Manual de um evento híbrido: nos bastidores do Open Minds 2022

O maior evento anual da PHC este ano foi, pela primeira vez, em formato híbrido. Descobre como preparámos uma experiência incrível para todos os participantes.

Há momentos marcantes na experiência de trabalhar na PHC, e o primeiro Open Minds em que participamos é claramente um deles. Ninguém se esquece desse momento. Porque somos muitos, na PHC: 236 colaboradores, 400 parceiros e 35 mil clientes. E o Open Minds impacta-nos a todos.

Durante meses, as equipas do projeto vão dedicando gradualmente mais tempo a montar aquele que é o nosso maior evento anual na área de negócio e software. Neste evento, apresentamos tendências de mercado, novidades de software, estratégias de vendas e os grandes focos do ano.

Mas como é que se monta afinal um evento desta dimensão, garantindo uma experiência incrível para todos os envolvidos, desde a organização, aos fornecedores e até aos participantes?

Este ano, o nosso PHC Open Minds foi, pela primeira vez, em formato híbrido e organizado na nossa House of Digital Business. Hoje partilhamos contigo todos os detalhes que tivemos em conta ao preparar este evento.

O desafio era grande. Queríamos apresentar dezenas de novidades de software, para uma audiência que sabíamos que iria ultrapassar os mil participantes. Depois de dois anos com o evento em formato totalmente digital, este ano regressávamos aos eventos com vertente presencial. Tínhamos de conseguir criar uma experiência incrível para todos os que estavam connosco, quer em formato físico como em formato digital.

E conseguimos arranjar uma solução onde tudo isto foi possível. Apresentámos soluções de gestão de pessoas e software que irá impactar a gestão das pequenas e médias empresas, em ambos os softwares da PHC (PHC GO e PHC CS). Descobre todos os detalhes que tivemos em conta, ao preparar um evento para mais de mil pessoas, que assistiram a este momento a partir de vários países do mundo.

Priorizámos a segurança de todos

Montámos um centro de testagem de COVID-19 à porta, de forma a garantimos que todos os oradores, fornecedores, patrocinadores e participantes estavam seguros. No entanto, e tendo em conta que recebemos pessoas de todo o país na nossa House of Digital Business, pensámos num plano B.

Assim, deixámos uma sala reservada para participantes que, mesmo sem sintomas, testassem positivos à COVID-19 à entrada do evento. De forma a evitar que perdessem o evento ou comprometessem a segurança dos restantes participantes, todos os que testassem positivos podiam acompanhar a transmissão a partir do nosso auditório.

No entanto, não registámos qualquer caso positivo – o que nos deixou bastante felizes.

Escolhemos jogar em casa

Depois de dois anos em formato totalmente digital, optámos por regressar aos eventos físicos utilizando a sede da PHC como palco de toda a experiência. Se, por um lado, esta solução nos dava uma maior sensação de segurança – por não estarmos deslocados, tendo todos os recursos ao nosso alcance -, também implicou que investíssemos mais na decoração do espaço.

Para além de todo o material necessário à transmissão do evento, e da decoração digital dos nossos ecrãs, adaptação da nossa Corporate TV e impressão de materiais gráficos, fizemos também vídeo mapping dentro do edifício.

Assim, entre apresentações, conseguimos mudar completamente a iluminação do espaço, que assumiu neste dia tons de vermelho, e criar uma experiência imersiva inacreditável para todos.

Focámo-nos na criação de uma experiência

Porque queríamos fazer mais do que um simples evento. As mais de oitocentas pessoas que nos acompanharam em casa, tiveram acesso a todos os conteúdos através de uma web-app, que lhes permitiu ver o stream em tempo real, fazer questões aos oradores, reagir aos temas das sessões e dar feedback no momento sobre os vários temas.

Todos os que estiveram connosco presencialmente, conseguiram usufruir do espaço de uma forma diferente do habitual. Para além da decoração da House of Digital Business, contámos ainda com vários parceiros, como a Delta Q, a Mercedes (C. Santos VP), a Lisbon Digital School, a NOS, a ifthenpay e os Hotéis Vila Galé, que nos permitiram elevar a experiência dos participantes (com cafés servidos por robots, test-drives de carros elétricos e ofertas de descontos e experiências).

Já os nossos PHCs, que apoiaram todo o processo de criação deste evento, também não foram deixados de fora. Para além dos pontos de situação contínuos sobre o projeto, com abertura para feedback regular sobre como estava a correr a preparação do mesmo, tivemos atenção a cada detalhe. Não faltaram miminhos da Tia Su (especialmente umas empadinhas de que ninguém se vai esquecer tão depressa!), almoços para acompanhar os ensaios mais prolongados, e happy hours e momentos de convívio ao longo do processo.

Treinámos até à exaustão

Foram dias e dias de ensaios. Preparámos os nossos oradores para falar em palco e para as câmaras, pois o desafio era bem grande: tinham de conquistar uma plateia com mais de uma centena de pessoas, enquanto mantinham mais de oitocentos participantes remotos motivados e entusiasmados com a emissão.

Revimos todas as apresentações e fizemos media training com os oradores. Conseguimos assim minimizar os seus nervos, e garantir que estavam preparados para lidar com qualquer adversidade. E todos fizeram apresentações incríveis. Mesmo os que se estrearam pela primeira vez como oradores, este ano.

Garantimos que tínhamos backups de tudo

Imprevistos acontecem sempre. Num evento em formato híbrido, o número de variáveis que podem, por qualquer motivo, não correr como esperado, é bastante grande.

Para garantir que tudo corria como planeado, preparámos backups de tudo: cada orador tinha um orador de backup atribuído e tínhamos cada apresentação guardada em inúmeros locais. Mas fomos mais longe.

Gravámos o nosso ensaio geral completo, como se fosse o evento final. E, assim, caso por algum motivo não conseguíssemos transmitir a sessão oficial, tínhamos algo para entregar aos participantes.

Terminámos em grande

Depois de mais de sete horas dedicadas ao nosso software, convidámos todos os participantes a juntarem-se a nós no BEaT (foodcourt da PHC), para uma happy hour especial. Juntos, parceiros, fornecedores e PHCs celebraram o término deste projeto e também o arranque de outros tantos (projetos, negócios, eventos e iniciativas), que surgiram decorrentes deste Open Minds.

Fechámos um grande capítulo de trabalho, cientes de que o ano ainda agora começou. Cheios de energia e motivação para o que aí vem. Obrigado a todos os que estiveram connosco.