O mundo mudou,
o seu negócio também.

Conheça as novidades da V28 do PHC CS que o preparam para esta nova realidade.

phcsoftware.com

Novidades V28 PHC CS

O mundo mudou, o seu negócio também. Nos últimos meses, a digitalização acelerou de uma forma sem precedentes, reforçando o papel da tecnologia como contributo decisivo para a velocidade de processos e para a tomada de decisões mais céleres. É esse o papel de softwares de gestão como o PHC CS que, nesta nova versão que agora lançamos, tem novas funcionalidades especialmente desenvolvidas para o ajudar na adaptação a esta nova realidade que tantos desafios levanta.

Ao todo, a versão 28 do PHC CS tem mais de uma centena de novas funcionalidades que concretizam a nossa ambição de ter o seu software de gestão cada vez mais completo em web, que permitem uma adaptação atempada às novas obrigações que se avizinham, que melhoram a colaboração, numa altura em que o trabalho à distância põe em causa a produtividade, que garantem uma melhor experiência de utilização em áreas-chave da aplicação, e que antecipam já o melhor dos regressos ao escritório para colaboradores sedentos de voltar a reunir-se para trocar ideias. 

Vamos conhecê-las?

Obrigações Legais

Soluções antecipadas a novos desafios

Obrigações Legais

Soluções antecipadas a novos desafios

Em 2017, um estudo da Panorama Consulting concluiu que um dos principais motivos para a adoção de um ERP é a sua capacidade de agir em conformidade com as obrigações legais, conclusão em linha com as retiradas na mais recente sondagem Expresso & PHC “Novos Desafios Digitais, a Gestão das PME”.

31% dos gestores de topo de Pequenas e Médias Empresas (PME) portuguesas inquiridos nesta sondagem afirma que ter o software sempre atualizado com as obrigações legais é uma das características que mais valoriza num software, afirmação que vai ao encontro dos maiores receios sentidos por estes mesmos gestores em contexto digital: ficarem desatualizados face à mudança de mercado (24%) e entrarem em incumprimento legal (11%).

31%

Valoriza o software atualizado com as obrigações legais

É, por isso, que na PHC primamos por garantir a possibilidade de ter o seu software de gestão sempre atualizado, em conformidade com as alterações legais que surgem, e as novas funcionalidades que agora lançamos – por exemplo, o QR Code nas faturas e documentos fiscalmente relevantes, e a Assinatura Eletrónica Qualificada para faturas emitidas por via eletrónica – são reflexo disso.

O PHC CS está, nesta versão 28, não só preparado para o cumprimento antecipado das novas obrigações legais que começam a ter efeito no início do próximo ano, como garante uma maior descentralização da gestão do seu negócio, possibilitando que passe a realizar muitas das já habituais tarefas relacionadas com obrigações legais mensais e anuais (por exemplo, comunicação do inventário à AT, RU, conferência na declaração periódica de IVA, declaração recapitulativa do IVA em XML e produção do Modelo 10), de forma simplificada, também em ambiente web, no lugar e dispositivo que mais lhe convierem.

O ERP PHC está cada vez mais completo em Web, e, enquanto cliente que valoriza a mobilidade, só tem a beneficiar com isso.

QR Code

No âmbito da nova medida de simplificação do controlo fiscal, o ano de 2021 deveria marcar o início das faturas e documentos fiscalmente relevantes com os códigos QR e ATCUD incluídos. Esta medida pretende facilitar a vida dos cidadãos na introdução de despesas que dão direito a desconto no IRS, dando ainda um contributo essencial no combate à fraude e evasão fiscal.

Inicialmente previsto para entrar em vigor a partir do dia 01 de janeiro de 2021, o Orçamento de Estado de 2021 abriu a possibilidade de tornar opcional a inclusão do código QR nas faturas. Ao que tudo indica, a entrada em vigor a 01 de janeiro de 2021 poderá vir a ser adiada, em legislação ainda a publicar antes do final do ano, com a aprovação final do Orçamento de Estado. No entanto, uma outra medida veio a ser aprovada, especialmente pensada para as micro, pequenas e médias empresas: as empresas que estejam preparadas para para cumprir com esta exigência poderão usufruir de benefícios fiscais. O PHC CS já se encontra pronto a incluir o código QR nas suas faturas, o que significa que, para além dos benefícios fiscais, garante ainda uma rápida adaptação das empresas à lei.

