{"id":8331,"date":"2024-04-09T14:37:01","date_gmt":"2024-04-09T14:37:01","guid":{"rendered":"https:\/\/phcsoftware.com\/es\/artigo\/implementar-una-gestion-de-procesos\/"},"modified":"2025-07-28T10:38:32","modified_gmt":"2025-07-28T10:38:32","slug":"implementar-una-gestion-de-procesos","status":"publish","type":"artigo","link":"https:\/\/phcsoftware.com\/es\/artigo\/implementar-una-gestion-de-procesos\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo implementar una gesti\u00f3n de procesos en 7 pasos?"},"content":{"rendered":"[vc_row type=\u00bbin_container\u00bb full_screen_row_position=\u00bbmiddle\u00bb column_margin=\u00bbdefault\u00bb equal_height=\u00bbyes\u00bb content_placement=\u00bbmiddle\u00bb column_direction=\u00bbdefault\u00bb column_direction_tablet=\u00bbdefault\u00bb column_direction_phone=\u00bbdefault\u00bb bg_image=\u00bbhttps:\/\/phcsoftware.com\/pt\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2024\/03\/negocio_decisao.jpg\u00bb bg_position=\u00bbleft top\u00bb background_image_loading=\u00bbdefault\u00bb bg_repeat=\u00bbno-repeat\u00bb scene_position=\u00bbcenter\u00bb top_padding=\u00bb7%\u00bb constrain_group_1=\u00bbyes\u00bb bottom_padding=\u00bb7%\u00bb left_padding_desktop=\u00bb5%\u00bb constrain_group_2=\u00bbyes\u00bb right_padding_desktop=\u00bb5%\u00bb right_margin=\u00bb0&#8243; 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Respira fondo y comienza a preparar una gesti\u00f3n por procesos en tu organizaci\u00f3n. Tu \u00e9xito depende de eso.<\/strong><\/h2>\n<p><!--more--><br \/>\nTodas las empresas tienen conocimiento sobre los flujos de trabajo que ejecutan diariamente. El reclutamiento de un nuevo colaborador, la recepci\u00f3n de una nueva encomienda de un cliente y las acciones consecuentes o la preparaci\u00f3n de un evento son algunos ejemplos.<br \/>\nExisten procesos transversales a las diferentes organizaciones (facturaci\u00f3n y procesamiento de salarios, por ejemplo) y otros mucho m\u00e1s espec\u00edficos de cada actividad. Aunque no te des cuenta es tu conocimiento impl\u00edcito de estas tareas lo que te permitir\u00e1 saber, por ejemplo, cu\u00e1l es la primera cosa a realizar cuando llega un nuevo pedido o los diferentes pasos de una solicitud de presupuesto.<br \/>\nEl problema est\u00e1, justamente, cuando estos procesos son impl\u00edcitos y conocidos \u00fanicamente por los colaboradores involucrados en estas tareas. Este es un escenario con implicaciones directas en el d\u00eda a d\u00eda de tu empresa. Imagina, por ejemplo, que un colaborador est\u00e1 enfermo o de vacaciones. \u00bfQui\u00e9n tiene el <em>know-how<\/em> para sustituirlo y realizar las tareas diarias?. \u00bfQu\u00e9 le ocurrir\u00e1 a todo proceso que dependa de esa acci\u00f3n?<br \/>\nSin una sistematizaci\u00f3n de los procesos, tu empresa queda m\u00e1s lenta y menos \u00e1gil para reaccionar frente a lo imprevisto. Tambi\u00e9n queda m\u00e1s vulnerable a perder conocimiento de lo que hace verdaderamente bien. Esto porque, si esos procesos estuvieran solo en \u00aben la cabeza\u00bb de colaboradores espec\u00edficos, el impacto de una salida (o cambio interno) puede ser devastador para la operatividad de tu negocio. Tendr\u00e1s que invertir m\u00e1s tiempo y recursos en la \u00abtransmisi\u00f3n de los conocimientos\u00bb a los nuevos colaboradores.