Software de gestão de ativos: 4 razões para implementá-lo na sua empresa

Os ativos da empresa têm impacto na saúde financeira da organização. Por isso, um software de gestão de ativos garante o seu controlo, com vantagens que ultrapassam em muito o simples cumprimento das obrigações legais.

Mulher de negócios a utilizar um software de gestão de ativos no seu laptop

Perante o confinamento e a incerteza que o mercado atual oferece, as empresas são obrigadas a avaliar a deterioração dos seus ativos, fixos e tangíveis, destinados à continuidade das suas operações.

Foi necessário que as organizações tivessem de contemplar novos indicadores de deterioração, como as interrupções temporárias de atividades e a diminuição do crescimento das suas receitas.

A melhor forma de lidar com este descontrolo financeiro é através de um software que automatize a gestão de ativos fixos integrados na contabilidade, só assim é possível uma “radiografia” exata da empresa. Caso contrário, nunca poderá saber qual a real situação em que o seu negócio se encontra.

A resiliência nos negócios em tempos de covid-19

A atualidade exige resiliência nos negócios: os novos modelos implicam uma apurada capacidade de adaptação por parte de trabalhadores/utilizadores, para além de deixarem para trás processos que reduzem a produtividade e o lucro.

São cada vez mais as empresas que reconhecem a importância de digitalizar os seus processos através da implementação de softwares que facilitem a automatização, que permitam a redução considerável do tempo envolvido nas tarefas e consigam multiplicar a sua produtividade.

O estudo “Skills Revolution Reboot: os três R’s – Renovar, Requalificar, Redistribuir”, promovido pelo ManpowerGroup, indica que em Portugal, 90% dos empregadores têm como objetivo a automatização das empresas e planeiam contratar mais colaboradores, contra apenas 3% que afirmam querer reduzir o número de contratações.

Para enfrentar estes desafios, como explica Jorge Guimarães, Partner Success Director da PHC, é fundamental que as empresas implementem um sistema de controlo de ativos fixos, transversal a todas as áreas da organização, garantindo as verificações e atualizações necessárias.

Neste caso, “o software de gestão de ativos fará o agrupamento da informação dos diversos setores da empresa e ajudará na construção das demonstrações financeiras vitais para a tomada de decisão do gestor”.

Benefícios de um software de gestão de ativos

A automatização de processos é, sem dúvida, uma das grandes vantagens que um software de gestão pode trazer às empresas.

Porém, se somarmos ao software a capacidade de integração interna que esta opção permite, estamos a falar não só de facilitar a gestão como assegurar a otimização de recursos e redução de erros que podem colocar em risco a vida das empresas.

Se esta realidade for transposta para a gestão do património empresarial com base na contabilidade, o contributo do software traduz-se na simplificação dos procedimentos contabilísticos associados, ou seja, poupança de custos e tempo, aumento da produtividade e escassez de falhas:

1. GESTÃO DE ATIVOS FIXOS E LOCAÇÃO

Um software simples e intuitivo – mas também rigoroso – é essencial na hora de criar e gerir cada um dos ativos da sua empresa. Mantenha os arquivos dos seus imóveis com os dados principais sempre atualizados. Por exemplo, sobre os bens arrendados, o contrato celebrado, o ano do contrato e sua duração ou, até, informação relativa à opção de compra.

Vivemos meses em que o risco de ansiedade era real. A comunicação interna e a liderança assumiram um papel central, na tentativa de tornar toda a experiência o mais familiar e positiva possível.

As nossas equipas conseguiram sair da quarentena mais unidas e motivadas do que antes. Tudo porque reforçámos a comunicação interna e criámos momentos focados no bem estar e positividade para os nossos colaboradores. Focámo-nos também em transmitir segurança e otimismo, e reforçar a ideia de que o futuro do nosso negócio dependia de todos.

2. PRODUÇÃO E GESTÃO DO INVENTÁRIO DE ATIVOS FIXOS

Configure informações fiscais de forma rápida e fácil para o processamento automático de algumas tarefas. O software permite preencher os dados fiscais do bem e eventuais códigos de ajuste de impostos, entre outras informações importantes.

3.PROCESSAMENTO AUTOMÁTICO DE AMORTIZAÇÕES CONTABILÍSTICAS E IMPARIDADES

Saiba, em todos os momentos, em que estado se encontra cada ativo. Agilize o processamento de depreciações fiscais e contabilísticas, controle os seus custos e obtenha um registo do histórico no arquivo de ativos. Calcule as perdas por redução ao valor recuperável, enquanto o software define se esta redução pode ou não pode ser aceite para fins fiscais.

4. INTEGRAÇÃO DIRETA DE ATIVOS COM A CONTABILIDADE

Economize tempo e ganhe controlo, integrando os seus ativos diretamente na contabilidade da sua empresa. Basta preencher as contas a considerar na área contabilística referente aos arquivos do ativo, o que permite simplificar o processo financeiro e reduzir o trabalho administrativo.

Em cenários de expansão e crescimento, também é importante obter o controlo do ativo imobilizado da empresa, principalmente quando precisa de melhorar a sua capacidade produtiva. São necessárias ferramentas confiáveis para a tomada de decisão que permite saber os anos e a situação de seus ativos produtivos, para empreender a modernização das máquinas, sem sacrificar a competitividade. O mesmo se aplica quando as empresas decidem mudar os seus escritórios para outro local.

Para Jorge Guimarães, “o controlo do ativo imobilizado é fundamental para o gestor ter conhecimento adequado sobre os bens, garantindo uma visão real da organização e auxiliando nas decisões estratégicas”. Através da utilização de um software de gestão de ativos terá conhecimento do valor patrimonial da empresa e estará preparado para todo o tipo de operações, sejam elas fusões, aquisições ou outras. E conclui: “A empresa que gere com eficácia o ativo imobilizado tem os processos de auditorias facilitados, áreas financeiras integradas e automatizadas, melhorando a produtividade dos colaboradores da organização.”

O mundo mudou, não há tempo a perder. Para acompanhar a mudança, é necessário que as empresas optem pelas decisões que garantem os melhores resultados.

A aquisição de um software de gestão de ativos é uma delas.

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