Como evitar a quebra de produtividade num open space

Conheça algumas estratégias para manter a produtividade num open space e melhor o seu dia a dia no seu local de trabalho.

Se até há algumas décadas quase todos os trabalhadores de escritório trabalhavam em cubículos ou em gabinetes – que podiam ser individuais ou partilhados – atualmente a maioria das empresas adotou o open space como modelo de espaço de trabalho. As vantagens são evidentes: otimização do espaço e redução de custos, facilidade na coordenação de equipas ou a diluição da associação dos lugares de trabalho aos diferentes estatutos, são apenas algumas.

Contudo, diria que o maior benefício deste tipo de organização é a promoção de um clima de transparência na empresa. Ao dar aos colaboradores a possibilidade de interagirem de forma pessoal e direta, este tipo de espaço promove uma cultura orientada para o bem-estar coletivo, e para o trabalho em equipa e encoraja um ambiente mais colaborativo e uma comunicação mais transparente.

Mas se é certo que mais facilmente se constroem relações de proximidade e entreajuda num espaço partilhado, também é verdade que este modelo tem vários inconvenientes, que para muitos podem mesmo constituir um sério obstáculo à produtividade. O ruído de fundo constante, a falta de privacidade, as múltiplas distrações ou até o efeito de contágio do stress ou do sentimento de insatisfação, podem tornar o dia a dia de trabalho um verdadeiro desafio.

1. Aposte nuns auscultadores de qualidade

Utilizar auscultadores de boa qualidade é uma das formas mais simples e eficazes de se proteger daquele barulho de fundo típico de um open space. Embora consideravelmente mais caros, os melhores auscultadores são os que fazem algum isolamento do ruído, mesmo que não tenha música. Se não quiser fazer esse investimento, uns simples auscultadores de telemóvel e uma música de fundo – idealmente, instrumental, sons de natureza ou até “ruído branco” – podem ajudar a isolá-lo do barulho e a aumentar a sua concentração.

2. Torne visível a sua disponibilidade

Umas das razões mais apontadas para a quebra de produtividade num open space tem a ver com as constantes interrupções. O facto de não estamos num gabinete parece tornar-nos mais disponíveis para sermos solicitados a qualquer momento, mas a verdade é que quando estamos concentrados numa tarefa, pode ser muito difícil voltar a esse estado de concentração depois de sermos interrompidos. Se em muitos ambientes, utilizar auscultadores é entendido como um sinal de que não se quer ser incomodado, noutros tal pode não ser suficiente para passar a mensagem e por isso, há empresas que usam um sistema de “sinalização” através de um cartaz ou outro objeto que comunique a disponibilidade do colaborador naquele momento. Se as constantes interrupções comprometem a sua produtividade e a capacidade de se manter focado, não hesite em colocar num lugar bem visível na sua secretária um sinal de “não interromper” quando está a realizar tarefas que lhe exigem um maior foco.

3. Crie um espaço artificial

Alguns open spaces têm divisórias que separam as secretárias, mas outros não têm qualquer separação física. Uma estratégia para ter alguma privacidade e uma certa sensação de espaço individual é colocar uma planta de tamanho médio na secretária ou um vaso um pouco maior no chão. Um cabide de casacos ou uma prateleira com livros também podem ajudar a criar uma separação que contribui para que não se distraia tão facilmente.

Se estiver num lugar perto de um corredor de passagem e esse fluxo contante de pessoas e vozes o incomodar, considere trocar de posição para um lugar junto a uma parede.

4. Trabalhe a partir de casa

Se tem em mãos um projeto importante e com um deadline apertado, peça ao seu chefe para trabalhar a partir de casa alguns dias ou horas por semana de forma a garantir que durante esse período está absolutamente focado apenas nesse trabalho, sem interrupções, reuniões ou pedidos de outros trabalhos que possam, entretanto, surgir.

5. Utilize ferramentas colaborativas

Sabe quando está a meio de uma tarefa importante e o interrompem com a pergunta “tens um minuto?”. Provavelmente, isso acontece-lhe vezes demais e raramente a conversa que se segue demora apenas um minuto. Utilize o chat para não ter de se levantar sempre que tem uma pequena dúvida ou mesmo para integrar numa mesma conversa vários colegas e assim evitar que tenham de se juntar perdendo tempo e aumentando o ruído no espaço, por algo que pode perfeitamente resolver-se sem necessidade de estarem cara a cara.

6. Recorra às salas de reuniões

Num dia particularmente barulhento ou em que tenha uma tarefa que exige maior foco, refugie-se numa sala de reuniões. A ideia não é fazer todo o seu trabalho fechado numa sala, mas aproveitar este tipo de espaço para ser mais produtivo quando tal se torna difícil no seu lugar.

7. Procure as horas mais calmas

Se a sua empresa lhe der essa flexibilidade de horário, almoce uma hora antes ou depois dos seus colegas. Aproveite o tempo em que a maior parte está a almoçar deixando o escritório muito mais silencioso para as tarefas que lhe exige mais foco e silêncio.

Trabalhar num open space tem amplas vantagens, mas pode ser particularmente difícil para algumas pessoas focar-se no meio de ruído e de um fluxo constante de barulho e solicitações. Contudo, com algumas estratégias é possível diminuir os inconvenientes de trabalhar neste tipo de espaço e tirar um maior partido dos seus benefícios.

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