<br \/>\nLa desorganizaci\u00f3n de los procesos tambi\u00e9n lleva a que tu empresa termine por perder competitividad en el mercado. Sin un conocimiento objetivo de lo que se hace es dif\u00edcil evaluar si hay formas alternativas de concretar. Es decir, se pierden oportunidades preciosas de hacer <strong>las mismas tareas de forma m\u00e1s r\u00e1pida, econ\u00f3mica y autom\u00e1tica. La mejora continua de las organizaciones es una pieza esencial del \u00e9xito y de la excelencia en la gesti\u00f3n<\/strong>.<br \/>\nEn resumen, la ausencia de una formalizaci\u00f3n de los procesos internos puede tener varias consecuencias:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h5>Operaci\u00f3n m\u00e1s lenta de tu empresa;<\/h5>\n<\/li>\n<li>\n<h5>Menor agilidad frente a imprevistos (salida de un colaborador, vacaciones o enfermedad, por ejemplo);<\/h5>\n<\/li>\n<li>\n<h5>Mayor vulnerabilidad y dependencia de colaboradores espec\u00edficos;<\/h5>\n<\/li>\n<li>\n<h5>Riesgo de transmisi\u00f3n de conocimiento incompletas a nuevos colaboradores;<\/h5>\n<\/li>\n<li>\n<h5>Procedimientos establecidos, sin oportunidad de mejor\u00eda y de ganancias de eficiencia;<\/h5>\n<\/li>\n<li>\n<h5>P\u00e9rdida de competitividad.<\/h5>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Importancia de sistematizar los procesos<\/strong><\/h3>\n<p>La forma de evitar estas vulnerabilidades y colocar a tu empresa en la ruta de la excelencia es <strong>sistematizar todas las tareas que son bien hechas y que dan valor a tu organizaci\u00f3n<\/strong>. Es decir, detallar el \u00abqui\u00e9n\u00bb, \u00abcu\u00e1ndo\u00bb, \u00abd\u00f3nde\u00bb y \u00abc\u00f3mo\u00bb de cada flujo de trabajo. De esta forma, el conocimiento puede ser compartido inmediatamente (muchas veces en modo self-service) sin el riesgo de que el <em>know-how<\/em> de la empresa se pierda a lo largo del tiempo.<br \/>\nLa sistematizaci\u00f3n de procesos conduce a que, en cada momento, <strong>todos los colaboradores de tu empresa sepan lo que tienen que hacer en determinada etapa de un proceso de forma m\u00e1s r\u00e1pida y segura.<\/strong> Es tambi\u00e9n una forma de combatir la frustraci\u00f3n de un funcionario que no sabe, exactamente, \u00ablo que se debe hacer\u00bb, aumentando la motivaci\u00f3n del talento de la organizaci\u00f3n. Seg\u00fan los resultados de un estudio de la Consultora <a href=\"http:\/\/thewynhurstgroup.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">The Wynhurst Group<\/a>, la sistematizaci\u00f3n de un proceso o programa lleva a que m\u00e1s colaboradores (58 %) permanezcan en una empresa por tres a\u00f1os.<br \/>\nA primera vista, esta sistematizaci\u00f3n puede parecerte una tarea tit\u00e1nica, hasta por el n\u00famero de procesos que tu organizaci\u00f3n efect\u00faa. Piensa en todo el tiempo perdido intentando ense\u00f1ar estas tareas y operaciones a otro colaborador del equipo. <strong>La sistematizaci\u00f3n de procesos es un esfuerzo inicial que r\u00e1pidamente dar\u00e1 frutos.<\/strong><\/p>\n<h3><strong>Ganar velocidad con herramientas de software<\/strong><\/h3>\n<p>La gesti\u00f3n por procesos es tambi\u00e9n crucial en peque\u00f1as y medianas empresas. En estos negocios de dimensi\u00f3n m\u00e1s reducida, cada colaborador acaba por desempe\u00f1ar diversas funciones y el tiempo es crucial. Cuanto m\u00e1s \u00e1giles y claros sean los procesos, menor ser\u00e1 el tiempo que para pensar en lo que tiene que ser hecho, cu\u00e1ndo y c\u00f3mo.<br \/>\nNo basta identificar y detallar los procesos. <strong>Cuando la gesti\u00f3n por procesos es apoyada en una herramienta de software, toda la operaci\u00f3n de tu empresa evoluciona y gana velocidad.