Envolva os seus colaboradores desde o primeiro dia

Numa altura em que a rotatividade dos colaboradores nas organizações – o turnover – é tão discutida quanto impactante no mundo organizacional (e sobretudo, no sector IT) – as empresas precisam cada vez mais de pensar a forma como os seus colaboradores se podem sentir mais envolvidos e motivados: colaboradores mais envolvidos, além de mais produtivos, têm uma maior probabilidade de permanecerem mais tempo na organização.

E se o envolvimento do colaborador com a empresa começa logo no momento do recrutamento, passa também, em grande medida, pela forma como todo o processo de acolhimento e integração é gerido.

Saiba como pode ajudar os novos colaboradores da sua empresa a sentirem-se bem acolhidos desde o primeiro dia. Contribua para que a sua integração na empresa seja altamente motivante e para criar uma relação duradoura de envolvimento e confiança com os talentos que recrutou.

1. Começar antes

Depois de dar a boa notícia ao candidato comunicando-lhe que é ele o escolhido, podem passar-se várias semanas até que ele comece realmente a trabalhar na empresa. Além de utilizar esse tempo para os procedimentos normais – como a assinatura do contrato, registo de documentos de identificação ou adesão ao seguro de saúde – aproveite para passar ao novo colaborador alguma informação sobre a cultura da empresa.

Na PHC gostamos de partilhar um vídeo que mostra muito do que somos e do que o novo colaborador pode esperar no seu dia a dia na PHC. Também aproveitamos este tempo para partilhar mais informação sobre a forma como a empresa está organizada e sobre as pessoas que mais diretamente vão estar ligadas ao trabalho desse colaborador. É uma boa altura para ir falando em nomes, funções ou projetos em curso para que as coisas se tornem mais familiares.

Durante esse período, procuramos também manter o contacto com o novo colaborador e fazemos questão de tratar muitos dos processos por telefone e não apenas por email, para tornar o contacto mais próximo.

2. Apostar na preparação

Imagine como se sentiria no seu primeiro dia de trabalho se não tivesse ninguém à sua espera, um plano para o dia ou o seu espaço de trabalho preparado para o receber. Provavelmente, muito inseguro e desvalorizado. Assegure que o novo colaborador tem à sua espera, no primeiro dia, a respetiva secretária, cadeira e computador. Além destas ferramentas, é fundamental designar um responsável por receber o novo colaborador no primeiro dia, guiá-lo até ao lugar e apresentá-lo aos novos colegas.

É importante que os Recursos Humanos envolvam outros departamentos, como o IT, para que tudo esteja preparado. No seu primeiro dia na PHC todos os novos colaboradores têm já o seu endereço de email da empresa e todas as configurações tecnológicas preparadas para começar, de forma autónoma, a aceder ao email e à rede da empresa.

Alguns dias antes da entrada do novo PHC colocamos na rede colaborativa interna um pequeno texto de apresentação escrito pelo próprio, acompanhado de uma fotografia informal. Pedimos algo simples, em poucas linhas, e que ajude os colegas a saber um pouco de si antes mesmo de o conhecer.

3. Dar importância aos pormenores

Quando se acaba de entrar numa empresa, é fácil ficar frustrado com coisas “pequenas”, como não saber a password para desbloquear o computador, o horário do almoço ou com quem falar para ter permissão de acesso a uma pasta de rede.

Na PHC, asseguramos toda esta informação através de um “kit de boas-vindas”, em que explicamos tudo o que é preciso para que os primeiros dias corram da melhor forma. Mas não só: este kit é também um “mimo” que deixamos na secretária do novo PHC e que tem uma série de objetos úteis no seu dia a dia – como um caderno, uma caneca ou uma mala para o portátil –, e que o ajudam a sentir-se bem-vindo. Podem parecer pormenores, mas são detalhes que fazem toda a diferença naqueles primeiros dias em que tudo é novo, há muita informação para integrar e também alguma insegurança (natural) à mistura.

4. Permitir o acesso a vários tipos de informação

Além da informação relativa ao próprio funcionamento da empresa, há informações que são importantes para o bem-estar dos colaboradores – onde almoçar, que descontos e parcerias com restaurantes ou ginásios existem ou quais os transportes disponíveis.

Na PHC temos uma rede colaborativa que congrega toda esta informação e permite também a todos os PHCs colocar perguntas e submeter as suas dúvidas e sugestões.

