Gestión de la documentación
La gestión de la documentación es un proceso delicado y necesario en cualquier empresa.
La pérdida de documentos importantes y la dificultad de acceder rápidamente a información crítica son los principales motivos de preocupación.
El Archivo Digital está aquí para resolver estos problemas, ofreciendo una solución integrada y segura para almacenar, organizar y gestionar todos los documentos de su empresa.
¿Qué le ofrecemos?
Digitalización y sostenibilidad
Da pasos hacia la digitalización, elimina el archivo físico y haz que tu empresa sea más sostenible medioambientalmente.
Seguridad
Soluciones avanzadas de seguridad para proteger los datos almacenados en la nube: cifrado, copias de seguridad automáticas y planes eficaces de recuperación de datos.
Gestión eficiente
Consulta rápida del espacio utilizado y libre, lo que te proporciona un mayor control sobre tu archivo.
Fácil acceso
Tenga la documentación organizada y siempre accesible.
Integridad y confidencialidad
Garantice la integridad y confidencialidad de los documentos, esenciales para un funcionamiento seguro de la empresa. Defina internamente quién tiene acceso a consultar qué documentos.
¿Cómo puedo obtener la solución?
PHC CS
El Arquivo Digital está disponible con PHC CS Gestión, en todos los planes. Para activarlo, es necesario tener el módulo PHC CS Documentos Web y una subscripción anual al pack File Storage (10GB).
Clientes que usan PHC CS Documentos Desktop tienen que adquirir una licencia del módulo PHC CS Documentos Web.
FAQ
¿Qué es el Archivo Digital?
El Archivo Digital es la solución de PHC Software para almacenar de forma segura todos los documentos de la empresa.
Mediante la implantación del Archivo Digital, las empresas pueden organizar sus documentos de forma eficiente.
¿Está disponible para todas las empresas?
Sí, el archivo digital es válido para todas las empresas interesadas.
Está disponible en todos los planes, con la compra del módulo PHC CS Documentos y una suscripción anual a Almacenamiento de Archivos (mín. 10GB), siempre que tenga al menos una licencia PHC CS Documentos Web activa.
Para comenzar a utilizar el Archivo Digital, entre en contacto con su Partner PHC, si ya es Cliente PHC, o solicite una demostración.
¿Qué es el File Storage?
El uso del Archivo Digital en PHC CS está intrínsecamente ligado al File Storage, que es el servicio de almacenamiento en la nube ofrecido por PHC CS. El File Storage permite:
- Almacenamiento en la nube: Los documentos adjuntos se almacenan en la nube, eliminando la necesidad de que ocupen espacio en la base de datos local.
- Reducción del tamaño de la base de datos: Al utilizar File Storage, los archivos adjuntos ya no se guardan en la tabla de archivos adjuntos de la base de datos, lo que resulta en una base de datos más ligera y optimizada.
- Centralización de archivos: Acceso controlado y seguro a todos los archivos desde su ERP, de forma rápida y sencilla.
¿Por qué necesito una licencia de PHC CS Documentos Web para acceder al Archivo Digital y al File Storage?
La licencia PHC CS Documentos Web es necesaria porque es en esta plataforma que se ejecuta el proceso automático que garantiza la transferencia de los anexos para el almacenamiento en Microsoft Azure, así como el acceso a la extracción para la auditoría de varios anexos. También puede gestionar el archivo digital jurídico con una vista de 360º en el Gestión del Archivo Digital.
¿Cuánto espacio necesito para empezar a utilizar el File Storage?
Cuando acceda a la pantalla de Gestión del File Storage, el software le indicará cuántos archivos adjuntos hay en la base de datos y su tamaño total. De este modo, podrá ver fácilmente cuánto espacio necesita comprar para empezar a utilizar esta función.
El espacio adquirido debe ser a partir de 10 GB, sin límite superior, y se adquiere en múltiplos de 10 GB.
¿El contable puede acceder al Archivo Digital de la empresa?
El Archivo Digital del PHC CS fue creado para empresas con contabilidad interna. El único acceso al Archivo Digital del PHC CS es por login directo, utilizando las credenciales normales de usuario del PHC CS.
¿Los anexos permanecen en la base de datos después de ser copiados al Almacenamiento de Archivos? ¿Tenemos la opción de decidir si sólo permanecen en el File Storage?
Todos los archivos adjuntos se transfieren al File Storage, liberando la base de datos de todo el espacio ocupado. No existe la opción de mantenerlos en la base de datos cuando se activa File Storage.
¿Cómo podemos archivar digitalmente documentos que recibimos en papel, por ejemplo, facturas de proveedores?
Es necesario escanear las facturas o adjuntar los archivos PDF recibidos de los proveedores, por ejemplo, por correo electrónico.
¿La nueva rutina de transferencia de anexos del directorio físico a la base de datos borra los archivos del directorio físico cuando los transfiere a la base de datos?
No, el archivo permanece en el directorio físico.
