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Reuniões: 4 sinais de que a sua empresa sofre de reunite crónica

27 de Outubro 2023

Tempo de leitura: 5min

Reuniões: 4 sinais de que a sua empresa sofre de reunite crónica

Sabia que o excesso de reuniões afeta a produtividade e motivação dos colaboradores? Descubra como reconhecer e curar a reunite crónica na sua empresa.
Mãos de homem e mulher a escrever e a debater numa reunião

Reuniões, reuniões e mais reuniões. É-lhe familiar? Reservar tempo para reunir a equipa e tomar decisões é essencial em qualquer empresa. No entanto, é mau sinal quando as reuniões se acumulam, sem propósito ou consequências claras. Estes são sintomas clássicos de uma “doença” empresarial com consequências sérias na produtividade e motivação dos colaboradores: a reunite crónica. Sabe como a reconhecer e curar?

Se já encara a próxima reunião com desespero – considerando-a apenas como um desperdício de tempo valioso que poderia ser dedicado a executar as suas tarefas – tenha algum consolo em saber que não está sozinho. Um estudo da Bain & Company dá conta de que as empresas passam 15% do seu tempo coletivo a reunir. Em média, um CEO passa dois dias por semana em reuniões. Já os colaboradores investem 62 horas mensais nestes momentos, embora considerem metade destas horas como um desperdício de tempo (com 91% admitir que já “sonhou acordado” durante uma reunião).

Impacto económico de más reuniões

A má fama associada às reuniões – que anula a perceção dos benefícios que podem trazer às empresas – resulta sobretudo da falta de preparação e estratégia por parte dos vários envolvidos. E, como qualquer doença que afeta o organismo, a reunite crónica tem um impacto sério na saúde da sua empresa.

Uma reunião entre vários líderes pode custar cerca de mil dólares por hora, só em salários. Mas as contas não ficam por aqui: estes momentos de decisão desperdiçam cerca de 37 mil milhões de dólares anuais, como dá conta esta análise da TED ao impacto económico das más reuniões.

Perceber o impacto negativo de uma má reunião é simples: é quase como um coágulo sanguíneo que impossibilita o sangue de fluir ou um problema numa fabrica que vai afetar a linha de montagem. Ou seja, trata-se de uma barreira que impede as equipas de atuar e tomar decisões certeiras – e, ao fim de algum tempo, com reflexos visíveis na produtividade, agilidade e até na capacidade da empresa de desempenhar a sua atividade core.

Após uma sucessão de reuniões demasiado demoradas, sem foco e sem resultados práticos, é normal que a reunite crónica comece também a minar a motivação dos seus colaboradores. Uma má reunião torna-se, essencialmente, um sorvedouro de recursos – financeiros, físicos, humanos e até emocionais.

É urgente, por isso, começar a diagnosticar sinais de reunite crónica para poder inverter a situação e criar condições para reuniões criativas, com impacto e que promovam o crescimento da empresa.

Sintomas da reunite crónica

1. Falta de preparação

Uma reunião sem agenda ou pontos de trabalho, em que nenhum dos participantes leia a documentação prévia, é uma rampa para um momento de fraca produtividade. Sem preparação, as reuniões tendem a demorar mais tempo e não concentram condições para um apoio rigoroso à tomada de decisão. Ou seja: a falta de planeamento preparação de uma reunião pode resultar em falta de decisões ou decisões erradas. Nenhum dos cenários é agradável, destruindo a utilidade deste momento em equipa.

2. Participantes a mais

A falta de organização das reuniões e a falta de capacidade de delegar podem resultar numa reunião demasiado lotada. Ou seja, a convocatória de demasiadas pessoas para um momento em, na verdade, nem necessitariam de estar. Uma vez na sala de reuniões, estes participantes acabam por não ter o foco necessário (porque a sua presença não faz sentido) e desperdiçam tempo que poderia ser alocado a outras tarefas ou momentos.

As estatísticas ajudam-nos a perceber o que acontece em reuniões com pessoas a mais: multitasking e consultas incessantes de e-mail ou aplicações como o Skype e Whatsapp – hábitos que em nada contribuem para a eficácia e sucesso daquela reunião em particular. 41% das pessoas que participam em reuniões assumem que fazem multitasking “frequentemente” ou “o tempo todo”. Mas a grande maioria (92%) já o fez pelo menos uma vez. Quanto ao e-mail, é consultado durante as reuniões por 69% dos colaboradores. Tudo porque, na verdade, estes sentem que são mais úteis noutro lado e que estão a mais naquela reunião. Sem uma perceção do propósito para estar presente, também não há foco que persista.

