A faturação sempre foi uma área fulcral no mundo dos negócios, e continua a ser. Se por um lado o controlo é mais apertado, por outro, a exigência é cada vez maior. “O número de faturas eletrónicas emitidas em Portugal duplicou no primeiro semestre de 2021, face a igual período do ano anterior. (…) Com este aumento, as empresas portuguesas conseguiram poupar mais de 47 milhões de euros.” ECO Jornal Online Além de assegurar o cumprimento legal e fiscal com várias entidades, a faturação eletrónica oferece ainda a garantia de evitar a perda de documentos – o PHC CS Documentos garante sempre o arquivo eletrónico e a possibilidade de encontrá-los rapidamente –, portes de envio errados e custos que certamente terá de pagar mais tarde. EMITIR, ENVIAR E PROCESSAR: A FATURAÇÃO ELETRÓNICA EM TRÊS TEMPOS Sendo totalmente digital, a implementação da faturação eletrónica exige o recurso a um software preparado e certificado para o fazer. Precisa ainda de cumprir as regulamentações específicas e os requisitos técnicos e legais para a sua implementação ser bem-sucedida. Refere-se, sobretudo, ao processo de emissão, envio e receção de faturas de forma eletrónica, em vez de ser feito em papel: 1. Emitir faturas e documentos fiscais legalmente válidos e nos formatos exigidos Enquanto solução integrada, é necessário assegurar a correta emissão dos documentos a partir do seu software de gestão, de acordo com a legislação:

• Selo e assinatura digital qualificada integrada;
• Garantia de emissão de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.

O PHC CS Assinaturas Qualificadas permite-lhe começar hoje mesmo a assinar as suas faturas e documentos fiscais, cumprindo todos os requisitos legais exigidos. 2. Enviar faturas e documentos fiscais legalmente válidos através de meios digitais, via email ou EDI – Electronic Data Interchange A faturação eletrónica pressupõe que as faturas e demais documentos fiscais sejam enviados eletronicamente, via email ou através de plataformas estruturadas, tais como:

• eSPAP: receção e processamento de futuras eletrónicas a/de entidade públicas registadas;
• EDI Electronic Data Interchange: envio e receção de faturação eletrónica a empresas e entidades usando um sistema EDI – como a Saphety Invoice Network.

O PHC CS EDI Broker integra com a Saphety facilitando o envio das faturas eletrónicas aos seus clientes a partir do software PHC CS.

Descubra todas as potencialidades do software PHC CS através de uma demonstração personalizada.

Pedir Demonstração 3. Na hora de receber, opte também por fazê-lo de forma mais rápida, fácil e eficaz Um ERP capaz de automatizar e simplificar os recebimentos é levar a sua empresa mais longe. A integração do ERP PHC CS com a easypay dá às empresas a possibilidade de receber rapidamente, com toda a segurança e flexibilidade. Estar preparada para receber de várias formas significa que dar aos clientes a possibilidade de escolher o meio de pagamento mais conveniente, diminuindo atrito no momento de pagar:

• Referências MB: colocadas nas faturas de forma automática;
• Pagamento por MBWay: uma nova forma de pagar, rápida e apenas com recurso a um smartphone;
• Débito direto: rápido, seguro e com os valores a entrar logo na conta bancária da empresa;
• Cartão Visa e Mastercard.

O PHC CS permite ainda que os seus clientes consigam pagar várias faturas com um só pagamento e, assim, simplificar o recebimento de vários documentos em aberto ao mesmo tempo. No momento de checkout – isto é, quando o cliente vai pagar faturas, seja uma ou várias –, consegue logo selecionar o modo de pagamento preferencial. Facilite a vida aos clientes da sua empresa no momento de pagar, ao mesmo tempo que lhe oferece soluções inovadoras, integradas no ERP. O resultado? Recebimentos rápidos e facilitados; uma tesouraria saudável e capacidade de investimento futuro.

FATURA SEM PAPEL PARA O CONSUMIDOR FINAL: TRANSIÇÃO PARA UMA GESTÃO MAIS EFICIENTE Já é muito, mas atenção: a faturação eletrónica não se esgota aqui. O mundo do retalho também viu a sua operação facilitada, graças à “Fatura Sem Papel”. Esta medida, fruto do Simplex, está no terreno desde o início do ano, abrange todos os contribuintes, está inserida no Plano de Recuperação e Resiliência – PRR – e foi desenvolvida pela Agência para a Modernização Administrativa – AMA. O objetivo é que cada consumidor final possa receber as faturas por e-mail apenas indicando o seu NIF, desde que os estabelecimentos comerciais – supermercados, farmácias, café e restaurantes, entre outros –, estejam registados no portal ePortugal. Neste vídeo mostramos a integração com a AMA para a emissão de Faturas Simplificadas de Produtos e Serviços – FSP –, direcionada especificamente para os setores de pontos de venda tátil – POS touch – e restauração.

COM A FATURAÇÃO ELETRÓNICA, TODOS FICAM A GANHAR, SABIA?

Empresas, contribuintes e Administração Pública, a faturação eletrónica traz vantagens para todos:

• Redução de custos
• Eficiência no processo
• Rastreabilidade e segurança
• Redução do impacto ambiental
• Gestão eficaz dos pagamentos
• Conformidade fiscal
• Integração com outros sistemas
• Facilidade de arquivo e recuperação

Com o software certo, optar por faturar e receber de forma mais ágil e digital é ganhar mais: tempo, controlo, organização e eficiência.

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A fatura eletrónica significou uma atualização tecnológica amiga do ambiente, que tornou os processos mais rápidos e eficientes. Para a Administração Pública possibilitou ainda o lançamento automático das faturas recebidas em formato XML (CIUS-PT) – saiba mais aqui. Ganhar tempo na execução de tarefas rotineiras, acelerar processos e reduzir erros são algumas das suas vantagens, mas há mais: a faturação eletrónica também tem sido dinamizadora de inovação e de desburocratização das empresas, o que incentiva as empresas a terem o seu próprio arquivo eletrónico. A faturação eletrónica é obrigatória para a Administração Pública – eSPap. As restantes empresas terão de se preparar para dar resposta a partir de 1 de janeiro de 2024.

Quer saber mais sobre faturação eletrónica? Com o PHC CS, querer é poder.

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