Business Intelligence para PME: da teoria à prática

As PME podem encontrar na Business Intelligence soluções adaptadas ao seu negócio e às necessidades próprias do mesmo.

“A Business Intelligence (BI) ajuda a perceber o que realmente funciona e o que não”, esta é a principal vantagem de implementar numa empresa este tipo de tecnologias analíticas, segundo explica Bill Gates, diretor de Microsoft.

A evolução acelerada do mundo dos negócios exige às empresas a implementação de ferramentas cada vez mais precisas e eficientes que contenham realmente “Inteligência Empresarial” ou Business Intelligence.

A pandemia, sem dúvida, foi um dos principais aceleradores da digitalização que as empresas de todo mundo procuravam. O estudo «Barómetro Badenoch + Clark», realizado pela assinatura internacional da Executive Search e desenvolvimento de talento do Grupo Adecco, sustenta que as organizações se viram obrigadas a adaptar-se às novas necessidades do mercado, de forma imprevisível, facto que desencadeou a transformação e evolução digital nas empresas de simultânea.

O confinamento (e o futuro pós-Covid) exigiu incorporar novas ferramentas, modificando muitos processos e a forma de relacionamento entre clientes, empregados e fornecedores. Neste sentido, a diversificação e a digitalização foram a chave para manter o fluxo de negócios. Gerando, em simultâneo, oportunidades para as empresas reformularem o seu negócio e tecnologias, apoiados em dados para a tomada de decisão. Adquirindo insights valiosos através de ferramentas que contribuem para o estudo do comportamento dos seus consumidores e de novas metodologias operacionais.

De acordo com o Estudo “Os Novos Desafios Digitais na Gestão das PME”, realizado em parceria com o Expresso, do total de gestores das PME inquiridos na sondagem, apenas 27% afirma utilizar dashboards para a tomada de decisões, sendo que os que o fazem admitem que os mesmos influenciam a gestão da sua empresa.

O Estudo realça ainda que, apesar de a percentagem dos que afirmam usar dashboards ser diminuta, há, contudo, uma consciência generalizada no total de gestores inquiridos da importância de rapidamente ter acesso à informação do estado do negócio, com 40% dos gestores a admitir mesmo já ter sentido receio de não ver, ou ver tarde, alguma informação importante da sua empresa.

Pondo em foco a crescente necessidade da adoção de analíticas pelas organizações. Assim como a importância de as empresas incorporarem soluções com o apoio de dados nesta que é a era da Business Intelligence.

Business Intelligence: Como se utiliza?

Imaginemos que temos uma empresa e que no último mês as vendas caíram 30%. Neste contexto, as perguntas lógicas seriam: O que se passou? Por que as vendas caíram tanto?

Se a nossa empresa não conta com ferramentas de Inteligência Empresarial, teríamos de solicitar a cada área um relatório para poder analisar os registos um a um e encontrar a razão pela qual se desencadeou esta quebra. Este processo, penoso, poderia demorar meses para dar a resposta, incrementando ao tempo a carga de trabalho das equipas administrativas e impactando de forma direta a diminuição da produtividade e perda contínua de recursos.

Tendo ferramentas de Business Intelligence, a nossa empresa contaria com um banco de dados interno, na qual centrar-se-ia toda a informação a respeito dos processos empresariais como: produção, linhas de produto, fornecedores, vendas, stocks, inventários, contas correntes, etc, dando-nos a possibilidade de navegar de forma instantânea através desta informação fiável e ordenada; representada em dashboards e gráficos personalizados, obtidos em minutos e uns quantos cliques, e perceber a origem da queda das nossas vendas, sem erros ou perdas de tempo. É possível assim tomar as decisões estratégicas em tempo real com impacto direto na diferenciação competitiva.

Além disso, a definição de relatórios e dashboards interativos e dinâmicos possibilita que, com a implementação de uma solução que conta com ferramentas de Business Intelligence, se possa realizar:

  • A gestão e a análise de clientes e fornecedores, assim como a sua classificação segundo os critérios da companhia.
  • A análise do ciclo de venda, conversão de oportunidades e previsões e prognósticos de vendas.
  • A análise do rendimento das campanhas de marketing.
  • A previsão de encomendas e volume de stock.
  • O planeamento e supervisão financeira.
  • A centralização e conexão da informação corporativa, mediante o estudo tanto da informação interna como externa.
  • A democratização do acesso à informação do negócio e/ou empresarial.
  • A aplicação e supervisão de melhorias contínuas nos processos com base nas medições realizadas.