A menção do código único (ATCUD) nestes documentos que, e à semelhança do código QR, também devia ter efeito a partir do dia 1 de janeiro de 2021, foi prorrogada pelo Despacho n.º 412/2020.XXII, de 23 de outubro de 2020, e passa a ser apenas obrigatória a partir de janeiro de 2022. O mesmo é válido para a comunicação das séries documentais à AT, que, de acordo com o mesmo despacho, deve ser feita a partir do início do segundo semestre de 2021 (em vez de até 31 de dezembro de 2020, como estava inicialmente previsto).

01 de janeiro de 2021, todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes que a sua empresa emitir têm a possibilidade de incluir o código QR. O PHC CS está, a partir da versão 27, devidamente preparado para responder eficazmente à nova diretiva, para além de garantir uma adaptação fácil, segura e simplificada a esta imposição legal. Saiba mais sobre o QR Code aqui.

Assinatura digital qualificada

O PHC CS está, nesta versão 28, preparado para cumprir com a obrigação legal que dita que, a partir do dia 1 de janeiro de 2021, todas as faturas emitidas por via eletrónica (sejam faturas eletrónicas em formato XML ou PDF) têm de ter assinatura eletrónica qualificada. O objetivo é garantir a integridade do conteúdo (não deve ser possível alterar o conteúdo da fatura eletrónica original, sem deteção automática de fraude) e assegurar a autenticidade da origem (garantida pela verificação da identidade da entidade emissora da fatura) desses mesmos documentos.

Assim, quer a sua empresa tenha relações contratuais com organismos da administração direta do Estado, institutos públicos ou outra entidade pública ou, não sendo fornecedora da Administração Pública, pretenda simplesmente deixar de imprimir faturas em papel, saiba que pode continuar a emitir estes documentos e a enviá-los por via eletrónica  às respetivas entidades suas clientes, em conformidade com a lei – ou seja, com assinatura eletrónica qualificada –, sem necessitar de realizar passos ou ações adicionais.

Graças à nova solução “PHC CS Assinaturas Qualificadas”, disponível através de subscrição anual, cumpre de forma fácil e segura com esta exigência legal, dando um importante passo na desmaterialização de documentos e na agilização da relação com os seus clientes.

Comunicação do inventário à AT

Desde 2015, pessoas singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada e que, nos termos das normas contabilísticas em vigor, estejam obrigadas à elaboração de inventário têm, obrigatoriamente, de proceder à comunicação desse mesmo inventário à AT até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados.

Em 2019, a Portaria n.º 126/2019 alterou a estrutura e características do ficheiro, de forma a que este passasse a incluir a informação relativa à valorização do inventário, mas a entrada em vigor da Portaria, inicialmente prevista para o dia 1 de janeiro de 2020, foi adiada, e devia ter efeito já nas próximas comunicações de inventários relativas a 2020, a efetuar até ao dia 31 de janeiro de 2021. No entanto, o Despacho 437/2020.XXII, publicado no passado dia 9 de novembro de 2020, volta a adiar a comunicação do inventário valorizado por um ano, estando neste momento previsto que tenha efeito nas comunicações de inventários relativas a 2021, a efetuar até ao dia 31 de janeiro de 2022.

Significa isto que a próxima comunicação de inventário que fizer, ainda não terá de incluir informação relativa à respetiva valorização, ou seja, o formato a usar para comunicaros dados de inventário relativos a 2020 continua a ser o mesmo, sem a valorização do stock. A novidade é que a partir desta versão 28 já pode proceder à previsão, produção e comunicação do inventário em ambiente web, na hora e dispositivo que mais lhe convierem. 

Relatório Único (RU)

A partir de agora, já é possível produzir este documento anual referente à atividade social da empresa, de forma automática, também em ambiente web. Para além de todas as vantagens de mobilidade inerentes, traduzidas na possibilidade de produzir o documento na hora e dispositivo que mais lhe convierem, a realização desta tarefa em ambiente web comporta ainda dois benefícios extra: a possibilidade de pré-visualizar os dados calculados pela aplicação tal qual aparecem na impressão – funcionalidade que permite perceber de imediato e ao detalhe os valores apresentados – e a possibilidade de comunicar o ficheiro na hora via web service.

