Casi 35 a\u00f1os se han cumplido del lanzamiento de Excel, la primera hoja de c\u00e1lculo digital que, aunque en su momento fue una revoluci\u00f3n digital en la forma en la que se hac\u00eda la contabilidad, hoy ha quedado obsoleta frente a programas de contabilidad\/software que disminuyen al m\u00ednimo los errores que se pueden cometer a la hora de ingresar manualmente los gastos, deudas y ganancias diarias en el Libro Diario o tambi\u00e9n conocido como Libro de Cuentas.<\/a><\/p>\n Adem\u00e1s de la disminuci\u00f3n de errores al completar datos y cuentas, la adopci\u00f3n del software para gestionar las tareas administrativas optimiza la carga laboral del equipo o las personas a cargo de la contabilidad, hecho que les permite rendir de mejor manera y hacer m\u00e1s productiva su jornada laboral,<\/strong> lo que se traduce en tiempo y a su vez en ahorro de recursos capitales y financieros importantes. Mientras se cumplen cabalmente las obligaciones legales y el pago de compromisos financieros, sin desestabilizar la organizaci\u00f3n.<\/p>\n La respuesta es sencilla. Centralizando y automatizando toda la informaci\u00f3n financiera<\/strong> de las empresas.<\/p>\n Veamos c\u00f3mo es posible manejar la contabilidad de una empresa a trav\u00e9s del software:<\/p>\n El software de gesti\u00f3n se convirti\u00f3 en un sistema nervioso digital que permite cruzar y analizar datos, tendencias y resultados importantes para el \u00e9xito de los negocios. Ricardo Parreira, CEO de PHC Software.<\/p>\n \u201cRecuerden, el tiempo es dinero\u201d, esta frase que ha sobrevivido por m\u00e1s de 200 a\u00f1os y que fue dicha por Benjam\u00edn Franklin en el ensayo titulado \u00abAdvice to a Young Tradesman\u00bb<\/a>, sigue m\u00e1s vigente que nunca y sobre todo en la gesti\u00f3n empresarial.<\/p>\n La capacidad de procesar grandes cantidades de datos, centralizarlos, automatizar procesos, incluso bancarios, y tareas rutinarias, son algunos de los beneficios de contar con un sistema contable integrado en la gesti\u00f3n del negocio, lo que representa una reducci\u00f3n significativa en el margen de error, permitiendo que los colaboradores sean m\u00e1s productivos y realicen las tareas repetitivas en menor tiempo, enfoc\u00e1ndose en otras tareas de mayor importancia.<\/p>\n Tareas intensivas como la declaraci\u00f3n de impuestos, retenci\u00f3n peri\u00f3dica del IVA o la emisi\u00f3n de facturas <\/a> son en un gran porcentaje procesos automatizados. Contar con un software puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales y llevarse a cabo en cuesti\u00f3n de minutos e incluso segundos.<\/p>\n Como sostiene Carla N\u00f3brega directora Financiera de PHC Software, \u201clas empresas actualmente necesitan mejorar sus procesos, reducir el trabajo administrativo y consecuentemente reducir los costes optimizando los recursos\u201d<\/strong> sobre todo en esta era 2.0 donde \u201cla optimizaci\u00f3n de los procesos en el \u00e1rea de Billing & Supply nunca fue tan importante como ahora, pues la necesidad de reestructurar el \u00e1rea financiera (conforme a las nuevas necesidad y exigencias legales y del mercado) requieren que dichos procedimientos sean cada vez m\u00e1s \u00e1giles, innovadores e interactivos\u201d.<\/p>\n En este sentido, el software posibilita producir diversos modelos en formato electr\u00f3nico para el env\u00edo por Internet a la Agencia Estatal de Administraci\u00f3n Tributaria de forma que pueda responder al cronograma sin preocupaciones.<\/p>\n Contar con informaci\u00f3n a tiempo real permite a las empresas tener una visi\u00f3n global<\/strong> y estrat\u00e9gica de la situaci\u00f3n actual de la compa\u00f1\u00eda en general, no solo del \u00e1rea financiera lo que posibilita la toma de decisiones acertadas <\/a>que traigan beneficios a la organizaci\u00f3n y su crecimiento, sobre todo en tiempos de tanta incertidumbre como el actual.<\/p>\n Asimismo, es posible acelerar estos procedimientos vinculando funcionalidades contables como, por ejemplo, la facturaci\u00f3n, compras, recibos o pagos. Los propios movimientos de tesorer\u00eda (ej.: dep\u00f3sitos, pagos diversos o movimientos de caja) generados en el \u00e1rea de Gesti\u00f3n. Tambi\u00e9n puede realizar la integraci\u00f3n online de documentos de facturaci\u00f3n, recibos de clientes, compras y pagos a proveedores, comprobantes de ingreso, documentos de tesorer\u00eda y transferencias cuenta-caja y cuenta-cuenta.<\/p>\n En este punto, la idea es automatizar al m\u00e1ximo el flujo de trabajo de todas las \u00e1reas de la empresa, para la obtenci\u00f3n de datos que impactan en los procesos productivos y en las finanzas de la compa\u00f1\u00eda, desde la informaci\u00f3n de la ejecuci\u00f3n de proyectos hasta la generaci\u00f3n de reportes y c\u00e1lculos complejos, como presupuestos corporativos, solicitudes a proveedores y compras, la gesti\u00f3n de inventarios y el trabajo colaborativo.<\/p>\n La palabra clave en este punto es la adaptabilidad<\/strong>. Es ese el factor fundamental para que la evoluci\u00f3n del negocio est\u00e9 acompa\u00f1ada por un crecimiento sostenido de toda su estructura. A medida que la compa\u00f1\u00eda crece, el contexto y los mercados cambian, el software y sus actualizaciones posibilitan al gerente contar con herramientas que responden a nuevos escenarios.<\/p>\n Existen diferentes formas de realizar el an\u00e1lisis y control peri\u00f3dico de la estructura financiera de una empresa, si bien las medias y grandes corporaciones tienen departamentos destinados con este fin, las peque\u00f1as empresas y medianas suelen realizar estos procedimientos a trav\u00e9s de un software que de la posibilidad de crear dashboards<\/a> personalizados para medir aquellos datos que permitan tomar decisiones estrat\u00e9gicas conforme al planeamiento y objetivos de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n En este panorama tambi\u00e9n entran el analytics y el big data que ayudan a transformar datos en insights valiosos y est\u00e1n, cada vez m\u00e1s, al servicio de la creaci\u00f3n de nuevas oportunidades, como elementos centrales de transformaci\u00f3n digital de las organizaciones.<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo puede el software ayudar a disminuir los errores en la contabilidad y hacer empresas m\u00e1s rentables?<\/h2>\n
1. Optimizaci\u00f3n del tiempo<\/h3>\n
2. Cumplimiento de las obligaciones legales<\/h3>\n
3. Informaci\u00f3n contable a tiempo real<\/h3>\n
4. Integraci\u00f3n con otras \u00e1reas<\/h3>\n
5. Escalabilidad y flexibilidad<\/h3>\n
6. An\u00e1lisis y proyecciones para la toma de decisiones estrat\u00e9gicas<\/h3>\n