27.09.22

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A transformação digital aplicada à gestão e o fim das folhas de cálculo

Se ainda utiliza folhas de cálculo para a gestão de pessoas na empresa, saiba que está a hipotecar o seu crescimento e a reduzir a sua rentabilidade.
A transformação digital na gestão e o fim das folhas de cálculo
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A sua empresa ainda gere os seus processos com folhas de cálculo? Se a resposta é “sim”, este artigo explica-lhe as razões pelas quais não deve fazê-lo.

Ainda que o objetivo não seja questionar uma ferramenta tão popular no mundo dos negócios, hoje ninguém duvida que o seu objetivo nunca foi o de substituir um software de gestão.

Destacamos, por isso, novas soluções trazidas pela transformação digital que permitem aos gestores ter acesso a dados em tempo real, e são cruciais para conseguirem agir no momento certo.

Já não há desculpa para não dar o salto para a automação de processos. Se não o fizer, dizemos-lhe antecipadamente que acabará por ficar pelo caminho.

Já sentiu que a forma como gere a sua empresa não é a mais adequada?

Está numa fase de crescimento e há muita informação dispersa que acaba perdida?

Os seus colaboradores estão dependentes do departamento de recursos humanos para conseguirem uma cópia do recibo de ordenado?

A sua empresa tem as ferramentas certas para proporcionar a melhor experiência ao longo de todo o processo de recrutamento?

Há ficheiros partilhados por vários departamentos que geram erros e incumprimentos?

Os processos de aprovação são complexos?

Precisa de ir ao escritório para processar os pagamentos a fornecedores?

Este é o raio-x perfeito de uma empresa destinada ao insucesso.


A transformação digital não é uma questão do futuro mas sim do agora

Ignorar esta evidência terá um impacto negativo, já que um fraco tecido empresarial que não tem condições para criar um dispositivo produtivo e inovador.

A popular folha do Excel é insuficiente na gestão moderna e para garantir o controlo de uma empresa.

O facto de ser fácil de utilizar e o baixo investimento que representa quanto comparada com outras ferramentas, parece explicar porque razão ainda tantas empresas a utilizam.

E o que dizer em relação ao tempo… O tempo a que obriga a pesquisa, cruzamento e duplicação de dados, o tempo que a automatização de algumas tarefas faz ganhar.

Já pensou quanto custa à sua empresa o tempo que perde desnecessariamente com o Excel? Existe a ideia de que as pequenas empresas não requerem soluções avançadas, mas nada poderia estar mais errado.

Cada cêntimo conta e, tal como as grandes empresas, também as de menor dimensão precisam de informação exata sobre o estado do seu negócio e em tempo real, para ser possível tomar as decisões mais adequadas.

Além disso, para atingir um nível elevado de rentabilidade é fundamental automatizar processos e melhorar a gestão de equipas.

Mas as razões não se ficam por aqui. A interação entre áreas chave da empresa também é vital, departamentos como o financeiro, o administrativo, as vendas ou os recursos humanos a não podem hoje ser vistos de forma isolada.

Daí a importância de ter uma ferramenta que integre os dados, sem que isso represente passos adicionais para os seus colaboradores.

A Organização das Nações Unidas promove iniciativas que pretendem “ajudar os cidadãos e as empresas a tirar o máximo partido das tecnologias digitais”.

Se em alguns setores produtivos – como é o caso do retalho, da distribuição ou dos transportes –, a transformação digital tem sido mais fácil, outros há que ainda estão a passar por um processo de identificação de necessidades e de decisões nesta área.

Sendo, uma questão estratégica, ajudamos a identificar alguns pontos críticos que podem ser melhorados se substituir a folha de calculo por ferramentas adequadas à gestão moderna:


  • Evite os dados que não são processados corretamente
  • A informação carece de análise e atualização constantes, características alheias às folhas de Excel, que não foram criadas para funcionar como base de dados. Pelo contrário, as soluções tecnológicas de gestão, especificamente desenvolvidas com enfoque no cliente e nas suas necessidades, são pensadas para agilizar os processos e permitir que todos os colaboradores tenham acesso à informação e, por conseguinte, consigam ter uma visão geral da situação da empresa.

