{"id":6721,"date":"2024-03-28T19:14:47","date_gmt":"2024-03-28T19:14:47","guid":{"rendered":"https:\/\/phc24.yourcode-staging.com\/pt\/artigo\/carga-administrativa-como-evitar-o-excesso-que-atrasa-a-sua-empresa\/"},"modified":"2024-07-15T09:02:44","modified_gmt":"2024-07-15T09:02:44","slug":"carga-administrativa-evitar-excesso-atrasa-empresa","status":"publish","type":"artigo","link":"https:\/\/phcsoftware.com\/pt\/artigo\/carga-administrativa-evitar-excesso-atrasa-empresa","title":{"rendered":"Carga administrativa: como evitar o excesso que atrasa a sua empresa"},"content":{"rendered":"[vc_row type=”in_container” full_screen_row_position=”middle” column_margin=”default” equal_height=”yes” content_placement=”middle” column_direction=”default” column_direction_tablet=”default” column_direction_phone=”default” bg_image=”https:\/\/phcsoftware.com\/pt\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2024\/03\/negocio_decisao.jpg” bg_position=”left top” background_image_loading=”default” bg_repeat=”no-repeat” scene_position=”center” top_padding=”7%” constrain_group_1=”yes” bottom_padding=”7%” left_padding_desktop=”5%” constrain_group_2=”yes” right_padding_desktop=”5%” right_margin=”0″ top_margin_phone=”20%” text_color=”light” text_align=”left” row_border_radius=”10px” row_border_radius_applies=”bg” overflow=”visible” color_overlay=”#383838″ overlay_strength=”0.8″ gradient_direction=”left_to_right” shape_divider_position=”bottom” bg_image_animation=”none” gradient_type=”default” shape_type=””][vc_column column_padding=”no-extra-padding” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”all” column_element_direction_desktop=”default” column_element_spacing=”default” desktop_text_alignment=”default” tablet_text_alignment=”center” phone_text_alignment=”center” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_backdrop_filter=”none” column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” column_position=”default” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”2\/3″ tablet_width_inherit=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid” column_padding_type=”default” gradient_type=”default”][vc_column_text]Artigo[\/vc_column_text][vc_column_text]\n

Carga administrativa: como evitar o excesso que atrasa a sua empresa<\/h2>\n[\/vc_column_text][\/vc_column][vc_column column_padding=”padding-10-percent” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”left” column_element_direction_desktop=”default” column_element_spacing=”default” desktop_text_alignment=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_backdrop_filter=”none” column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” column_position=”default” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”1\/3″ tablet_width_inherit=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid” column_padding_type=”default” gradient_type=”default”][\/vc_column][\/vc_row][vc_row type=”in_container” full_screen_row_position=”middle” column_margin=”default” column_direction=”default” column_direction_tablet=”default” column_direction_phone=”default” scene_position=”center” top_padding=”3%” left_padding_desktop=”5%” constrain_group_2=”yes” right_padding_desktop=”5%” left_padding_tablet=”0%” constrain_group_4=”yes” right_padding_tablet=”0%” left_padding_phone=”0%” constrain_group_6=”yes” right_padding_phone=”0%” text_color=”dark” text_align=”left” row_border_radius=”none” row_border_radius_applies=”bg” overflow=”visible” overlay_strength=”0.3″ gradient_direction=”left_to_right” shape_divider_position=”bottom” bg_image_animation=”none” gradient_type=”default” shape_type=””][vc_column column_padding=”no-extra-padding” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”all” column_element_direction_desktop=”default” column_element_spacing=”default” desktop_text_alignment=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_backdrop_filter=”none” column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” column_position=”default” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”2\/3″ tablet_width_inherit=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid”][vc_row_inner column_margin=”default” column_direction=”default” column_direction_tablet=”default” column_direction_phone=”default” text_align=”left” row_position=”default” row_position_tablet=”inherit” row_position_phone=”inherit” overflow=”visible” pointer_events=”all” class=”linhaTempoLeitura”][vc_column_inner column_padding=”no-extra-padding” column_padding_tablet=”inherit” column_padding_phone=”inherit” column_padding_position=”all” column_element_direction_desktop=”horizontal” column_element_alignment=”center” column_element_spacing=”50px” desktop_text_alignment=”default” tablet_text_alignment=”default” phone_text_alignment=”default” background_color_opacity=”1″ background_hover_color_opacity=”1″ column_backdrop_filter=”none” column_shadow=”none” column_border_radius=”none” column_link_target=”_self” overflow=”visible” gradient_direction=”left_to_right” overlay_strength=”0.3″ width=”1\/1″ tablet_width_inherit=”default” animation_type=”default” bg_image_animation=”none” border_type=”simple” column_border_width=”none” column_border_style=”solid” column_padding_type=”default” gradient_type=”default”][vc_column_text]27 de Outubro 2023[\/vc_column_text][vc_column_text]Tempo de leitura: 5min[\/vc_column_text][\/vc_column_inner][\/vc_row_inner][divider line_type=”No Line” custom_height=”25px”][vc_column_text]\n

