Faturação eletrónica passa a ser obrigatória para todos os organismos públicos e para as grandes empresas já em abril

Há praticamente um ano, desde abril de 2019, que fornecedores e entidades da Administração Pública emitem, transmitem e recebem faturas exclusivamente por via eletrónica. Findo o prazo estabelecido pelo Governo para a adoção gradual da fatura eletrónica pelos restantes organismos públicos e grandes empresas, a obrigatoriedade estende-se agora – a partir do próximo mês de abril de 2020 – também a estes. Prepare a sua organização.

A faturação eletrónica surgiu como uma obrigação legal no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias. Porém, além de um requisito, é também uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo. A tendência é incontornável, mesmo antes da imposição legal: em 2016, foram processadas 1035 milhões de faturas eletrónicas Business-to-Business e Business-to-Government, de acordo com a European E-Invoicing Service Providers Association.

Desde 2019 que o modelo de fatura eletrónica a seguir é igual em toda a UE. Esclareça as dúvidas sobre a fatura eletrónica e prepare atempadamente o seu negócio para o cumprimento da lei.

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.  Esta é a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos desde 2019.

Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

Uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.

O que NÃO É uma fatura eletrónica?

Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.

O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do eInvoicing. Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):

 

• Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
• Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
• Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
• OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
• Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

 

Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.

Para estar em conformidade com a lei, deverá adaptar o seu sistema para uma faturação eletrónica, seguindo as regras europeias.

Prazos de adoção da faturação eletrónica

A Diretiva 2014/55/EU, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de contratação pública em toda a União Europeia, está em vigor desde 2014.

No entanto – e em termos práticos – os prazos-limite para a aplicação efetiva destas regras são os seguintes:

Prazos específicos para Portugal:

Até 17 de abril de 2020 – Restantes organismos públicos (Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas) são obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas

Nota: Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos já recebem e processam faturas eletrónicas desde abril de 2019.

Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos):

Até 17 de abril de 2020
 

Grandes empresas (250 funcionários; > 50M€ de faturação; 43M€ de balanço) são obrigadas a emitir faturas eletrónicas;

Até 31 de dezembro de 2020

Micro, pequenas e médias empresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes são obrigadas a emitir faturas eletrónicas.

Implementação da faturação eletrónica

Em Portugal, o processo de implementação é coordenado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.), competindo-lhe a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da fatura eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a informação para receção e processamento de faturas eletrónicas.

A Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, veio regular os aspetos complementares da fatura eletrónica, com o intuito de permitir a adaptação da norma europeia à realidade do contexto da Administração Pública em Portugal. Nesse sentido, a ESPAP, I.P., como entidade reguladora, divulgou, no dia 27 de setembro de 2019, a versão 1.1.0 da norma técnica específica para Portugal, denominada CIUS-PT, que tem como objetivo cumprir formalidades da emissão de faturas e aumentar o potencial de automatização na receção, conferência e processamento dos documentos eletrónicos.

De referir que o modelo CIUS-PT vem substituir um template “piloto” baseado no formato e regras da diretiva comunitária (Norma Técnica UBL2.1 eSPap). Esse mesmo template será descontinuado à medida que o modelo CIUS-PT vai sendo adotado na faturação eletrónica, prevendo-se um período de transição (um período de coexistência de ambas as normas de modo a garantir a estabilidade dos processos já existentes e acomodar a migração) para as entidades que utilizam a Norma Técnica UBL2.1 eSPap.

Atendendo à descontinuidade da Norma Técnica UBL2.1 existe uma clara vantagem na rápida transição para a Norma Técnica CIUS-PT.

A sua organização está abrangida pelas novas regras?

A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).

A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

Prepare a sua organização para as mudanças trazidas pela norma europeia. O seu processo de faturação vai ganhar velocidade – e o seu negócio também.

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