Conferência na declaração periódica de IVA

E se pudesse conferir os valores inscritos na declaração periódica do IVA de forma totalmente interativa e direta – sem ter de cruzar balancetes e extratos de conta, nem fazer cálculos de forma manual para perceber como é que os valores foram apurados?

Cientes do tempo que esta verificação exigia, a partir de agora, aquando da produção da declaração periódica em ambiente web, passa a ser possível visualizar detalhadamente os valores do IVA – com acesso à lista de documentos contabilísticos que deram origem aos valores do respetivo campo e possibilidade de navegar para os próprios documentos contabilísticos e de gestão disponíveis.

A vantagem é óbvia: validação dos valores do IVA de forma rápida e pormenorizada, garantia de total confiança na hora da entrega da declaração periódica.

Declaração recapitulativa do IVA em XML

Se, enquanto empresa, efetua transmissão de bens e/ou prestação de serviços a sujeitos passivos com sede noutro Estado Membro da União Europeia e, por via disso, tem de enviar obrigatoriamente à AT a Declaração Recapitulativa do IVA, saiba que já é possível produzir o ficheiro em formato XML, compatível com a mais recente aplicação da AT, tanto em ambiente desktop como em ambiente web.

Ecovalor para Equipamentos Elétricos e Eletrónicos (REEE)

Graças à criação de tabelas de taxas de ecovalor para resíduos de equipamentos elétricos e eletrónicos, o processo de cálculo deste valor foi automatizado (com reflexo nos documentos de faturação, dossiers internos e compras), eliminando a necessidade de colocar manualmente as respetivas taxas em artigos deste tipo.

Gestão e Controlo Financeiro

O dia a dia do negócio simplificado

Gestão e Controlo Financeiro

O dia a dia do negócio simplificado

Melhorar processos (57%), ir ao encontro das necessidades do cliente (26%), reduzir o trabalho administrativo (19%), controlar custos (19%), potenciar a área comercial (18%) e ser mais eficiente (6%) são, de acordo com os gestores das PME inquiridos na sondagem Expresso & PHC, alguns dos principais objetivos da transformação digital na gestão, o que torna evidente a consciência de que o software confere velocidade aos processos e contribui para um maior controlo de custos e para a redução do erro humano.

57%

Defende que a melhoria de processos é um dos principais objetivos inerentes à transformação digital

Cientes da importância de ter o máximo controlo sobre a contabilidade da sua empresa e da poupança de tempo que a automatização de processos financeiros representa, desenvolvemos novas funcionalidades que tornam mais simples e mais rápido cumprir com as obrigações legais e acompanhar o desempenho financeiro do seu negócio, e permitem que passe a realizar muitas das já habituais tarefas diárias (por exemplo, gestão de títulos de clientes e integrações na contabilidade associadas aos ativos) em ambiente web, no lugar e dispositivo que mais lhe convierem.

Monitor de reconciliação eFatura

Graças à criação deste monitor, passa a ser possível verificar facilmente as compras efetuadas pela sua empresa, comparando a informação registada no portal eFatura, com a existente no seu PHC CS Desktop. Basta, para isso, importar o ficheiro gerado no portal eFatura para a aplicação, e dar início à verificação – com a possibilidade de filtrar por datas, fornecedor e tipo de documento. Objetivo? Facilitar a comparação entre os documentos de compra inseridos no PHC CS versus os documentos de compra registados no eFatura, detetando eventuais incongruências entre documentos que, por essa razão, não estão em condições de serem logo reconciliados.

Assistente de importação do SAF-T(PT) para a Contabilidade

Se é gestor de um gabinete de contabilidade e acabou de ganhar um cliente novo ou simplesmente mudou recentemente para o PHC CS, saiba que já é possível importar de forma automática para a aplicação o SAF-T anual com todos os movimentos contabilísticos (sejam dados de faturação ou dados contabilísticos) lançados pela sua empresa desde o início do ano, eliminando a necessidade de lançá-los individualmente na aplicação.

Beneficie do novo Assistente de Importação do SAF-T(PT) para a Contabilidade e cumpra com a obrigatoriedade de ter todos os movimentos contabilísticos lançados desde o início do ano, com total segurança, confiança e automatismo.

