Como fazer da gestão de equipas e projetos uma história de sucesso na sua empresa

O teletrabalho é um desafio à produtividade. Saiba como um software de gestão de equipas e projetos permite melhorar a produtividade da sua empresa. A pandemia forçou as empresas a reorganizarem as suas atividades com o objetivo de melhorar a produtividade das equipas. Um software de gestão permite dar resposta e fazer mais em menos tempo..

Em 2020, de acordo com o relatório do PMI’s Tomorrow’s Teams Today, mais da metade das empresas iniciaram um processo de reorganização das suas atividades em torno de projetos e metodologias de colaboração.

Isto faz com que os projetos sejam cada vez mais complexos, resultado da migração do local de trabalho para um ambiente virtual. O desafio é prosperar neste ecossistema e a única maneira de fazer isso é respondendo à pergunta: como melhorar a forma como as equipas desempenham as tarefas?

Empresas de todo o mundo e de todas as dimensões estiveram no epicentro do caos causado pela pandemia. Esta crise empresarial, que não tem fronteiras, trouxe consigo a necessidade de mudar os modelos de trabalho, repensar e redefinir tudo a partir dos riscos e implicações da covid-19 nas equipas, projetos, organizações, sociedades e oportunidades de negócio.

Naquele que é um tipo de teste “beta”, onde as métricas tradicionais de tomada de decisão e premissas da continuidade dos negócios não foram suficientes, muitas perguntas surgiram sobre a gestão de riscos dentro do ecossistema de negócios, e o papel dos gestores em lidar com isso. A resposta é apenas uma: tecnologia.

Após quase um ano de teletrabalho, já existem indicadores positivos da reorganização para o digital. O estudo “The future of Work: From remote to hybrid “, do Capgemini Research Institute, revelou que 63% das empresas globais verificaram um aumento na produtividade dos funcionários durante o terceiro trimestre de 2020, fruto da implementação de métodos de colaboração eficientes através da tecnologia de ponta que uma gestão virtual competente permite.

No contexto atual, em que a economia global está em recessão por causa da pandemia, é fundamental que as empresas sejam o mais produtivas possível. Na tentativa de recuperação de perdas e margens de lucro, é imprescindível a adoção de ferramentas que permitam acompanhar os projetos realizados, incluindo o orçamento atribuído a cada um deles, e que garantam o retorno especificado no planeamento.

Porém, para serem cada vez mais produtivos, é necessário que os sistemas de gestão de equipamentos obsoletos sejam substituídos por aqueles que permitam medir a evolução, a cada fase, do desempenho dos colaboradores e dos projetos.

Além disso, a gestão de projetos deve ser sustentada por dados, especialmente nas informações adquiridas na análise e numa compreensão adequada das mesmas. Tudo isto através de um planeamento flexível e ágil que permite avaliar os pormenores que podem influenciar, não só a qualidade dos processos como também os custos e, principalmente, o tempo. Ao mesmo tempo, metodologias que procuram melhorar a eficiência dos equipamentos, reduzindo ao mínimo o desperdício de tempo e recursos. Um deles é o método “ágil”.

METODOLOGIA ÁGIL: FAÇA MAIS COM MENOS E EM MENOS TEMPO

Esta metodologia de trabalho refere-se a um processo de excelência colaborativa no trabalho em equipa, através do cumprimento de etapas específicas para atingir um objetivo específico por setor. Por isso, 7 em cada 10 empresas optam por este modelo de gestão para projetos longos e complexos através de equipas de alta performance.

Como Steve Denning, escritor de vários livros sobre o assunto, explica no artigo “Why Agile’s Future is Bright” publicado na Forbes, “o ágil surgiu em resposta a mudanças rápidas e massivas, aumentando a complexidade e a mudança de poder no mercado, do produtor ao consumidor. O movimento ágil espalhou-se pelo mundo porque permitiu a melhoria contínua com execução disciplinada, um desafio que a gestão burocrática do século XX, não conseguiu alcançar”.

Hoje, em que o ritmo a que os mercados avançam é ainda mais rápido como resultado da digitalização, não basta a entrega de produtos e serviços de melhor qualidade, a velocidade também é essencial. Este modelo de trabalho permite às empresas identificar oportunidades e desenvolver soluções num curto espaço de tempo, ganhando vantagem competitiva sobre os seus concorrentes.

Este sistema de trabalho admite que os tempos estabelecidos no planeamento inicial de um projeto possam ser reavaliados, caso exista alguma situação externa ou interna que afete o seu desenvolvimento, permitindo que se adapte rapidamente ao novo cenário, priorizando as tarefas urgentes a executar, reduzindo o impacto nas perturbações do fluxo de trabalho.

Ou seja, atua na gestão de projetos, facilitando o cumprimento dos principais objetivos definidos na fase de planeamento. Com um melhor alinhamento dos prazos de entrega, as empresas alcançam as prioridades e urgências operacionais mais facilmente, evitando desperdícios e otimizando o resultado final.