3. Avalanche de e-mails

Debaixo das reuniões malsucedidas há outra realidade escondida: a avalanche de emails. Emails para marcar reunião num dia e hora convenientes para todos os participantes; emails com informação de preparação da reunião; e ainda emails com o conteúdo e conclusões da reunião. De forma indireta, as reuniões servem assim para acumular a pilha virtual de emails que afetam a produtividade de um colaborador. E, em média, os funcionários de um escritório já passam cerca de 2h30mn a ler e receber emails, lembra a Forbes.

Esta avalanche é também um sintoma sério de reuniões improdutivas. Se os dados de preparação e contexto estão num email e as conclusões noutro email, torna-se muito mais árduo encontrar informação relevante associada a uma reunião específica – para qualquer um dos participantes ou outros interessados dentro da empresa. Sobretudo depois de algum tempo.

4. Ausência de follow-up e atas.

Pior do que ter a informação relevante e as conclusões espalhadas em vários emails, é não haver qualquer registo do que se decidiu numa reunião. Sem uma ata e um follow-up da reunião, não ficam formalizados os passos a seguir (e quem ficou responsável), as decisões tomadas, as sugestões e o feedback dos participantes. Numa empresa que sofra de reunite crónica, as reuniões já são vistas como um momento que não serve para nada, sem consequências futuras. A ausência de registo do que se passou apenas confirma a má fama.

Como curar a reunite crónica?

Para prevenir estes sintomas e reverter a tendência de más reuniões na sua empresa, é necessário que a gestão se concentre na workplace productivity, ou seja, em criar condições para que a produtividade e motivação no local de trabalho atinjam níveis elevados. Este é, no entanto, um esforço coletivo entre gestores, liderança intermédia e colaboradores, de forma a que as reuniões se tornem mais focadas, úteis e com um contributo real para o sucesso do negócio.

Tome nota de algumas das medidas a implementar na sua empresa:

Crie uma política clara na empresa de como as reuniões devem ser preparadas e geridas (incluindo o follow-up). E, idealmente, deixar essas indicações nas diferentes salas de reunião;

Dê formação aos colaboradores sobre como conduzir uma reunião – até porque, muitas vezes, a fraca produtividade resulta do desconhecimento. Atualmente, 75% das pessoas não recebe treino formal sobre como gerir uma reunião, conclui um estudo da consultora nova-iorquina Communispond;

Promova uma mudança de mentalidades em toda a empresa. Sensibilize os colaboradores para a importância de tornar as reuniões produtivas e sublinhe a importância de um conjunto de boas-práticas: preparar a reunião; estar a par da ordem de trabalhos; informar atempadamente em caso de ausência; garantir que não é excedido o tempo agendado e que é elaborada uma ata (assim como o registo de conclusões) em tempo real, para não sobrecarregar os participantes pós-reunião; e, claro está, permanecer focado.

Prepare a sua empresa com ferramentas que agilizam a marcação e gestão de reuniões. A maioria do tempo desperdiçado na preparação e follow-up de reuniões pode ser facilmente diminuído com soluções de software específicas.
A partir de uma agenda comum, qualquer colaborador pode fazer uma marcação (sabendo de antemão as disponibilidades da equipa e das salas de reunião), associá-la a um projeto em curso, convocar participantes e fazer uma gestão rápida de adiamentos e ausências – sem necessitar de uma avalanche de e-mails.
Assim que a reunião for marcada, é também fácil centralizar e associar toda a informação relevante a essa marcação: pode anexar a agenda, os pontos prévios e qualquer informação preparatória à marcação, assim como o registo, em tempo real, de ata, conclusões e tarefas resultantes da reunião. Tudo isto numa única plataforma digital, disponível para consulta por qualquer outro utilizador, de forma cómoda.

Transformar a reunite crónica em reuniões produtivas é, portanto, um esforço concertado entre mudança de mentalidades, cultura empresarial e adoção de ferramentas digitais. O resultado deste tratamento é visível num curto espaço de tempo, com reuniões menos demoradas, mais focadas e com outputs concretos. A empresa ganha rapidez e produtividade, o impacto económico associado às reuniões é menor e estes momentos ganham nova relevância no apoio ao crescimento da empresa. Com colaboradores mais motivados, as reuniões deixam de vez a má fama, passando a ter um agradável proveito para o negócio.