Equipas e projetos: estratégias que otimizam o desempenho

A transição para o trabalho virtual adicionou complexidade à gestão de equipas, exigindo respostas rápidas e eficazes. Como podem as empresas prosperar nesse ambiente? A chave está em aprimorar as estratégias de gestão e adotar tecnologias ágeis que otimizem o desempenho das equipas.

Em 2020, o relatório PMI’s Tomorrow’s Teams Today revelou que mais de metade das empresas começou uma reestruturação para metodologias colaborativas e focadas em projetos.

Em 2024, esta ainda é a atmosfera que se vive. Nos últimos anos, empresas de todas as dimensões enfrentaram os desafios advindos da pandemia, redefinindo processos e modelos de trabalho. Com a aceleração da transformação digital, a adaptação tornou-se essencial, especialmente com o teletrabalho e a digitalização das operações.

Segundo o estudo The Future of Work: From Remote to Hybrid, do Capgemini Research Institute, 63% das empresas globais observaram um aumento na produtividade ao implementar ferramentas tecnológicas de colaboração durante o terceiro trimestre de 2020.

Chave: estratégias e tecnologias que otimizem o desempenho.

No cenário atual, a gestão eficiente de projetos e equipas depende da implementação de sistemas avançados de monitoramento, que acompanham o desempenho em cada fase dos projetos. A transição para sistemas digitais de gestão não só otimiza o uso de recursos e orçamentos, como promove a autonomia nas equipas e permite ajustes rápidos conforme as necessidades surgem.

Empresas que mantêm sistemas de gestão obsoletos enfrentam dificuldades para medir a produtividade e identificar áreas de melhoria. Adotar ferramentas inovadoras permite uma visão clara do desempenho de cada colaborador e da evolução dos projetos. Assim, as organizações podem ajustar o cronograma e otimizar a alocação de recursos para obter resultados superiores e assegurar o retorno desejado sobre os investimentos.

Metodologia ágil: mais com menos e em menos tempo

A metodologia ágil tornou-se indispensável para a gestão de projetos em tempos de rápida transformação digital. Esse método promove uma colaboração eficiente em equipa, permitindo ajustes rápidos ao longo do processo, algo essencial para projetos complexos e de longo prazo. Segundo o especialista Steve Denning, “o ágil permite melhorias contínuas e execução disciplinada, algo que a gestão tradicional não alcança.”

No cenário digital, onde a velocidade e a qualidade são essenciais, o ágil oferece vantagens, como a reavaliação constante de prazos e prioridades. Essa flexibilidade permite que as empresas enfrentem mudanças inesperadas e priorizem tarefas críticas, ajudando a minimizar o impacto de interrupções e a garantir a continuidade do fluxo de trabalho. A estrutura ágil permite que as empresas respondam rapidamente às exigências do mercado, aumentando a sua vantagem competitiva.

Aumentar a produtividade, mas como?

Com o trabalho remoto e híbrido, a necessidade de otimizar o tempo e evitar desperdícios é mais importante do que nunca. Tornou-se premente a necessidade de implementar estratégias e tecnologias que otimizem o desempenho das equipas. Ferramentas colaborativas que centralizam a comunicação, a pesquisa e o armazenamento de documentos são essenciais para garantir o alinhamento entre as equipas e maximizar a produtividade. Segundo o estudo Novos Desafios Digitais: A Gestão das PME da PHC, 61% dos colaboradores em empresas que utilizam ferramentas colaborativas afirmam que trabalhar em equipa é mais fácil.

Essas ferramentas ajudam as equipas a colaborar em tempo real e a manter o foco no essencial, eliminando a perda de informações e facilitando o acompanhamento das tarefas. Com uma plataforma centralizada, os gestores têm visibilidade sobre o progresso dos projetos, o que facilita a identificação de atrasos e a realocação de recursos para onde são mais necessários. Dessa forma, é possível melhorar o planeamento de futuros projetos, com previsões de tempo e custo mais precisas e reduzir o tempo gasto no rastreamento manual de dados.

Automação e planeamento digital: o que tem a ganhar?

Uma estrutura digital robusta aumenta a produtividade e promove um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo. Softwares de gestão oferecem ferramentas que permitem um planeamento eficiente, com prazos sustentáveis e prioridades claras. Esse tipo de sistema ajuda as equipas a identificar tarefas de maior e menor urgência, evitando desperdícios de tempo e focando nos resultados essenciais.

Além disso, esses sistemas permitem aos gestores visualizar o progresso dos projetos em gráficos e relatórios, o que facilita a tomada de decisões ágeis e minimiza os riscos.

Miguel Billimória, Chief Product Officer da PHC Software, afirma que um fluxo de informações transparente entre todos os colaboradores é um dos fatores mais importantes para o sucesso de um projeto.

Com esses recursos, é possível antecipar problemas e resolvê-los rapidamente, garantindo que as equipas alcancem o melhor desempenho possível.

Como tornar a gestão de projetos uma história de sucesso

A gestão de equipas e projetos em ambientes digitais exige uma abordagem renovada e ferramentas que garantam flexibilidade, produtividade e autonomia. Implementar uma metodologia ágil e adotar softwares de gestão pode transformar a gestão de projetos na sua empresa. Estes sistemas não só ajudam as equipas a cumprir prazos e orçamentos, mas também garantem que os recursos são bem utilizados e que os clientes recebem um valor constante.

Invista em tecnologia e metodologias de gestão eficazes para tornar a sua equipa mais produtiva e a sua empresa mais competitiva.

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