As ferramentas colaborativas como vantagem competitiva para as empresas

A colaboração foi desafiada a reinventar-se e está a exigir ferramentas digitais a fim de concretizar-se.

Reunião de trabalho à distância com recurso a ferramentas de colaboração

A pandemia de Covid-19 obrigou organizações em todo o mundo a repensaram a forma como trabalham, e a olharem para as ferramentas digitais que fomentam a entreajuda, o trabalho em equipa e a cooperação, como a única via para sobreviverem às transformações impostas pelo teletrabalho.

A forma como trabalhamos alterou-se significativamente nos últimos meses, fazendo do teletrabalho a face mais visível das alterações trazidas pelo confinamento. À semelhança do que aconteceu noutras áreas, a pandemia funcionou como um acelerador do futuro em matéria de inovação e digitalização do local de trabalho, forçando as empresas a repensarem a forma como trabalham e a recorrerem a ferramentas colaborativas para sobreviverem ao teletrabalho.

O estudo “Quando a mudança é o novo normal” sobre o futuro do trabalho, levado a cabo pela Microsoft em parceria com a London Business School e a KRC Research em agosto de 2019, defende que “o sucesso do futuro do trabalho não depende apenas do seu produto, do argumento-chave de venda ou da sua capacidade de inovação”, mas também de “melhorar a colaboração ao eliminar a compartimentação”.

Significa isto, “que as empresas altamente inovadoras dão prioridade à colaboração dentro das equipas e entre elas, bem como com os parceiros externos, e que a tecnologia desempenha aqui um papel muito importante”. De tal forma que, e de acordo com o mesmo estudo – realizado com base em entrevistas a 9113 gestores e colaboradores de grandes empresas em 15 mercados europeus, incluindo o português – “61% dos colaboradores das empresas que recorrem frequentemente a tecnologia de colaboração certa afirmam que é fácil trabalhar em equipa, em comparação com apenas 29% dos que não têm acesso a este tipo de ferramenta ou plataforma.”

De reforçar que o estudo foi realizado no segundo semestre de 2019, altura em que apesar de ainda estarmos longe de imaginar as voltas que o mundo do trabalho daria, já se afirmava que era o momento certo para reforçar a aposta no local de trabalho para impulsionar o crescimento nas empresas.

A mobilidade como desafio na ótica da transformação digital

Apesar de 89% das PME inquiridas na sondagem Expresso & PHC Novos Desafios Digitais, a Gestão das PME” considerar que a mobilidade das equipas é uma tendência da era digital, a mobilidade no trabalho apresenta-se como um dos principais desafios para os quais os gestores dizem sentir-se menos preparados na ótica da transformação digital.

A mobilidade no trabalho deixou de ser um “nice to have” para se tornar num “must have”, e a prova de que existe uma consciência generalizada disso é que 66% dos gestores das PME inquiridas acredita que as pessoas devem ter acesso às ferramentas para trabalhar onde for mais conveniente, contra apenas 15% que defende que os colaboradores têm de trabalhar na sua secretária.

Por via disso, à pergunta “como pensa que irá evoluir a força de trabalho da sua empresa no contexto digital?”, 51% dos gestores afirma que os seus colaboradores usarão cada vez mais ferramentas de trabalho colaborativo para serem mais produtivos; 40% diz que terá ferramentas adaptadas a cada colaborador para tirar o melhor partido do seu potencial; 39% acredita que a sua força de trabalho fará cada vez menos trabalho administrativo fruto da automatização do software; 34% acredita que os seus colaboradores vão querer estar informados mais rapidamente, mesmo não estando no escritório; e 28% afirma que os seus funcionários vão trabalhar cada vez mais em mobilidade, fora do escritório.

Uma cada vez maior autonomia das equipas (27%) e modelos de trabalho cada vez mais flexíveis, que privilegiem um bom equilíbrio casa-trabalho (23%) são, de resto, dois dos fatores que, de acordo com os gestores das PME inquiridos na sondagem, mais podem contribuir para um aumento da produtividade das suas empresas.

Porquê investir em ferramentas de colaboração?

Porque, como afirma Rute Ablum, Chief Management Officer da PHC, a “era dos génios foi substituída pela era da colaboração”, e  isso tornou-se especialmente evidente diante de um desastre como o da pandemia em que vivemos, em que assistimos a uma demostração dessa força incrível que o verdadeiro trabalho em equipa pode ter. E que não é indissociável, muito pelo contrário, da transformação digital a que obriga, sobretudo em tempos em que o teletrabalho é rei.

