Carga administrativa: como evitar o excesso que atrasa a sua empresa

Dia após dia, o excesso de trabalho administrativo obstrui a produtividade das empresas e consome tempo essencial que poderia estar a ser dedicado ao core da organização. Escassos recursos e processos ineficientes são as principais causas para esta carga, que afeta sobretudo as PME. No entanto, apesar de as tarefas administrativas serem inevitáveis para o funcionamento da sua empresa, é possível cortar excessos.

Este é um tema sério para as empresas: em média, os funcionários de empresas na Europa passam 6,8 horas por semana dedicados a tarefas administrativas que não são a sua atividade principal. As conclusões são de um inquérito da Adobe a 7000 colaboradores de empresas localizadas em oito mercados europeus (Alemanha, Dinamarca, França, Finlândia, Holanda, Noruega, Reino Unido e Suécia). Como resultado da carga administrativa, 64% dos empregados acabam por trabalhar fora de horas para conseguir completar tarefas. Mas não é apenas uma questão de tempo. 48% dos inquiridos perderam contratos devido a tarefas administrativas que correram mal. Mais do que tempo, a carga administrativa leva a custos financeiros e à deterioração da relação com o cliente.

Para que consiga reduzir a carga administrativa e os custos associados, aumentando a competitividade da sua empresa, comece por refletir sobre a situação atual. Ou seja, analise as tarefas administrativas que são feitas, sob que processos, com que regularidade e quanto tempo consomem. Com um retrato detalhado da situação atual, será mais fácil implementar mudanças.

Automatize processos com software de gestão

O funcionamento diário da sua empresa assenta em processos, ou seja, uma série de etapas rotineiras para alcançar determinados resultados. A nível administrativo, isso acontece, por exemplo, com o processamento de salários ou a integração de um novo colaborador. No entanto, muitas destas tarefas não precisam de intervenção humana e poderão ser otimizadas com recurso a software de gestão, apoiado em workflows e alertas definidos de quem tem de fazer o quê, a cada etapa do processo. Desta forma, não só consegue automatizar tarefas que o fazem, atualmente, perder tempo, como consegue agilizar todo o processo para que todos os seus colaboradores saibam o que devem fazer, a cada momento (sem necessidade, por exemplo, de desperdiçar tempo a pedir uma assinatura a alguém, ou a comunicar que já fizeram a sua parte do processo).

Portanto, quanto mais automáticos forem estes processos, mais tempo vai poupar neste tipo de tarefas. No caso do processamento de salários, a integração informática com o registo de férias e faltas de cada colaborador automatiza os cálculos de variáveis do vencimento. As vantagens dos workflows são sobretudo visíveis em processos que envolvem diferentes departamentos, em etapas distintas. Por exemplo, a integração de um novo colaborador (com tudo o que isso implica em termos de IT, departamento financeiro e departamento de recursos humanos) é muito mais simples e ágil se cada pessoa receber um alerta, no momento certo, do que deve fazer.

Divida a carga administrativa

A maioria do trabalho administrativo, quando feito internamente, recai sempre nos departamentos financeiro, administrativo e de recursos humanos. É aqui que se processam tarefas associadas à faturação, lançamento de despesas, ordens de compra ou processamento de salários, entre tantas outras responsabilidades. No entanto, conseguirá aliviar esta carga administrativa se dividir algumas das tarefas pelos vários colaboradores. Com ferramentas self-service, cada colaborador pode ficar responsável por registar as suas despesas, férias ou faltas, por exemplo, apenas sendo necessário uma validação posterior – num processo que é muito mais ágil do que um registo centralizado. Através do self-service, os colaboradores conseguem ainda aceder a informação relevante para o seu trabalho, sem obstruir os departamentos administrativos com pedidos de informação e dúvidas.

As ferramentas de self-service não são úteis apenas para diminuir a carga administrativa da empresa. Esta é também uma forma de dar maior autonomia aos seus funcionários, o que contribui para uma maior motivação e envolvimento com a organização, maior produtividade e, em última instância, numa employer brand reforçada.

