Assinatura digital qualificada nas faturas é obrigatória a partir de 1 de janeiro

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Assinatura digital qualificada nas faturas é obrigatória a partir de 1 de janeiro

27 de Outubro 2023

Tempo de leitura: 5min

A medida, inserida no Decreto-Lei n.º 28/2019, que integra todas as regras sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente importantes, dá seguimento à promoção da emissão de faturas sem papel – medida do Simplex que promove a desmaterialização de documentos, e que se traduz na dispensa da impressão da fatura e do seu envio em formato eletrónico.

Para este efeito, os documentos em formato eletrónico devem ser assinados de forma qualificada, através de um selo eletrónico ou assinatura digital.

Preparado para esclarecer dúvidas com a resposta a algumas das principais questões sobre o tema?

O QUE É UMA ASSINATURA ELETRÓNICA QUALIFICADA?

Através de um certificado digital qualificado, que só pode ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é gerada uma assinatura, que identifica de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão do documento. Este tipo de mecanismo, aposto no documento, garante o seu valor probatório, tornando-o legal, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados nele contidos.

QUE DOCUMENTOS DEVEM SER ASSINADOS?

A lei aplica-se às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.

A SUA EMPRESA ESTÁ ABRANGIDA?

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:

Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em detrimento do uso do papel;
Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE ENVIAR FATURAS POR VIA ELETRÓNICA?

As vantagens para qualquer negócio são mais que muitas e passam pelo nível de poupança envolvido, pelo aumento da produtividade e eficiência administrativa (automatização do registo de documentos nos casos de XML ou outros formatos estruturados), pela agilização da relação com o cliente, por um maior rigor dos dados, uma maior poupança de espaço físico (os sistemas de arquivo dos elementos da contabilidade das empresas podem ser totalmente eletrónicos), maior segurança e confidencialidade da informação, acesso facilitado à documentação, já para não falar da questão “pegada ecológica” associada à dispensa da impressão em papel.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE UMA ASSINATURA DIGITAL E UM SELO ELETRÓNICO?

Basicamente os dois mecanismos servem como assinatura, mas enquanto a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.

O QUE É UMA FATURA ELETRÓNICA?

Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é apostada uma assinatura digital. Pode existir em formato PDF ou XML.

O formato XML (ou outros formatos estruturados no âmbito de EDI) é um formato que têm como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos atualmente mais falados, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública.

A ASSINATURA DIGITAL É SEMPRE NECESSÁRIA?

A assinatura digital é a única forma de conferir ao documento os requisitos que a lei exige no que respeita à autenticidade do emissor e à integridade do documento, entre outros.

A única exceção atualmente conhecida, é quando o documento é enviado e recebido num canal de faturação eletrónica que cliente e fornecedor acordaram, e apenas quando esse acordo esteja sob a norma do Acordo Tipo EDI Europeu.

Estas são as formas atualmente usadas para garantir os requisitos necessários para tornar uma fatura eletrónica fiscalmente válida, no âmbito da diretiva IVA, nomeadamente de acordo com os requisitos impostos pelo CIVA.

QUE TIPOS DE ASSINATURAS DIGITAIS EXISTEM?

Existem essencialmente dois tipos de certificados digitais que permitem a produção das assinaturas:

Assinaturas avançadas – é atualmente o tipo de assinatura mais utilizado e válido para todos os efeitos. Em termos informáticos, o certificado que contém a assinatura é instalado no computador onde é usado o programa informático que assina os documentos.
Assinaturas ou selos qualificados – a norma transitória do número 10 do artigo 40 do Decreto 28/2019 indica que a assinatura para estes efeitos deve passar a ser uma assinatura digital qualificada a partir de janeiro de 2021.

A assinatura digital qualificada ou selo qualificado, equivalentes para os efeitos desejados, são produzidos por um certificado qualificado que é instalado em servidores HSM seguros, na cloud da infraestrutura de entidades certificadoras autorizadas para o efeito.

Um selo qualificado identifica uma organização, ao passo que uma assinatura qualificada identifica uma pessoa numa determinada qualidade da organização.

SOBRE AS FATURAS EM PDF

Até 31 de Março de 2021, para evitar a circulação das faturas em papel e reduzir os riscos da pandemia, as empresas que quiserem emitir os seus documentos em PDF podem fazê-lo. A AT considerará essas faturas válidas no âmbito fiscal.

PORQUÊ E QUANDO UM CERTIFICADO QUALIFICADO?

Os números 2 e 3 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 62/2003, que altera o Decreto-Lei n.º 290-D/99, aprovaram o regime jurídico dos documentos eletrónicos e da assinatura digital com certificado qualificado.

Além dos requisitos já mencionados para tornar o documento eletrónico fiscalmente válido, existe ainda a importância de conferir a força probatória ao documento para todos os efeitos legais. Ou seja, uma fatura em PDF ou XML necessita de uma assinatura qualificada para ser considerada válida e original, provando quem é a empresa ou pessoa que a emitiu – como se fosse uma fatura em papel emitida de acordo com a lei –, sendo este um fator essencial num contexto judicial, em que a empresa necessite de fazer essa prova.

Resumindo, para que uma fatura eletrónica seja legalmente válida para todos os efeitos com valor probatório, tem de ter assinatura qualificada. Sem uma assinatura qualificada ou selo qualificado, o valor probatório dos documentos eletrónicos estará sempre sujeito a apreciação nos termos gerais de direito, como indicado no número 5 do artigo 3º do Decreto-Lei n.º 62/2003, já anteriormente mencionado.

A SOLUÇÃO PHC CS ASSINATURAS QUALIFICADAS

O PHC CS Assinaturas Qualificadas é a solução desenvolvida pela PHC Software, que irá permitir assinar eletronicamente as suas faturas, em conformidade com o disposto no Decreto-lei n.º 28/2019.

Este novo produto, que será disponibilizado já na próxima versão, é totalmente baseado em tecnologia cloud, sendo as assinaturas obtidas a partir de servidores seguros da entidade certificadora e credenciada para o efeito.

Ao optar por esta solução, tem a garantia de estar a cumprir com a obrigatoriedade de ter um certificado digital qualificado, emitido por uma entidade certificadora autorizada, que garantirá o reconhecimento automático e legal da assinatura digital da sua empresa em Portugal e em toda a Comunidade Europeia.

Agora que está a par de toda a informação essencial sobre assinaturas eletrónicas qualificadas, garanta que a sua solução de faturação está apta a emitir faturas em XML e PDF em conformidade com a lei, a partir do dia 1 de janeiro de 2021.