Carga administrativa: como evitar o excesso que atrasa a sua empresa<\/h1>\n

Dia ap\u00f3s dia, o excesso de trabalho administrativo obstrui a produtividade das empresas e consome tempo essencial que poderia estar a ser dedicado ao\u00a0core\u00a0<\/em>da organiza\u00e7\u00e3o. Escassos recursos e processos ineficientes s\u00e3o as principais causas para esta carga, que afeta sobretudo as PME. No entanto, apesar de as tarefas administrativas serem inevit\u00e1veis para o funcionamento da sua empresa, \u00e9 poss\u00edvel cortar excessos.<\/p>\n

\"Uma<\/p>\n

Este \u00e9 um tema s\u00e9rio para as empresas: em m\u00e9dia, os funcion\u00e1rios de empresas na Europa passam 6,8 horas por semana dedicados a tarefas administrativas que n\u00e3o s\u00e3o a sua atividade principal. As conclus\u00f5es s\u00e3o de um\u00a0inqu\u00e9rito da Adobe<\/a>\u00a0a 7000 colaboradores de empresas localizadas em oito mercados europeus (Alemanha, Dinamarca, Fran\u00e7a, Finl\u00e2ndia, Holanda, Noruega, Reino Unido e Su\u00e9cia). Como resultado da carga administrativa, 64% dos empregados acabam por trabalhar fora de horas para conseguir completar tarefas. Mas n\u00e3o \u00e9 apenas uma quest\u00e3o de tempo. 48% dos inquiridos perderam contratos devido a tarefas administrativas que correram mal. Mais do que tempo, a carga administrativa leva a custos financeiros e \u00e0 deteriora\u00e7\u00e3o da rela\u00e7\u00e3o com o cliente.<\/p>\n

Para que consiga reduzir a carga administrativa e os custos associados, aumentando a competitividade da sua empresa, comece por refletir sobre a situa\u00e7\u00e3o atual. Ou seja, analise as tarefas administrativas que s\u00e3o feitas, sob que processos, com que regularidade e quanto tempo consomem. Com um retrato detalhado da situa\u00e7\u00e3o atual, ser\u00e1 mais f\u00e1cil implementar mudan\u00e7as.<\/p>\n

Automatize processos com software de gest\u00e3o<\/h2>\n

O funcionamento di\u00e1rio da sua empresa assenta em processos, ou seja, uma s\u00e9rie de etapas rotineiras para alcan\u00e7ar determinados resultados. A n\u00edvel administrativo, isso acontece, por exemplo, com o processamento de sal\u00e1rios ou a integra\u00e7\u00e3o de um novo colaborador. No entanto, muitas destas tarefas n\u00e3o precisam de interven\u00e7\u00e3o humana e poder\u00e3o ser otimizadas com recurso a software de gest\u00e3o, apoiado em\u00a0workflows<\/em>\u00a0e alertas definidos de quem tem de fazer o qu\u00ea, a cada etapa do processo. Desta forma, n\u00e3o s\u00f3 consegue automatizar tarefas que o fazem, atualmente, perder tempo, como consegue agilizar todo o processo para que todos os seus colaboradores saibam o que devem fazer, a cada momento (sem necessidade, por exemplo, de desperdi\u00e7ar tempo a pedir uma assinatura a algu\u00e9m, ou a comunicar que j\u00e1 fizeram a sua parte do processo).<\/p>\n