Liberte-se da secretária com ferramentas acessíveis em web

Vai a uma reunião com um cliente e quer passar logo uma fatura, para poupar tempo e confirmar toda a informação no momento? Se não tiver acesso online a ferramentas de faturação e gestão, o mais certo é que tenha de voltar ao escritório e perder tempo a preencher a fatura e a enviá-la depois ao cliente. Para cortar com estes tempos excessivos, baseie a gestão e as tarefas administrativas da sua empresa em ferramentas com acesso web, que permitem completar tarefas e gerir o negócio em qualquer altura, no dispositivo mais conveniente. Esta é também uma forma de aumentar a competitividade da sua organização.

Digitalização? Sempre

As impressões e envios de documentos por e-mail são algumas das tarefas administrativas que mais tempo consomem. Para contrariar esta tendência, aposte numa estratégia para tornar mais eficiente o processo de gestão de documentos, a começar na digitalização. Arquive digitalmente os diferentes ficheiros e, com o apoio de ferramentas de gestão, proceda à indexação, catálogo e associação de cada um deles ao respetivo projeto, reunião ou outros registos. Desta forma, tudo se tornará mais simples na gestão diária da empresa.

Poupe tempo nos processos de recrutamento

Outra tarefa que consome muitas horas nas empresas é o recrutamento de novos colaboradores. Em média, cada empresa dedica um total de 27,5 horas para analisar as candidaturas recebidas para um único posto de trabalho e fazer a respetiva pré-seleção para entrevista, segundo o jornal Huffington Post.

Isto acontece porque, geralmente, é preciso avaliar os diferentes CV recebidos de forma a fazer uma correspondência com as competências exigidas para a função. Por isso, uma das formas de reduzir o tempo gasto no recrutamento é tornar mais certeiro o processo de candidatura. Lance candidaturas online – definindo perguntas específicas para a função – e crie processos automáticos de resposta aos candidatos (“não selecionado” ou “selecionado para a próxima fase”, por exemplo). Estas são algumas das estratégias que permitirão à sua empresa melhorar a receção de candidaturas.

Pondere o outsourcing

Face à situação atual, pondere ainda a delegação de algumas das tarefas administrativas em outsourcing (área financeira, administrativa, recursos humanos ou jurídica, por exemplo), concentrando os seus recursos internos nas atividades principais da empresa. Mas tenha em atenção que o outsourcing tem prós e contras. Por um lado, pode contar com menos carga administrativa, um menor custo em recursos humanos e o apoio de empresas especializadas na atividade a delegar. No entanto, tem também como principais desvantagens a perda de controlo da execução das tarefas, a perda de confidencialidade, assim como um pior alinhamento e comunicação. Pondere, face às suas necessidades, qual a melhor opção para o seu negócio: assegurar o trabalho administrativo internamente ou avançar para o outsourcing.

Agilize o cumprimento de obrigações legais

A burocracia inerente ao cumprimento da legislação nacional e europeia é um dos grandes fardos administrativos sobre as PME com atividade na União Europeia (UE). Não há volta a dar ao cumprimento legal (até para não arriscar as coimas decorrentes), mas é importante que antecipe as alterações legislativas e otimize os processos internos da sua empresa para uma resposta mais eficiente.

Assegure-se, por exemplo, de que as ferramentas que adotou na sua empresa são atualizadas para responder às alterações legais. E avalie sempre qual a forma mais rentável, em termos de carga administrativa, para cumprir a legislação. No caso do recente Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), por exemplo, o software de gestão dá-lhe um apoio robusto para cumprir a legislação de forma mais célere (ao filtrar os diversos dados pessoais da base de dados da empresa, p.ex.).

Automatizar, delegar, digitalizar e agilizar são “palavras de ordem” para aliviar o excesso de carga administrativa na sua empresa. Trace uma estratégia, possibilite uma gestão a partir de qualquer lugar e recorra ao apoio de ferramentas digitais – esta vai ser uma nova era de produtividade para a sua empresa.

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