<\/strong> Es esta herramienta la que pasa a dirigir los diferentes procesos y etapas, automatizando algunos pasos e informando a los diferentes colaboradores de cu\u00e1ndo necesitan ejecutar alguna tarea y acci\u00f3n.<br \/>\n<strong>\u00bfEl resultado? Menos brurocracia en las operaciones diarias de la empresa y m\u00e1s tiempo para que cada colaborador desempe\u00f1e de forma creativa e innovadora, la tarea que tiene en manos.<\/strong> Adem\u00e1s, lograr\u00e1 analizar y mejorar procesos a trav\u00e9s de la integraci\u00f3n de objetivos e indicadores de desempe\u00f1o (KPI).<br \/>\nPara que esta alteraci\u00f3n en tu organizaci\u00f3n capte todo el potencial de gesti\u00f3n por procesos, implementa esta sistematizaci\u00f3n <strong>paso a paso<\/strong>. De esta forma, toda la empresa estar\u00e1 involucrada y garantizar\u00e1 que el sistema sirve para tu empresa, lo que se traduce en ganancias reales para la operaci\u00f3n.<\/p>\n<h3><strong>Pasos necesarios para sistematizar y automatizar tus procesos<\/strong><\/h3>\n<h4><strong>#1 Involucra a toda la organizaci\u00f3n <\/strong><\/h4>\n<p>Colaboradores mal informados o desmotivados pueden ser un obst\u00e1culo para la implementaci\u00f3n de una gesti\u00f3n de procesos. Dado que esta es una alteraci\u00f3n de paradigmas en la operaci\u00f3n de la empresa, motiva a los colaboradores y expl\u00edcales las ventajas de la sistematizaci\u00f3n de procesos. De esta forma, percibir\u00e1n que es valorada la contribuci\u00f3n que pueden dar para que el cambio sea el mejor.<\/p>\n<h4><strong>#2 Identifica, enumera y describe los procesos existentes en tu empresa<\/strong><\/h4>\n<p>Hazlo de forma escrita, en una plataforma que sea accesible a los diferentes usuarios (aunque con niveles diferenciados de acceso). El grado de detalle depende del tama\u00f1o y complejidad de la operaci\u00f3n. Empresas m\u00e1s peque\u00f1as pueden tener procesos menos exhaustivos. Ten cuidado para que el nivel de descripci\u00f3n de cada proceso sea lo suficiente para no comprometer una gesti\u00f3n \u00e1gil del negocio. El equiibirio entre esfuerzo y detalle es el secreto del \u00e9xito.<\/p>\n<h4><strong>#3 Define un l\u00edder de cada proceso<\/strong><\/h4>\n<p>Este ser\u00e1 el responsable por garantizar que cada proceso transcurra sin inconvenientes a lo largo de varias etapas y que el flujo no est\u00e9 \u00abbloqueado\u00bb en el camino. Dado su <em>know-how<\/em> operacional, este es tambi\u00e9n un colaborador esencial para apoyar la descripci\u00f3n detallada del proceso.<\/p>\n<h4><strong>#4 Escoge \u2013 con cuidado- una herramienta que automatice los procesos<\/strong><\/h4>\n<p>Antes de comenzar a automatizar procesos en una herramienta de software (usualmente llamada de <em>workflow<\/em> o BPM \u2013 <em>Business Process Management<\/em>), garantiza que escogiste la soluci\u00f3n correcta para tu empresa. Certifica que adoptaste una herramienta con capacidad de parametrizaci\u00f3n (para que sea f\u00e1cilmente adaptada a las necesidades espec\u00edficas de tu negocio) y que sea integradada en tu ERP. As\u00ed, toda la informaci\u00f3n esencial de la empresa queda concentrada en un \u00fanica plataforma sin necesidad de pasar la informaci\u00f3n manualmente de un sistema a otro.<br \/>\nEs tambi\u00e9n importante que esta herramienta sea f\u00e1cilmente usada por todo el equipo y que pueda ser integrada con an\u00e1lisis y monotizaci\u00f3n de KPI. Esto para que logres, realmente, mejorar y aumentar la eficiencia de los varios procesos.