A gestão da contabilidade da empresa, onde e quando quiser

Aposte em soluções que facilitem um acesso e controlo dos dados, asseguradas apenas por um dispositivo: a gestão da contabilidade da empresa, sempre ao seu alcance.
contabilista ao telefone

O ritmo acelerado dos mercados exige a garantia tanto de uma contabilidade a tempo e horas como de uma resposta “anytime, anywhere”. É fundamental apostar em soluções que facilitem um acesso e controlo dos dados, asseguradas por apenas um dispositivo.

A pandemia provocada pela Covid-19 acelerou o processo de transformação digital das empresas e agiu como catalizador para muitos setores que viram nas ferramentas digitais, como os softwares de gestão, a possibilidade de enfrentar a crise e adaptar-se ao que hoje conhecemos como “novo normal”.

A gestão empresarial é agora mais exigente. Ela deve ser simplificada, automatizada e segura. O estudo “Os Novos Desafios Digitais na Gestão das PME”, realizado pela PHC em parceria com o jornal Expresso, confirma que esta é a tendência a seguir pelas empresas que veem na transição digital a resposta às necessidades que o novo paradigma ditou: 90% das empresas estão a planear a sua transformação digital, sendo que 50% já está em processo de desenvolvimento desta mesma transformação.

A CAMINHO DA EXCELÊNCIA FINANCEIRA

Falamos de processos mais eficientes através de soluções que garantem a mobilidade e permitem transportar a gestão de áreas vitais da empresa, desde que, claro, tenha um dispositivo móvel à mão e o acesso à Internet assegurado.

A contabilidade não escapou a esta realidade e hoje há poucas dúvidas de que as empresas que permitem trabalhar em qualquer lugar e através de vários dispositivos conseguem dar ainda mais provas de produtividade e eficiência. Sendo vital numa empresa, a contabilidade é um dos setores que mais tem evoluído ao longo dos últimos anos, o que tem vindo a eliminar grande maioria das tarefas rotineiras que lhe estão associadas. Paula Franco, bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados, encara este facto com otimismo.

No VI Congresso Dos Contabilistas Certificados, assumiu que “a tecnologia obrigará estes profissionais a reinventarem-se”. Ficando libertos do peso administrativo pelo software de gestão que utilizam, podem dedicar-se em exclusivo àquele que é o seu know-how: “criar valor às empresas, acompanhá-las verdadeiramente”.

Atenção que, quando se aposta na “maturidade digital” das empresas, é necessário ter em conta que não só nos referimos ao grau digital de transformação de sistemas, como também da consistência que o uso de ferramentas digitais têm e aquilo que a sua natural predisposição para a mudança pode agilizar ao longo de todas as áreas de negócio.

É importante ficar claro que, apesar das empresas serem obrigadas a responder às novas exigências, este é um desafio para que tanto o setor público como o privado possam investir em plataformas que lhes permitam levar a cabo os procedimentos tributários, declarativos e civis de forma digital, salvaguardando a segurança de todos os intervenientes.

Apesar dos passos decisivos que foram tomados em 2020, a transformação digital é um processo contínuo: deve ser melhorado tendo em conta o objetivo de garantir um regresso à atividade de forma mais preparada e consciente, até porque as empresas mais rápidas são aquelas que melhor se adaptam à mudança.

Estamos a falar do futuro, como explica o diretor financeiro da PHC Software, Nuno Infante, que dá enfase à necessidade inerente de passar para o software a responsabilidade dos procedimentos financeiros e, desta forma, poupar recursos. Um software que dê resposta via web permite tirar partido das vantagens que a mobilidade dá a uma empresa, seja em tempos de Covid ou não.