Multipagamento

A partir de agora, gerir pagamentos fracionados de clientes e fornecedores em ambiente web passa a ser muito mais fácil. Mediante configuração prévia no PHC CS Desktop das séries de faturação/compras com multipagamento nos documentos, passa a existir um separador para o pagamento pré-datado, que permite, por exemplo, definir o número de pagamentos e os dias de intervalo entre os mesmos – informação que terá imediatamente reflexo na conta corrente em que foi aplicado. Um automatismo que alimenta todo o tipo de mapas e previsões de tesouraria, sinónimo de uma gestão mais controlada e eficiente das suas contas.

Ainda neste campo, e para agilizar ainda mais os processos de faturação e compras em ambiente web, passa a existir também o ecrã de condições de pagamento – onde é possível, por exemplo, fracionar os pagamentos gerados em vários pendentes, visualizar o plano de liquidações para cada condição de pagamento e definir a forma de pagamento para cada tranche –, essencial para uma gestão simples e eficaz dos prazos de vencimento destes documentos.

Reconciliação bancária de contas de tesouraria em moeda estrangeira

Cientes da dificuldade que a reconciliação de contas de tesouraria em moedas diferentes da moeda base da aplicação (euro) representava – obrigando a fazer conversões manualmente –, passa a ser possível fazer reconciliações em moeda estrangeira, de forma simplificada, também em ambiente web.

Significa isto, que no ecrã “Extrato Bancário”, numa conta de tesouraria com moeda diferente da que foi definida na aplicação como moeda principal, passa a ser possível selecionar em que moeda pretende visualizar os movimentos (ou seja, se quer visualizar os movimentos na moeda da conta de tesouraria ou na da que está definida na aplicação como moeda principal).

Da mesma forma, no ecrã “Reconciliações Bancárias”, sempre que importar para uma conta de tesouraria um ficheiro de um extrato com moeda diferente da que foi definida como moeda principal, passa a ser possível visualizar todos os movimentos na respetiva moeda da conta, uma vez que a aplicação faz a conversão de forma automática.

Preços de venda fixos em outra moeda

Para além dos preços já definidos na moeda base, nas fichas de artigo passa a ser possível definir preços de venda noutra moeda, o que elimina a necessidade de fazer cálculos com taxas de câmbio, pois os preços passam a ser fixos.

Business Analytics

A competitividade incrementada por dados

Business Analytics

A competitividade incrementada por dados

Ter informação exata e fiável na hora, com acesso ao minuto aos níveis de desempenho do negócio, permite tomar decisões mais rápidas, com impacto direto na diferenciação competitiva. É precisamente essa a função dos dashboards de analytics que, nesta era de sobrecarga de informação e excesso de dados, ganham particular relevância para o gestor enquanto ferramenta estratégica.

É precisamente essa a conclusão da sondagem Expresso & PHC “Novos Desafios Digitais, a Gestão das PME”, que revela que há uma consciência generalizada no universo total de gestores das PME inquiridos da importância de ter acesso à informação do estado do negócio “o mais rapidamente possível”, com 40% dos gestores a admitir mesmo já ter sentido receio de não ver, ou ver tarde, alguma informação importante da sua empresa.

40%

Admite ter receio de não conseguir ver informação importante sobre a sua empresa

Cientes de que a velocidade com que os dados são partilhados se afirma como um fator de competitividade cada vez mais importante, disponibilizamos, constantemente, no Monitor de Settings Update do seu PHC CS, análises avançadas que pode importar diretamente para a aplicação de forma fácil e rápida, e que vão certamente contribuir para a tomada de melhores decisões estratégicas, de forma mais imediata.

Análises avançadas de apoio à decisão no Settings Update

Para facilitar o acesso às análises desejadas pelo utilizador, as mesmas passam a aparecer no Monitor de Settings Update organizadas por áreas – Clientes, Fornecedores, Artigos, Tesouraria, Demonstrações de resultados e Balanços.

E, para evitar ter de definir parâmetros de cada vez que consulta determinada análise avançada, passa a ser possível introduzir valores por defeito e um texto de ajuda – campos que permitem fixar variáveis dentro de análises avançadas que se consultam regularmente.