Portanto, quanto mais autom\u00e1ticos forem estes processos, mais tempo vai poupar neste tipo de tarefas. No caso do processamento de sal\u00e1rios, a integra\u00e7\u00e3o inform\u00e1tica com o registo de f\u00e9rias e faltas de cada colaborador automatiza os c\u00e1lculos de vari\u00e1veis do vencimento. As vantagens dos\u00a0workflows\u00a0<\/em>s\u00e3o sobretudo vis\u00edveis em processos que envolvem diferentes departamentos, em etapas distintas. Por exemplo, a integra\u00e7\u00e3o de um novo colaborador (com tudo o que isso implica em termos de IT, departamento financeiro e departamento de recursos humanos) \u00e9 muito mais simples e \u00e1gil se cada pessoa receber um alerta, no momento certo, do que deve fazer.<\/p>\n

Divida a carga administrativa<\/h2>\n

A maioria do trabalho administrativo, quando feito internamente, recai sempre nos departamentos financeiro, administrativo e de recursos humanos. \u00c9 aqui que se processam tarefas associadas \u00e0 fatura\u00e7\u00e3o, lan\u00e7amento de despesas, ordens de compra ou processamento de sal\u00e1rios, entre tantas outras responsabilidades. No entanto, conseguir\u00e1 aliviar esta carga administrativa se dividir algumas das tarefas pelos v\u00e1rios colaboradores. Com ferramentas\u00a0self-service<\/em>, cada colaborador pode ficar respons\u00e1vel por registar as suas despesas, f\u00e9rias ou faltas, por exemplo, apenas sendo necess\u00e1rio uma valida\u00e7\u00e3o posterior \u2013 num processo que \u00e9 muito mais \u00e1gil do que um registo centralizado. Atrav\u00e9s do\u00a0self-service<\/em>, os colaboradores conseguem ainda aceder a informa\u00e7\u00e3o relevante para o seu trabalho, sem obstruir os departamentos administrativos com pedidos de informa\u00e7\u00e3o e d\u00favidas.<\/p>\n

As ferramentas de\u00a0self-service<\/em>\u00a0n\u00e3o s\u00e3o \u00fateis apenas para diminuir a carga administrativa da empresa. Esta \u00e9 tamb\u00e9m uma forma de dar maior autonomia aos seus funcion\u00e1rios, o que contribui para uma maior motiva\u00e7\u00e3o e envolvimento com a organiza\u00e7\u00e3o, maior produtividade e, em \u00faltima inst\u00e2ncia, numa\u00a0employer brand<\/em>\u00a0refor\u00e7ada<\/a>.<\/p>\n

Liberte-se da secret\u00e1ria com ferramentas acess\u00edveis em web<\/i><\/h2>\n

Vai a uma reuni\u00e3o com um cliente e quer passar logo uma fatura, para poupar tempo e confirmar toda a informa\u00e7\u00e3o no momento? Se n\u00e3o tiver acesso online a ferramentas de fatura\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o, o mais certo \u00e9 que tenha de voltar ao escrit\u00f3rio e perder tempo a preencher a fatura e a envi\u00e1-la depois ao cliente. Para cortar com estes tempos excessivos, baseie a gest\u00e3o e as tarefas administrativas da sua empresa em ferramentas com acesso\u00a0web<\/em>, que permitem completar tarefas e gerir o neg\u00f3cio em qualquer altura, no dispositivo mais conveniente. Esta \u00e9 tamb\u00e9m uma forma de\u00a0aumentar a competitividade<\/a>\u00a0da sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o? Sempre<\/h2>\n

As impress\u00f5es e envios de documentos por e-mail s\u00e3o algumas das tarefas administrativas que mais tempo consomem. Para contrariar esta tend\u00eancia, aposte numa estrat\u00e9gia para tornar mais eficiente o processo de gest\u00e3o de documentos, a come\u00e7ar na digitaliza\u00e7\u00e3o. Arquive digitalmente os diferentes ficheiros e, com o apoio de ferramentas de gest\u00e3o, proceda \u00e0 indexa\u00e7\u00e3o, cat\u00e1logo e associa\u00e7\u00e3o de cada um deles ao respetivo projeto, reuni\u00e3o ou outros registos. Desta forma, tudo se tornar\u00e1 mais simples na gest\u00e3o di\u00e1ria da empresa.<\/p>\n