<\/p>\n<h4><strong>#5 Escoge un proceso para comenzar<\/strong><\/h4>\n<p>Lento se llega lejos, dice el refr\u00e1n popular. La gesti\u00f3n de procesos traer\u00e1 mayor rapidez a tu empresa, pero no quieras automatizar todos los procesos de la empresa de una sola vez. Lo m\u00e1s seguro, porque esta es una mudanza operacional de peso, es probar primero el sistema, hacer los ajustes necesarios y solo despu\u00e9s alargar los procesos.<\/p>\n<h4><strong>#6 Dise\u00f1a el proceso y define objetivos<\/strong><\/h4>\n<p>Con los procesos identificados y detallados por escrito se torna m\u00e1s simple trabajar en este paso. Dibuja el flujo requerido en cada proceso (lo que desencadena el proceso, lo que debe ser hecho despu\u00e9s y por qui\u00e9n, la persona que valida, qui\u00e9n realiza el seguimiento, qu\u00e9 pasos pueden ser eliminados, etc) con la ayuda del l\u00edder de proceso y de los diversos colaboradores involucrados. Solo as\u00ed garantizas que las acciones en el sistema responden, exactamente, a la operaci\u00f3n real. A partir de aqu\u00ed ser\u00e1 m\u00e1s f\u00e1cil configurar cada uno de los procesos en la herramienta.<br \/>\nRecuerda identificar el por qu\u00e9 de cada proceso para que puedas alinear el <em>workflow<\/em> con un objetivo espec\u00edfico y definir plazos adecuados para cada tarea y paso. En una perspectiva de mejor\u00eda, define tambi\u00e9n qu\u00e9 indicadores pueden medir el desempe\u00f1o del equipo y de qu\u00e9 forma.<\/p>\n<h4><strong>#7 Comienza tu gesti\u00f3n autom\u00e1tica de procesos en modo de prueba<\/strong><\/h4>\n<p>\u00bfQuieres que tu organizaci\u00f3n se familiarice con la herramienta de <em>workflow<\/em> sin comprometer la operaci\u00f3n diaria de tu empresa y los procesos en curso?. La mejor forma de hacerlo es crear un ambiente de pruebas seguro, que replique los procesos actuales. De esta forma, puedes dar formaci\u00f3n a cada colaborador, garantizando que no hay riesgos para los procesos reales de la operaci\u00f3n.<br \/>\nDespu\u00e9s de identificar los procesos y sistematizarlos, adem\u00e1s de implementar una herramienta de automatizaci\u00f3n y de preparar a toda la organizaci\u00f3n, es el momento de ver los resultados. Mayor rapidez y agilidad en todos los procesos llevar\u00e1n a tu empresa a una era de mayor excelencia en la gesti\u00f3n. Recuerda analizar y evaluar los procesos de forma sistem\u00e1tica. Solo as\u00ed lograr\u00e1s mejorar tu negocio, d\u00eda a d\u00eda.[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column column_padding=\u00bbno-extra-padding\u00bb column_padding_tablet=\u00bbinherit\u00bb column_padding_phone=\u00bbinherit\u00bb column_padding_position=\u00bball\u00bb column_element_direction_desktop=\u00bbdefault\u00bb column_element_spacing=\u00bbdefault\u00bb desktop_text_alignment=\u00bbdefault\u00bb tablet_text_alignment=\u00bbdefault\u00bb phone_text_alignment=\u00bbdefault\u00bb background_color_opacity=\u00bb1&#8243; background_hover_color_opacity=\u00bb1&#8243; column_backdrop_filter=\u00bbnone\u00bb column_shadow=\u00bbnone\u00bb column_border_radius=\u00bbnone\u00bb column_link_target=\u00bb_self\u00bb column_position=\u00bbdefault\u00bb gradient_direction=\u00bbleft_to_right\u00bb overlay_strength=\u00bb0.3&#8243; width=\u00bb1\/3&#8243; tablet_width_inherit=\u00bbdefault\u00bb animation_type=\u00bbdefault\u00bb bg_image_animation=\u00bbnone\u00bb 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