Porém, essa estrutura precisa e rigorosa envolve o investimento em ferramentas tecnológicas de última geração. É necessário um sistema de gestão robusto que fornece registos e análises de avaliação de resultados, permitindo estabelecer o cronograma de trabalho, controlar os prazos, garantir o bom uso dos recursos e fazer com que as equipas ganhem autonomia.

FERRAMENTAS CHAVE: MAIOR PRODUTIVIDADE

Nos dias de hoje, onde o ambiente de trabalho tem invadido as salas de funcionários e gestores, reafirma-se a necessidade de evitar perdas de tempo para alcançar o equilíbrio nesta “nova realidade” e aumentar ou manter os níveis de produtividade fora do escritório.

Segundo dados do estudo “Novos Desafios Digitais, a Gestão das PME”, feito pela PHC em parceria com o jornal Expresso, “61% dos colaboradores das empresas que recorrem frequentemente a tecnologia de colaboração certa afirmam que é fácil trabalhar em equipa, em comparação com apenas 29% dos que não têm acesso a este tipo de ferramenta ou plataforma.”

Fazer mais com menos ou o mesmo em menos tempo. O tempo é um dos fatores mais valiosos e importantes para as empresas, pelos custos que pode representar e pelo risco que o seu uso indevido traria.

A solução existe tanto para um caso como para o outro: softwares que otimizam a gestão de equipas e projetos. Ferramentas que criam um espaço de trabalho central, na base do conhecimento para a comunicação, pesquisa e armazenamento de documentos. Isto permite que os colaboradores trabalhem simultaneamente num determinado projeto, sem desperdiçar.

“Toda a empresa está alinhada nas tarefas a executar e nos projetos que estão em fase de desenvolvimento, conseguindo simultaneamente que todas as informações sejam disponibilizadas em tempo real e recebidas por quem precisa”, destaca Miguel Billimória, development director da PHC Software, como um dos pontos mais importantes na gestão agilizada dos projetos internos, enfatizando a importância de um fluxo transparente de informações dentro das organizações. Na sua opinião, este facto “facilita o controlo da trajetória do projeto” e tem previsões mais precisas sobre o cumprimento do calendário.

Ou seja, num único local, equipas e gestores podem acompanhar os projetos em que estão envolvidos, eliminando falhas e desorganizações, mantendo o foco e direcionando recursos para o que é essencial e urgente.

Para além disso, podem:

  • Eliminar a perda e reunir a informação essencial para o desenvolvimento de cada tarefa e etapa;
  • Acompanhar as tarefas e projetos em que estão envolvidos, conhecendo o seu estado em tempo real;
  • Melhorar o planeamento e o cálculo de projetos futuros, analisando registos de projetos anteriores para fazer previsões de tempo e cálculos mais precisos (informações que também podem ser utilizadas para determinar se potenciais projetos serão lucrativos);
  • Reduzir a mão-de-obra e o tempo necessários para rastrear dados manualmente através de uma única fonte de informação.

Tudo isto é possível devido a uma estrutura digital que permite um cronograma de trabalho em equipa com prazos sustentáveis estabelecidos e priorização das tarefas e etapas que devem ser executadas com maior e menor urgência. Assim, alcançando equipas de alto desempenho, trabalham de forma colaborativa e com resultados positivos, produtivos e eficientes. Esta estrutura permite tornar equipas de alto desempenho ainda mais produtivas e eficientes, pois trabalham de forma colaborativa e com resultados positivos.

Do ponto de vista dos gestores, Miguel Bilimória explica que outro dos aspetos a ser destacado é a possibilidade de visualizar e controlar as etapas de um projeto em modo gráfico, facto que permite reduzir os índices de risco e ganhar agilidade na tomada de decisão. Através de um software que oriente a gestão das empresas e dos seus projetos, cada colaborador fica mais rápido e eficaz: “A gestão atenta contribui para a redução de riscos e perdas, pois pode identificá-los a tempo de resolvê-los, reduzindo consideravelmente a margem de erro.” A cereja no topo do bolo é a satisfação do cliente: além de fomentar a colaboração da equipa, o planeamento contínuo, a evolução e a aprendizagem, ter um software que se adapta à metodologia ágil, “também incentiva a constante transferência de valor para o cliente, uma vez que as entregas vão aumentando gradualmente. E isso faz com que as equipas sejam mais produtivas para as empresas”.

Apesar dos avanços, as organizações precisam de trabalhar com os seus colaboradores para encontrar a melhor forma de auxiliá-los no seu trabalho, principalmente à distância. Ainda existem muitas áreas que precisam de melhorias e devem ser envolvidas de forma a que os seus quadros se adaptem a esses novos sistemas de trabalho. Uma das formas de fazer isso é através de um software de gestão de equipas e projetos, como o PHC CS, que permite a otimização do tempo dos trabalhadores e tem processos mais rigorosos, permitindo ganhar produtividade, eficiência e competitividade, mesmo em circunstâncias como aquela que vivemos atualmente.

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