Snapshots com variáveis

De forma a rentabilizar a utilização de snapshots, passa a ser possível definir diferentes variáveis (e respetivos valores)  para a mesma análise (por ex., a variável periodicidade, com os valores “mensal” e “trimestral”, para uma análise ao “total de vendas”), eliminando a necessidade de criar várias análises para visualizar o mesmo dado em períodos diferentes.

E quem diz variáveis associadas à periodicidade, diz variáveis do tipo “zona de fornecedor” que, numa análise ao total de compras efetuadas pela sua empresa, permite observar a evolução mensal dessas mesmas compras nas diferentes localizações pré-definidas. São apenas dois cenários, exemplificativos do que passa a ser possível fazer em termos de análises avançadas, tendo em conta as necessidades específicas da sua empresa.  

Colaboração

As ferramentas colaborativas para o sucesso do futuro do trabalho

Colaboração

As ferramentas colaborativas para o sucesso do futuro do trabalho

A pandemia de Covid-19 obrigou empresas em todo o mundo a repensaram a forma como trabalham, e a olharem para as ferramentas digitais que fomentam a entreajuda, o trabalho em equipa e a cooperação, como a única via para sobreviverem às transformações impostas pelo teletrabalho.

A mobilidade no trabalho deixou de ser um “nice to have” para se tornar num “must have”, e a prova de que existe uma consciência generalizada disso é que 66% dos gestores das PME inquiridas na sondagem Expresso & PHC acredita que as pessoas devem ter acesso às ferramentas para trabalhar onde for mais conveniente, com 51% a afirmar mesmo que os seus colaboradores usarão cada vez mais ferramentas de trabalho colaborativo para serem mais produtivos – uma evolução da força de trabalho que consideram natural no atual contexto digital.

66%

Acredita que as pessoas devem poder ter acesso a ferramentas para trabalhar onde quiserem.

Uma cada vez maior autonomia das equipas é, de resto, um dos fatores que, de acordo com estes gestores, mais pode contribuir para um aumento da produtividade das suas empresas, mas que exige ferramentas como as que já existem no PHC CS, que permitem a gestão de projetos a 360º e a execução com base no trabalho em colaboração. Ferramentas como a rede colaborativa (que fomenta a colaboração interna e a redução drástica da troca de e-mails), a agenda (fundamental para a marcação e regulação de reuniões), a App PHC Notify (que entre outras coisas, potencia o cumprimento de compromissos internos on timing), ou os gráficos de Gantt, a nova funcionalidade que promete revolucionar a análise do estado dos seus projetos.

Gráficos Gantt nos projetos

No monitor de qualquer projeto, para além da visualização em modo lista, mediante configuração prévia, passa também a estar também disponível a visualização em modo Gantt. O objetivo é simplificar a consulta do monitor, sobretudo em projetos mais críticos, que tenham vários timings de entrega, com uma ilustração clara do avanço das diferentes etapas.

Com o modo de visualização Gantt, passa a ser possível ter uma visão geral do projeto calendarizado no tempo (dias para as diferentes tarefas, passos e fases do projeto), e observar o estado de cada tarefa (fechada, atrasada, se é crítica ou não crítica), com a possibilidade de definir a visualização por dia, semana ou mês, e de fazer zoom in e zoom out ao calendário. Para simplificar ainda mais a visualização, é ainda possível aplicar filtros que permitem, por exemplo, filtrar por responsável, para aceder aos passos não fechados de determinado colaborador; pesquisar por palavra chave; e visualizar tarefas que já deviam estar concluídas, mas que ainda não estão fechadas, cenário em que é possível estender a data no próprio diagrama. O resultado é uma análise mais direta e objetiva do estado dos seus projetos, garantia de tomadas de decisão mais céleres e fundamentadas.

User Experience

Um software que se reinventa para se adaptar a si

User experience

Um software que se reinventa para se adaptar a si

A cada nova versão, para além do desenvolvimento de novas funcionalidades, o desafio passa por tornar o ERP PHC CS mais intuitivo, com novas formas de proporcionar a melhor experiência ao utilizador. Tudo para que seja possível apreender mais facilmente o software, usá-lo com mais prazer e sem necessidade de pensar para executar tarefas simples diárias.