COMO APROVEITAR OS BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO NA CONTABILIDADE

“Antes de existir software de gestão, a contabilidade das empresas era feita à mão, em livros; nessa altura, estes processos eram penosos e morosos, dado que os registos demoravam muito tempo a serem feitos. O software de gestão vem facilitar esta tarefa, já que permite poupar horas de trabalho ao fazer a contabilidade de uma empresa e procurar toda a informação necessária. Um software de gestão vem facilitar as tarefas de tratamento da informação contabilística e com a digitalização, ter acesso a esta informação, em qualquer lugar e em qualquer momento é vital para o normal funcionamento de uma empresa.”, recorda Nuno Infante, destacando os benefícios que a digitalização das empresas traz, especialmente nas suas áreas e equipas vitais.

Não só falamos da necessidade de transparência e em assegurar que a informação financeira é precisa e completa, como esta é uma estratégia fundamental para traçar metas e alcançar o desafio do crescimento. Com a pandemia, os governos de todo o mundo passaram para o topo das prioridades a digitalização de plataformas e automatização dos processos civis e tributários, como ponto de partida para o pagamento de impostos e agilização processual.

“Uma empresa que tenha uma contabilidade organizada deve assentar num software de gestão. Existem condições legais que obrigam a ter uma ferramenta responsável pela resolução destes assuntos, também por uma questão de segurança”, conclui.

Na era 2.0, tanto o presente como o futuro da contabilidade passa por soluções que podem ser utilizadas em qualquer lugar, com óbvios resultados positivos para toda a organização:

  • Produtividade e eficiência

    Para os responsáveis por fazer a contabilidade de uma empresa, a solução web permite trabalhar a partir de qualquer lugar, para além de facilitar a partilha da informação interna da empresa. Os níveis de produtividade e motivação também podem sofrer alterações positivas. Do ponto de vista do gestor, permite acelerar a tomada de decisão: esteja onde estiver, é possível aceder facilmente aos dados da sua empresa. Hoje em dia, todos temos um smartphone ou um outro dispositivo móvel ao alcance, com acesso à Internet, e que permite fazer as consultas necessárias.

  • Contabilidade em tempo real

    No que respeita à comunicação entre as áreas-chaves de uma empresa, ao optar por um software de gestão via web, a informação está integrada e o processo acelera. Se o processo acelera, os resultados não tardarão. É possível incorporar funcionalidades contabilísticas como, por exemplo: faturação, compras, recebimentos ou pagamentos; tal como todos os movimentos de tesouraria – depósitos, pagamentos diversos, movimentos de caixa… – gerados na área de Gestão. Também pode realizar a integração online de documentos de faturação, recibos de clientes, compras e pagamentos a fornecedores, recibos, documentos de tesouraria e transferências.

  • Segurança e proteção de dados

    A segurança dos dados das empresas está garantida graças aos backups que o software assegura. Adicionalmente, as áreas de acesso estão protegidas por utilizador ou por tempo determinado, de forma a ser impossível introduzir movimentos depois de uma data ficar fechada.

  • Otimização de recursos

    Verifica-se uma redução de custos de suporte e manutenção do software, pela vantagem de poder contar com uma resposta dada remotamente, facto que faz diminuir gastos em transporte e tempo por ter sempre acesso ao software e aos dados.

  • Cumprimento de obrigações legais

    Comunicação direta à AT, assegurando o cumprimento de obrigações declarativas e legais.

O Mundo encontra-se numa fase de adaptação tecnológica crescente. Este é o momento para tirar partido das potencialidades empresariais que gerem o máximo de resultados positivos.

Para consegui-lo, é necessário contar com informação financeira em tempo real, o que só é possível graças a soluções de gestão inovadoras que o facilitem. Para além de aumentar o controlo financeiro empresarial, elas facilitam a tomada de decisões coerentes e certeiras para se estabelecer no mercado e vão ao encontro dos novos padrões de conduta e consumo provocados pela pandemia.

PHC CS Contabilidade permite controlar informaticamente a contabilidade da sua empresa de forma analítica, simples, prática e com todos os benefícios associados à mobilidade e produtividade.