  • Controlo, segurança e rigor nos processos
  • Não poder decidir o grau de acessibilidade à informação coloca em risco a segurança da mesma. Quando se trata de áreas com diferentes níveis de acesso, a capacidade de filtrar os dados torna-se um processo mais complexo se não tiver as ferramentas certas. Também a segurança fica posta em causa, tornando a empresa num alvo fácil para ataques internos e externos, que podem ameaçar o futuro da empresa.

  • Normas legais desatualizadas
  • O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGDP) e a faturação eletrónica são apenas algumas das obrigações legais que fazem parte do dia a dia da gestão de empresas e que já colocaram algumas delas em xeque perante a impossibilidade de gerirem automaticamente os processos.


Há cada vez uma maior exigência no cumprimento de obrigações legais e fiscais relacionadas com os recursos humanos e é por isso que a solução de HCM permite ganhar tempo, sem erros.

O canal de denúncia é um outro bom exemplo de como o software pode fazer a diferença, poupando recursos. As empresas com 50 ou mais colaboradores têm de implementar canais de denúncia. O software não só garante o seu cumprimento, como simplifica todo o processo.

Mas há mais.

O mundo da análise de dados chegou à gestão de pessoas, dados esses que designamos de people analytics.

Ao agregar todas as áreas da empresa, estes dados permitem desenvolver dashboards, desenvolvidos para simplificar a forma como a informação é apresentada.

O people analytics traz ainda às empresas:

1. Capacidade de decisão e precisão – tomar decisões mais assertivas na gestão dos colaboradores, baseadas em dados e números – e não apenas na intuição – com vantagens de custo, produtividade ou engagement;

2. Revelar aquilo que está escondido – é frequente que os dados agregados revelem informação que até aí estava escondida;

3. Ajudar os RH no seu papel estratégico – ao assentarem as suas decisões e aconselhamentos em mais análises de dados, as equipas posicionam-se de forma sustentada e dão um caráter mais científico à sua função;

4. Antecipação de várias situações – a capacidade de fazer análise preditiva que com base em dados permite antecipar, por exemplo, quais os colaboradores em risco de saída ou os líderes menos eficazes na sua liderança;

5. Medir o impacto das ações – conseguir medir os impactos e a eficiência das ações implementadas abre novas perspetivas não só na gestão de pessoas como na estratégia da empresa.

6. Informação acessível em qualquer local ou dispositivo – a caminho de uma reunião fora do escritório tenha, por exemplo, acesso aos resultados do último trimestre. A precisão, em situações como esta, pode fazer a diferença no momento de decidir implementar uma estratégia comercial num cliente específico.


Os gestores são responsáveis pelo negócio e o software está preparado para resolver tarefas, das rotineiras às mais delicadas.

Afinal de contas, a tão afamada gestão moderna significa:

  • Economia de tempo e de recursos;
  • Maior precisão;
  • Agilidade nos processos;
  • Mobilidade para trabalhar em qualquer local e a qualquer momento.

Resultados que falam por si

Não ter soluções de gestão capazes de integrar informações fiscais e contabilísticas implica implementar atualizações de forma manual, o que acarreta custos elevados e riscos em termos de ocorrência de erros que podem traduzir-se em penalizações pesadas.

Ou seja, aquilo que poderia ser sinónimo de oportunidade em novos mercados, e de aumento da competitividade no contexto internacional, transforma-se numa ameaça real sempre que não estejam reunidas as condições para o cumprimento das obrigações legais em vigor.

O Excel é uma ferramenta muito útil, mas como vimos, não é indicado para ser a base da gestão das empresas.

A transformação digital das empresas é um processo contínuo, requer preparação dos colaboradores para ser bem-sucedida. É possível obter uma solução adaptada a cada empresa ou setor, sem que isso signifique necessariamente um investimento de alto nível.

Os resultados, em termos de produtividade e trabalho em equipa, são inequívocos.


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