Business Intelligence: para qualquer setor e dimensão e também para as PME

O mito que envolve a exclusividade do uso desta tecnologia a grandes negócios ou empresas multinacionais nasceu há mais de meia década. Em 1958, utilizava-se formalmente o termo “Business Intelligence” quando Peter Luhn em Nova York descobriu, enquanto trabalhava na conceituada multinacional norte-americana International Business Machines Corporation (IBM), diferentes sistemas para fazer a avaliação dos dados, de forma a tomar as melhores decisões num negócio.

Logicamente, este tipo de soluções foram evoluindo simultaneamente com o setor informático e tecnológico. Sendo a década de 90 marcada como o início da sua comercialização, altura em que as ferramentas de Business Intelligence foram intituladas como “pouco intuitivas e difíceis de usar”.

Desde então, tem-se a falsa crença de que as soluções de Inteligência Empresarial estão reservadas aos grandes monopólios, realidade que foi apoiada por diversos estudos.

Dados extraídos do estudo «The data-powered enterprise. Why organizations must strengthen their data mastery», elaborado por Capgemini, revelaram que 50 % das organizações internacionais inquiridas apoiaram-se no uso de dados na tomada de decisões em 2020.

Felizmente, o cenário parece estar a mudar. A pandemia e a democratização da tecnologia, em todos os níveis, conseguiram desmitificar esta realidade. Hoje, as empresas estão cada vez mais conscientes da importância do uso e análise dos dados, em especial as pequenas e médias empresas (PME), se pretenderem aproveitar as oportunidades da reabertura e recuperação económica.

Não é surpreendente que as empresas impulsionadas por dados obtenham receitas 70% maiores e 22% mais lucro do que aquelas que não baseiam a sua tomada de decisões no uso de dados.

É uma necessidade específica que os diretores da PME tenham, em tempo real, dados imediatos e exatos sobre os principais indicadores de desempenho, para melhorar a sua tomada de decisões e inclusive antecipá-las.

Vantagem competitiva: a oportunidade de ouro pós-Covid

As ferramentas de Business Intelligence e Analytics são hoje, mais do que nunca, uma necessidade e quem as possui desfruta de vantagens competitivas significativas. Vantagens essas, que vêm solucionar problemas causados pela falta de informação fidedigna e atualizada.

Que tipo de conclusões se podem retirar da análise de dados que ajudem a impulsionar o negócio?

Comecemos por explicar que este tipo de conclusões ajuda em grande parte à redução de custos; ter projeções financeiras; poder criar um planeamento de vendas, otimizar os níveis de produção para que sejam mais eficientes, gerir os inventários, entre outras ações que representam ganhos, e que de modo geral aumentam os níveis de produtividade, controlo e diminuem as perdas de tempo; e em consequência tornam as empresas mais rentáveis.

Em termos mais específicos, as vantagens empresariais são inúmeras e podem ser transversais e aplicáveis a organizações de diferentes setores e dimensões. Conheçamos algumas das modificações estruturais que a BI traz para as empresas:

Permite obter informação precisa

Com a BI, é possível tomar decisões baseadas em determinado objetivo, não em pressentimentos ou na famosa “intuição”. A informação adequada e bem estruturada permite tomar decisões baseadas no conhecimento produzido pela própria empresa.

Ajuda a conhecer o negócio

Pode ter-se um melhor controlo sobre as áreas funcionais da empresa. O campo da informação a obter e a analisar é muito vasto. O facto de tê-lo centralizado para o analisar e tomar decisões constitui um grande benefício em termos de custos e tempo. Aumentar a eficiência nos processos dentro da empresa.

Facilita o acesso e partilha de informação

Permite encontrar e analisar os hábitos de compra dos consumidores. Esta informação é muito útil ao ponto de se traduzir em rentabilidade para a empresa. Além disso, é possível tornar as campanhas de fidelização mais eficientes, facilitar a venda cruzada, a realização de promoções e outras estratégias.

Permite a análise em tempo real com uma rápida navegação

Análise detalhada do mercado e dos clientes que ajuda a aumentar a eficiência, trabalhando a informação numa plataforma centralizada, que permite poupar tempo e fazer com que a tomada de decisões seja mais eficiente.

Ajuda a identificar resíduos no sistema

Estas ferramentas de inteligência ajudam a detetar recursos e aspetos desnecessários que não agregam nenhum valor às empresas. Assinalam qualquer área de desperdício que passe despercebida ou não identificada.

Então, as PME podem encontrar na Business Intelligence soluções adaptadas ao seu negócio e às necessidades próprias do mesmo, sem precisarem de recorrer a agentes externos para consegui-lo.

O PHC CS é uma solução 100% personalizável que colabora na evolução digital empresarial, com ferramentas digitais baseadas na análise de dados e na automação de procedimentos para impulsionar cada vetor de negócio e alcançar novas margens de venda, enquanto se reduzem os custos e se exploram novos canais de comercialização.

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