizagem dos membros da equipa, promovendo a experimentação e a autonomia dos colaboradores.”
Por outro lado, a pesquisa de Nicholas Taleb no livro “Antifrágil” mostra que 70% das organizações ágeis têm maior probabilidade de estar nas mais altas classificações da saúde organizacional, o que também reforça a proposta de colocar as empresas no caminho da sustentabilidade através do foco dado ao capital humano.
Metodologias ágeis: Scrum e Kanban
Na sua essência, o Scrum funciona dividindo grandes produtos em pequenas partes que podem ser concluídas por uma equipa multifuncional, num curto período de tempo – ciclo Scrum.
Este ciclo repete-se até entregar o produto completo. Assim, a probabilidade de entregar um produto de valor e que responde às necessidades do cliente é mais elevada, pois a empresa tem a oportunidade de se ajustar ao final de cada período de tempo.
O Scrum, tal como outros métodos ágeis, envolve e forma equipas no que respeita a flexibilidade e adaptabilidade. E ao contrário das estruturas tradicionais, através deste método, mudar a direção do desenvolvimento de produtos ou serviços tem um impacto menor sobre a equipa e os seus esforços do que terminar um projeto após um longo período de trabalho, sem ter adquirido feedback dos líderes e clientes.
Outro dos métodos ágeis mais utilizados nas empresas é o Kanban.
O método Kanban é inspirado no sistema de cartões utilizado nas fábricas da Toyota. O objetivo é tornar visível o fluxo de trabalho de uma equipa, desde o momento em que algo é iniciado até à sua entrega final.
Muito útil e usado em equipas de suporte, serviços, marketing, RH, entre outros, o sistema Kanban, torna as várias fases do trabalho transparentes para todos os membros da equipa e ajuda a gerir o trabalho entre várias pessoas, evitando bottlenecks e garantindo uma melhor fluidez, para entregas mais rápidas.
Relativamente a estas e outras metodologias, Ximena Valente observou que a aplicação de uma ou outra ferramenta depende do fluxo de trabalho das empresas, das suas equipas, clientes e objetivos.
Há, porém, um instrumento que impede a empresa de se tornar ágil se apenas se cingir a uma abordagem tradicional: “As ferramentas que são aplicadas dependem das necessidades da organização e dos seus clientes. Existem muitos quadros ágeis, mas antes de aplicá-los é necessário desenvolver a cultura, a mentalidade de mudança nas equipas de desenvolvimento”.
Três pilares das empresas ágeis
Como já vimos, a vontade, a equipa, a liderança, as metodologias ágeis, a tecnologia de gestão e outros dos fatores acima mencionados constituem a cultura organizacional ágil.
Contudo, a especialista da K21 considera essencial que as empresas tenham em conta os três pilares que sustentam a mentalidade ágil em contexto empresarial e que são o caminho para que as organizações com quadros tradicionais adoptarem uma metodologia ágil.
Foco no valor
Qual é o valor que estamos a acrescentar ao nosso cliente? Estamos realmente a fornecer produtos e serviços focados em trazer mais valor ao meu cliente neste momento?
Ciclos de trabalho curtos
Encurtar ao máximo os ciclos de cada projeto facilitará a sinergia com os clientes e ainda se os produtos e serviços que estão a ser desenvolvidos correspondem às expectativas. Permitirá também que as alterações sejam feitas atempadamente, permitindo que os membros da equipa tenham uma maior capacidade de adaptação.
Foco na melhoria contínua
Deve ser sempre assumido que os produtos e serviços que estão a ser desenvolvidos estão sempre em versão beta. Ou seja, podem sempre ser melhorados, há sempre algo a ser acrescentado para elevar o desempenho dos colaboradores para o próximo nível.
“Se uma organização conseguir trabalhar com estes três pilares, já está no bom caminho para a sua transformação ágil. Com base nisto, as organizações podem adotar diferentes ferramentas para se tornarem mais eficientes”
Qual o papel da tecnologia nas organizações ágeis?
Sobre este ponto, a especialista em agilidade salientou que a agilidade e a tecnologia andam de mãos dadas. E destaca especificamente as soluções de gestão que ajudam as empresas na digitalização: “Manter trabalhadores criativos a realizar tarefas de rotina que podem ser totalmente automatizadas é uma perda de tempo, esforço e motivação para o capital humano”, sublinhou.
A tecnologia de gestão no quadro de organizações ágeis é também fundamental para levar as empresas a desenvolverem ambientes mais produtivos e eficientes, de forma a salvaguardar aquela que é a característica mais importante para os seres humanos: a sua criatividade.
No entanto, esclarece que as empresas “não vão ser ágeis só porque são digitalizadas, mas para serem ágeis é importante que sejam digitalizadas”.
A agilidade não fará milagres nem resolverá todas as dificuldades que hoje as empresas atravessam, apenas aquelas que estão empenhadas em fazer da transformação ágil a sua própria realidade.
Irá revelar quais os pontos fracos que precisam ser melhorados na organização. Só a partir daí é possível decidir quais as melhores e mais rápidas decisões a tomar, sem colocar em causa a motivação das equipas.
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