A rede permite ainda o acesso ao organograma da empresa: um esquema da estrutura da PHC, do qual constam as funções, a estrutura de responsabilidade e os nomes de todos os colaboradores, assim como as suas fotografias.

É importante que os novos colaboradores tenham acesso a um espaço que reúna vários tipos de informação de forma centralizada para que, a seu tempo e de acordo com as suas necessidades, possam ir pesquisando a informação de que precisam.

5. Não assumir que com o tempo tudo se aprende

Quer se trate do primeiro emprego ou de um novo colaborador que já tenha muitos anos de experiência, a empresa não deve assumir que, com o tempo, um novo colaborador vai acabar por incorporar a cultura da empresa e saber tudo o que é importante. Esclareça desde os primeiros dias – aliás, o ideal é que estes assuntos sejam falados ao longo do processo de recrutamento – como são feitas as reuniões, qual a política de acesso a redes sociais, que informações não podem ser passadas para o exterior, assim como outros assuntos importantes ou delicados. Não parta do princípio que, mais cedo ou mais tarde, todos os colaboradores vão ter estas informações. Seja pró-ativo na forma como gere a informação relativa à cultura e processos da empresa. Na PHC temos um documento que é disponibilizado a todos os novos colaboradores – o Libreto –, no qual são apresentadas as regras principais e a cultura da empresa.

6. Acompanhar e apoiar

Além de designar um responsável por receber o novo colaborador e pelo período de formação, há cada vez mais empresas que selecionam um colega para acompanhar de perto e apoiar o novo colaborador, sobretudo nos primeiros tempos. Na PHC, temos há vários anos Padrinhos/Madrinhas, que escolhemos para acompanhar cada um dos novos PHCs.  Padrinho/Madrinha nada tem a ver com coaching ou mentoring – é, sim, um colega sempre disponível para apoiar, que se certifica que o novo PHC não almoça sozinho nos primeiros dias, e o ajuda a integrar-se com os colegas.

7. Agendar almoços

Os primeiros dias podem ser algo solitários e assoberbantes. Não deixe que um novo colaborador almoce sozinho e certifique-se de que tem companhia nas pausas para o café, pelo menos até estar mais ambientado.

Os almoços com o líder direto, com o Padrinho/Madrinha e com os Recursos Humanos fazem parte do processo de acolhimento e integração da PHC. Consideramos serem momentos de tal forma importantes no processo de integração, que estão marcados na agenda de todos os envolvidos.

8. Integrar toda a empresa na formação inicial

Fazer parte de uma empresa, significa ter conhecimentos, não apenas sobre a própria função, mas também sobre a forma como a empresa está organizada e as várias funções se interligam.

Por isso, na PHC a formação inicial é dada pelos responsáveis das várias unidades. Esta é uma forma de os novos PHCs conhecerem pessoas em todas as unidades e também de perceberem qual o papel de cada um – incluindo o seu – na empresa.

Mas porque uma empresa se faz de história e de histórias, temos também um programa de dois dias, que designamos de “Welcome to PHC”. Aqui, além de mostrarmos a nossa evolução nas últimas décadas, também apresentamos o nosso modelo de negócio, quais os nossos produtos e como os novos colaboradores devem gerir a sua vida na empresa através do nosso software.

9. Tornar tudo mais divertido

Se esta é uma fase com algum nível de stress para o novo colaborador – e por vezes, também para as próprias equipas que veem a sua rotina e dinâmicas alteradas com a entrada de um novo colega –, é importante proporcionar momentos de descontração.

Na PHC, fazemos regularmente lanches de boas-vindas nos quais juntamos toda a empresa – incluindo Espanha, Angola, Moçambique e Peru, via Skype – para dar as boas-vindas aos novos PHCs. Há bolo, espumante, palavras de agradecimento e muitas gargalhadas, naquele que é um dos momentos mais emblemáticos da entrada de um novo PHC na empresa.

Também fazemos questão de celebrar os aniversários (por aqui, gostamos muito de bolo e não perdemos uma oportunidade de ter pelo menos um na copa), organizamos torneios de matraquilhos, promovemos convívios regulares, reunimo-nos em happy hours e fazemos questão de estar juntos em todos os marcos importantes da vida da empresa.

Para quem chega à PHC, acreditamos que tudo seja mais fácil com este ambiente descontraído.

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