Obrigações legais 2023.

Evite coimas, prepare a sua empresa.

O ATCUD é o código único de validação e permite identificar cada um dos documentos de faturação univocamente. Resulta da junção do código de validação da série de faturação (atribuído pela AT), com o número sequencial do documento.

Para o incluir nas faturas, deve comunicar à AT as séries de faturação que vai usar no próximo ano, receber de seguida o código de validação, que compõe o ATCUD.

A comunicação de séries à Autoridade Tributária deve ser feita antecipadamente e pode fazê-lo:

• Manualmente nos serviços da AT;
• De forma automática com software de gestão capaz de automatizar este processo, tornando-o mais rápido e ágil.

Não. As faturas em PDF são aceites apenas até 31 de dezembro de 2022. A partir de 01 janeiro 2023 deve garantir a legalidade dos documentos de faturação com a inclusão de assinatura digital qualificada, sempre que sejam enviados por via eletrónica.

Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhes atribuem esta legalidade:

• Certificado e assinatura digital qualificada em nome da empresa que as emite;
• Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
• Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
• Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;

Faturas datadas e numeradas sequencialmente

As vantagens para qualquer negócio são muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, e acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal.

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

Sim. Com as soluções PHC assina faturas em formato CIUS PT – para a emissão de faturação eletrónica à administração pública e empresas públicas.

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

• Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
• Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;

Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

As empresas precisam de um certificado que as identifique enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a assinatura digital qualificada para efetuar a assinatura dos documentos (selo eletrónico).

A partir de 1 de janeiro, para que uma fatura enviada por via eletrónica tenha valor probatório para efeitos legais, só podem ser usados certificados qualificados.

A Autoridade Tributária está a disponibilizar novos serviços, com entrada em vigor a 01 de janeiro 2023, para comunicação de:

• Documentos de faturação e Adiantamentos de Clientes;
• Working documents;
• Estados dos documentos: ‘Normal’; ‘Faturado’ e ‘Anulado’;

Recibos de IVA de caixa.

Relativamente ao ficheiro SAF-T mensal, a AT passou apenas a designá-lo por ‘ficheiro multidocumento’.