Usualmente definida como “trabalhar em conjunto para um objetivo comum”, a “colaboração” foi desafiada a reinventar-se e está a exigir ferramentas digitais a fim de concretizar-se. Empresas em todo o mundo viram-se confrontadas com a necessidade de alterar a forma como trabalham, em muitos casos forçadas a iniciar (ou pelo menos a dar continuidade)  verdadeiros projetos de transformação digital (que achavam que teriam ainda muito tempo para iniciar)  e a implementar novas tecnologias para suportar a forma como o trabalho era realizado.

Elevar o desempenho das equipas

A inteligência coletiva nas empresas é, de acordo como Rute Ablum, “a capacidade de uma organização, enquanto grupo de indivíduos, conseguir que os colaboradores criem valor em conjunto de uma forma que não lhes seria possível em separado”. A questão que se coloca é como fomentar essa mesma inteligência coletiva, tida como vantagem competitiva organizacional, à distância que o trabalho remoto impõe? A resposta é simples: apenas com tecnologia.

Todas as empresas querem ter colaboradores produtivos, motivados e capazes de atingir resultados incríveis e, nesta era digital “movida” a trabalho remoto, a adoção de ferramentas digitais impõe-se, ainda mais, como imperativo para a superação das equipas.  Ferramentas que permitam o acesso a informação relevante e trabalho a partir de qualquer lugar; que incitem a comunicação direta e eficaz, com redes internas por projeto, por equipa ou entre toda a empresa, para que todos saibam, em tempo real, o que é que falta cumprir e como podem contribuir mais para o alcance das metas definidas.

De seguida, alguns exemplos de ferramentas que melhoram a colaboração e o trabalho em equipa e, por conseguinte, contribuem para o aumento de produtividade e para a redução de erros:

Rede Colaborativa

Muitas vezes conhecida como intranet, é uma espécie de rede social interna, que, de forma centralizada, possibilita saber tudo o que de relevante se passa na empresa, partilhar informação/conhecimento e interagir com colegas e outros departamentos. Os benefícios são óbvios: integração de todos os colaboradores, fomento da colaboração interna e redução drástica da troca de e-mails.

Gestão de projetos

O funcionamento de qualquer empresa assenta em processos e, não raras vezes, é sinónimo de tarefas rotineiras, que consomem demasiado tempo e recursos, que deviam estar alocados a realizar funções realmente importantes. A boa notícia é que muitas dessas tarefas nem precisam de intervenção humana e podem ser otimizadas com recurso a software de gestão, apoiado em workflows e alertas para que cada colaborador saiba exatamente o que tem de fazer a cada etapa do processo.

Gestão de agenda

Ter uma agenda na empresa, integrada com toda a gestão, é fundamental para a marcação e regulação de reuniões que, na maioria das vezes exigem a presença e conciliação de disponibilidade de várias pessoas.

Gestão de faltas, férias, despesas e horas extraordinárias

Na maior parte das empresas, o departamento administrativo não tem mãos a medir com a quantidade infindável de burocracia – gestão de faltas, férias, despesas e horas extraordinárias – relacionada com o dia a dia dos colaboradores. A boa notícia é que é possível que essa gestão fique a cargo dos próprios funcionários, com claros benefícios em termos de poupança de tempo e aumento de produtividade, tanto da equipa administrativa, como das próprias lideranças, que podem aprovar férias, despesas e classificar faltas na hora, em resposta à gestão autónoma dos colaboradores das suas equipas.

Notificações em tempo real

Quantas vezes há projetos que ficam pendentes, impossibilitados de avançar por falta de aprovação prévia de alguém que está ausente da empresa por tempo indeterminado ou sem acesso ao PC? A resposta é, provavelmente, “demasiadas”. Acontece que o mercado laboral não dorme e a velocidade feroz da mudança pede respostas em tempo real, que exigem uma atenção redobrada por parte dos decisores, que nem sempre conseguem chegar a todo o lado. Exceto se tiverem as ferramentas certas. O sistema de notificações PHC Notify é uma dessas ferramentas, que comunicam on time com os utilizadores, facultando-lhe informações importantes para o seu dia a dia.

Sem esta capacidade de colocar as pessoas a trabalharem em conjunto, com ganhos de velocidade e colaboração, será muito difícil sobreviver a esta nova era de transformação digital do local de trabalho. O teletrabalho que veio para ficar, por isso, se a sua empresa ainda não está a beneficiar do poder das ferramentas colaborativas está na hora de repensar seriamente o assunto.

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