Nesta nova versão, graças às melhorias efetuadas em diferentes áreas chave da aplicação, o PHC CS Web está, por isso, ainda mais user friendly. Destaque para a tecnologia client-side que confere maior performance nas linhas de compra, análises avançadas e objetos de ecrã do tipo grelha para tabelas de utilizador; para a implementação de pesquisas avançadas no Portal, e de campos de configuração adicionais nos dossiers na extranet; e para o profiler online que possibilita uma análise à performance da aplicação, permitindo ao utilizador avaliar coisas tão simples como o tempo gasto em ligações à base de dados ou código de utilizador.

O resultado é a maximização da facilidade de interação com o software, garantia de uma navegação ainda mais simples e eficiente, com reflexo direto no seu dia a dia enquanto utilizador.

Novas notificações para a Loja Web

Cientes de que a resposta imediata à necessidade de um cliente pode fazer a diferença na concretização de um negócio, existem duas novas notificações associadas às encomendas na Loja Web. Assim, mediante configuração prévia, passa a ser possível receber uma notificação (via PHC Notify, e-mail e/ou aviso interno) de cada vez que uma encomenda for submetida e/ou um pagamento de encomenda for efetuado (via Paypal, MB Way e Unicre).

Melhorias nas agendas e marcações

A fim de tornar a tomada de decisões mais intuitiva e assertiva, e permitir estabelecer prioridades de forma mais eficaz, foram feitas melhorias consideráveis à organização da agenda.  Por exemplo, para facilitar a visualização de marcações, para além da data de realização, passa também a estar visível o dia da semana, bem como as fotografias dos utilizadores registados em cada evento. Graças às melhorias efetuadas na seleção de áreas de marcação, torna-se também mais fácil perceber quais as áreas disponíveis.

Ainda neste campo, e para que a ausência de determinada pessoa não seja impeditiva da realização de determinada reunião, foi criado o campo “opcional” nos ecrãs “marcações” e “datas de projeto”.  Por fim, destaque para a possibilidade de aceder a anexos e a comentários, e de navegar para o modo de reunião nas próprias marcações.

Pequenas grandes melhorias que vão acrescentar minutos valiosos ao seu dia.

Best Experience@Work

Inspirar a gestão dos colaboradores

Best Experience@Work

Inspirar a gestão dos colaboradores

O futuro do trabalho está ainda por escrever, mas especialistas em todo o mundo acreditam que esse mesmo futuro passará por um modelo híbrido, que combine trabalho remoto com a presença nas empresas – modelo que aliás, e por força da pandemia, vigora atualmente em muitas organizações.

Um claro sinal de que os escritórios não só estão para ficar, como devem ser encarados como o local para onde os colaboradores vão querer voltar e reunir-se para trocar ideias, num ambiente que se espera colaborativo e criativo. Quando voltarem a abrir a porta do local de trabalho à saída da pandemia, trabalhadores em todo o mundo vão estar mais exigentes, e cabe às empresas mostrar-lhes que “there’s no place like work” e que vale a pena continuar a trabalhar no escritório num contexto de pós-pandemia.

Na PHC, estamos a redefinir o modelo de local de trabalho através de um novo conceito de escritórios, que ambicionamos venham a ser uma referência europeia ao nível das melhores práticas do bem-estar e da colaboração, e as novas funcionalidades que apresentamos de seguida são espelho disso.

Estamos a criar a best experience@work e queremos inspirar os nossos clientes a fazer o mesmo.

Check-in

Passa a existir no PHC CS CRM uma nova interface de check-in, que permite o registo simples de visitantes que chegam à empresa. Assim que o formulário é preenchido, o colaborador que está à espera desse(s) mesmo(s) visitante(s) é informado da sua chegada através da receção de uma notificação automática via App PHC Notify.

Marcações touch on-spot

Cientes de que a agenda é uma das ferramentas mais úteis e imprescindíveis na gestão do dia a dia de qualquer empresa, foi criada uma interface cem por cento touch para colocar à entrada das salas de reunião, com indicação da ocupação para o dia e possibilidade de reserva da respetiva área no local, em poucos segundos. Uma alternativa às marcações feitas na agenda da intranet, que confere aos colaborares a possibilidade de optarem pela forma de marcação que mais lhes convier em cada situação.

Conheça mais funcionalidades da V28

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