Poupe tempo nos processos de recrutamento<\/h2>\n

Outra tarefa que consome muitas horas nas empresas \u00e9 o recrutamento de novos colaboradores. Em m\u00e9dia, cada empresa dedica um total de 27,5 horas para analisar as candidaturas recebidas para um \u00fanico posto de trabalho e fazer a respetiva pr\u00e9-sele\u00e7\u00e3o para entrevista, segundo o jornal Huffington Post.<\/p>\n

Isto acontece porque, geralmente, \u00e9 preciso avaliar os diferentes CV recebidos de forma a fazer uma correspond\u00eancia com as compet\u00eancias exigidas para a fun\u00e7\u00e3o. Por isso, uma das formas de reduzir o tempo gasto no recrutamento \u00e9 tornar mais certeiro o processo de candidatura. Lance candidaturas\u00a0online<\/em>\u00a0\u2013 definindo perguntas espec\u00edficas para a fun\u00e7\u00e3o \u2013 e crie processos autom\u00e1ticos de resposta aos candidatos (\u201cn\u00e3o selecionado\u201d ou \u201cselecionado para a pr\u00f3xima fase\u201d, por exemplo). Estas s\u00e3o algumas das estrat\u00e9gias que permitir\u00e3o \u00e0 sua empresa\u00a0melhorar a rece\u00e7\u00e3o de candidaturas<\/a>.<\/p>\n

Pondere o outsourcing<\/i><\/h2>\n

Face \u00e0 situa\u00e7\u00e3o atual, pondere ainda a delega\u00e7\u00e3o de algumas das tarefas administrativas em\u00a0outsourcing\u00a0<\/em>(\u00e1rea financeira, administrativa, recursos humanos ou jur\u00eddica, por exemplo), concentrando os seus recursos internos nas atividades principais da empresa. Mas tenha em aten\u00e7\u00e3o que o\u00a0outsourcing<\/em>\u00a0tem pr\u00f3s e contras. Por um lado, pode contar com menos carga administrativa, um menor custo em recursos humanos e o apoio de empresas especializadas na atividade a delegar. No entanto, tem tamb\u00e9m como principais desvantagens a perda de controlo da execu\u00e7\u00e3o das tarefas, a perda de confidencialidade, assim como um pior alinhamento e comunica\u00e7\u00e3o. Pondere, face \u00e0s suas necessidades, qual a melhor op\u00e7\u00e3o para o seu neg\u00f3cio: assegurar o trabalho administrativo internamente ou avan\u00e7ar para o\u00a0outsourcing<\/em>.<\/p>\n

Agilize o cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es legais<\/h2>\n

A burocracia inerente ao cumprimento da legisla\u00e7\u00e3o nacional e europeia \u00e9 um dos grandes fardos administrativos sobre as PME com atividade na Uni\u00e3o Europeia (UE). N\u00e3o h\u00e1 volta a dar ao cumprimento legal (at\u00e9 para n\u00e3o arriscar as coimas decorrentes), mas \u00e9 importante que antecipe as altera\u00e7\u00f5es legislativas e otimize os processos internos da sua empresa para uma resposta mais eficiente.<\/p>\n

Assegure-se, por exemplo, de que as ferramentas que adotou na sua empresa s\u00e3o atualizadas para responder \u00e0s altera\u00e7\u00f5es legais. E avalie sempre qual a forma mais rent\u00e1vel, em termos de carga administrativa, para cumprir a legisla\u00e7\u00e3o. No caso do recente Regulamento Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (RGPD), por exemplo, o software de gest\u00e3o d\u00e1-lhe um apoio robusto para cumprir a legisla\u00e7\u00e3o de forma mais c\u00e9lere (ao filtrar os diversos dados pessoais da base de dados da empresa, p.ex.).<\/p>\n

Automatizar, delegar, digitalizar e agilizar s\u00e3o \u201cpalavras de ordem\u201d para aliviar o excesso de carga administrativa na sua empresa. Trace uma estrat\u00e9gia, possibilite uma gest\u00e3o a partir de qualquer lugar e recorra ao apoio de ferramentas digitais \u2013 esta vai ser uma nova era de produtividade para a sua empresa.<\/p>\n

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