2 de Setembro, 2021

Trabalho colaborativo: 3 dicas para gerir a empresa, com sucesso

O trabalho remoto gerou uma disrupção nas empresas e o seu grande desafio é estarem preparadas para garantir a gestão de equipas e aumentar a produtividade.  

Em Portugal, o trabalho remoto é recomendado até dezembro de 2021, tanto para trabalhadores do setor público como do privado, uma das razões que leva a acreditar que o teletrabalho veio para ficar, mesmo na sua versão mais flexível, conhecida como “modelo híbrido”.

Isto significa que as empresas devem estar preparadas para rentabilizar ao máximo este novo modelo disruptivo e incentivar o trabalho em equipa.

O jornal Expresso publicou recentemente dados de um relatório realizado pela consultora Aon Portugal – Teletrabalho: Tendências e Políticas em 2021 – onde facilmente se constata que esta é uma tendência que veio para ficar: cerca de 58% das 156 empresas inquiridas estão no terreno com uma política de trabalho remoto e mais de 65% quer manter o teletrabalho em 2021.

Para a PWC, o trabalho remoto é o fator que mais alterações está a provocar no modelo de negócio das organizações em Portugal: mais de 80% dos colaboradores gostaria de trabalhar remotamente pelo menos uma vez por semana, essa foi a conclusão do estudo “Future of Work Survey: Repensar a estratégia para o futuro de trabalho e do escritório” que a consultora realizou, envolvendo a participação de mais de 4.600 colaboradores.

“A principal ideia é que existe um novo olhar sobre a produtividade.

Quem o diz é Ricardo Parreira, CEO da PHC, num artigo publicado no jornal online Dinheiro Vivo. Os escritórios deixam de ser simples locais onde as pessoas desempenham as suas funções para passarem a ser espaços de colaboração e cultura empresarial: “Se queremos aumentar a produtividade dos colaboradores, temos de pensar os escritórios para aproveitar a inteligência coletiva e potenciar o espírito de presença. Ao mesmo tempo, temos de dar liberdade para que o trabalho que exige foco total possa ser feito onde conseguimos estar mais concentrados e sem distrações.”

Para Ricardo Parreira, é importante preparar as empresas para este modelo de trabalho híbrido mas, para isto acontecer, um escritório pensado para a colaboração não é suficiente: “É necessário ter as ferramentas de software de gestão que permitam esta agilidade empresarial e também os líderes treinados para uma liderança distinta, baseada em objetivos bem definidos e não na observação das pessoas.”

Por isso, optou por um modelo de trabalho híbrido que assenta na experiência de trabalho na PHC, “um modelo com alta responsabilidade, com alta flexibilidade para alta produtividade, e totalmente projetado para ser ágil, adaptável e produtivo, uma vez que é ajustável às necessidades de cada colaborador e respetivas equipas.”

Apesar das vantagens, há ainda alguns mitos em relação ao trabalho remoto, nomeadamente para os gestores que encaram este novo paradigma com alguma desconfiança. Quais?

Gestão administrativa e de tesouraria: é possível gerir os colaboradores da minha empresa em teletrabalho? Sim.

O processamento de vencimentos e o respetivo pagamento, é uma das tarefas diárias mais complexas de executar, já que estão presentes vários procedimentos: gestão de faltas, descontos, férias, horas extras, entre muitos outros elementos.

A implementação de software nesta área é determinante, pois representa uma redução significativa da carga administrativa. Tudo isto de forma automática e com a informação de cada colaborador centralizada, para que as equipas administrativas poupem tempo que os gestores possam atribuir a outras tarefas de importância estratégica.

Neste sentido é vital contar com dashboards e analytics que facilitem o processamento dos dados referentes à gestão de equipas e projetos, tal como a respetiva análise dos mesmos. Estas ferramentas visuais são essenciais para gerir qualquer negócio permitindo ter uma visão macro da sua empresa e, desta forma, conseguir tomar melhores decisões para o futuro.

A evolução acelerada do mundo dos negócios exige às empresas a implementação de ferramentas cada vez mais precisas e eficientes que contenham realmente “Inteligência Empresarial” ou Business Intelligence.

Gestão de capital humano: existem ferramentas de colaboração que assegurem o trabalho de equipa? Sim.

As novas tecnologias permitem consultar a Internet, Intranet e o seu e-mail a partir de qualquer lugar, sem necessidade de estar preso a um fio ou a um escritório.

À medida que as empresas se adaptam ao teletrabalho em full time, há cada vez mais gestores a optar pela realização de “reuniões virtuais” como forma de conectar todos os seus colaboradores. As grandes conferências ou eventos também passam à “modalidade online”, verificando-se um número cada vez maior de utilizadores que aproveitam a oportunidade de poder gravar estas reuniões, tal como os professores que gravam as aulas para os alunos ou colaboradores que gravam uma reunião para um colega que poderá visualizá-la mais tarde.

Desde o início da pandemia, o tempo médio de utilização do Teams, por exemplo, aumentou. Isto significa que, embora sejam fundamentais para gerir uma equipa e manter a sua comunicação/conexão, o aumento de reuniões virtuais pode provocar alguns atrasos nas entregas, devido ao tempo que nelas é investido.

Para conseguir evitá-lo, é necessário optar por um sistema automatizado que permita:

  • Gerir o tempo, com o objetivo de contabilizar aquele que é despendido para cada tarefa, de forma a poder antecipar o tempo previsto para execução de projetos futuros;
  • Seguir o desenvolvimento das tarefas dos colaboradores, para garantir o prazo previsto na gestão de projetos;
  • Fazer a gestão de uma agenda de reuniões, para que seja possível a organização de cada colaborador de acordo com as suas próprias prioridades;
  • Monitorizar os projetos com maior urgência e as respetivas entregas, de forma a garantir a desconexão ao final do dia e o absoluto funcionamento das organizações.

Informação e comunicação das empresas: posso ter confiança no trabalho entre as equipas e garantir que estão informadas acerca de tudo aquilo que se passa? Sim.

Embora o teletrabalho resuma a ecrãs e monitores todas as relações sociais estabelecidas no ambiente de trabalho, existem formas de manter a ligação entre os colaboradores e tudo aquilo que acontece na empresa.

A melhor forma de o fazer é através duma rede interna onde poderá conhecer os projetos que os restantes departamentos realizam, as notícias mais relevantes ou simplesmente combater a sensação de solidão e isolamento, característica deste modelo de trabalho, interagindo com o resto dos colaboradores ou felicitando um colega pelo aniversário, tal como numa rede social.

Permite ainda que os seus colaboradores tenham acesso a inquéritos de satisfação, avaliações, reclamações ou outros, enquanto têm a possibilidade de ver mensagens e notificações recebidas sobre algum projeto onde estão inseridos e informação importante sobre alguma tarefa que precisa de ser entregue. Tudo de forma automática para que os seus colaboradores possam ter autonomia também fora do ambiente de trabalho.

As ferramentas de gestão são, assim, determinantes para aumentar a produtividade da empresa num contexto que apela à adaptação e inovação constantes. Entre elas, o software de gestão é a principal, dado que só ele permite responder às exigências, garantindo:

  • A adaptação aos seus colaboradores fora e dentro do escritório;
  • A operacionalidade da empresa em períodos críticos como aqueles que todos vivemos durante o confinamento;
  • A produtividade dos seus colaboradores, em qualquer lugar.

Os novos modelos de trabalho vieram para ficar. As empresas devem estar preparadas para adotar as novas hipóteses que o futuro impõe através de estruturas mais flexíveis, possíveis apenas com as condições que o trabalho colaborativo oferece.

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