Tratar de documentação
Gerir documentação, especialmente a que é fiscalmente relevante, é um processo sensível e necessário em qualquer empresa.
A perda de documentos importantes, a dificuldade em aceder rapidamente a informações críticas e o risco de não estar em conformidade com a lei são os principais focos de preocupação, sobretudo quando uma falha pode obrigar ao pagamento de coimas.
O Arquivo Digital Legal surge para resolver essas dores, oferecendo uma solução integrada e segura para guardar, organizar e fazer a gestão de todos os documentos da sua empresa. Tudo isto, de acordo com os requisitos legais.
O que tem a ganhar?
Digitalização e sustentabilidade
Dê passos no caminho da digitalização, elimine o arquivo físico e torne a sua empresa mais sustentável ambientalmente.
Segurança
Soluções de segurança avançadas para a proteção de dados armazenados na cloud – encriptação, backups automáticos e planos eficazes de recuperação de dados.
Gestão eficaz
Consulta rápida de espaço usado e livre, o que permite ter maior controlo sobre o arquivo.
Fácil acesso
Tenha a documentação organizada e sempre acessível, para auditorias internas e externas facilitadas.
Integridade e confidencialidade
Garanta a integridade e confidencialidade dos documentos, essenciais para a operação segura de negócios. Defina, internamente, quem tem acesso a consultar que documentação.
Conformidade legal
Simplifique a gestão de documentos e cumpra as normas legais.
Como adquirir a solução?
PHC GO
Disponível em todos os planos PHC GO, na compra do add-on PHC GO Attachments* + blocos de registos.
*Já contém bloco base de registos.
PHC CS
O Arquivo Digital Legal está disponível no PHC CS Gestão, nos planos PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise. Para o adquirir, é necessário ter o módulo PHC CS Documentos Web e uma subscrição anual do File Storage (10GB).
Para efetuar o Arquivo Digital legal de documentos recebidos, é necessário adquirir o módulo PHC CS Contabilidade.
Clientes que usam apenas PHC CS Documentos Desktop terão de adquirir uma licença do módulo PHC CS Documentos Web.
FAQ
O que é o Arquivo Digital Legal?
O Arquivo Digital Legal é a solução do Software PHC para armazenar de forma segura e legalmente válida todos os documentos fiscalmente relevantes da empresa.
Este recurso permite eliminar a necessidade de manter um arquivo físico, que é exigido por um período de 10 anos, conforme estipulado pela Lei 28/2019.
Com a implementação do Arquivo Digital Legal, as empresas podem organizar de forma eficiente os seus documentos, assegurando o cumprimento das normas legais em Portugal.
Está disponível para todas as empresas?
Sim, o Arquivo Digital Legal é válido para todas as empresas interessadas.
No PHC GO, está disponível em todos os planos, com aquisição do add-on PHC GO Attachments, e bloco de registos adicionais caso ultrapasse os que já tem de base.
No PHC CS está disponível nos planos PHC CS Advanced e PHC CS Enterprise, com a aquisição do módulo PHC CS Documentos e subscrição anual do File Storage (min. 10GB), desde que tenha pelo menos uma licença de PHC CS Documentos Web ativa.
Como começar a usar o Arquivo Digital Legal?
Para começar a utilizar o Arquivo Digital Legal contacte o seu Parceiro PHC, se já for Cliente PHC, ou peça uma desmonstração do add-on PHC GO Attachments ou do módulo PHC CS Documentos.
Se não souber qual dos produtos faz mais sentido para a sua empresa fale connosco para o ajudarmos.
PHC GO
Como ativar o Arquivo Digital Legal no PHC GO?
Se já tem o add-on PHC GO Attachments instalado, pode ativar o Arquivo Digital de duas formas:
- Através do ecrã Diagnóstico de Arquivo Digital:
- Defina uma Data de início para Arquivo Digital, a partir da qual deseja controlar os documentos originais e fiscalmente relevantes. Se não pretender uma data de início específica, pode deixar este campo vazio.
- Através dos parâmetros da aplicação, no separador Documentos:
- Usa Arquivo Digital para documentos fiscalmente relevantes: Ativa o Arquivo Digital, impedindo a anexação de documentos fora do GO Storage.
- Data de início para Arquivo Digital: Define a data utilizada para validar os registos para o Arquivo Digital. Este campo não é obrigatório.
Com o parâmetro ativo e sem uma data de início definida, todos os documentos recebem um badge “Por arquivar”. Se for definida uma data, apenas os documentos criados a partir dessa data são validados.
A partir daí, os documentos que entrem para Arquivo Digital são anexados automaticamente no separador Anexos, ao descarregar, imprimir ou enviar por e-mail, e são marcados com os badges “Documento original” e “Documento fiscalmente relevante”.
Saiba mais neste artigo no Help Center PHC GO.
Qual o espaço que deve adquirir para começar a utilizar o Arquivo Digital Legal?
Não é necessário adquirir espaço para começar a usar o Arquivo Digital Legal. Consoante o plano subscrito – PHC GO Enterprise, PHC GO Advanced ou PHC GO Corporate – tem 400 000, 300 000 ou 200 000 registos oferecidos de base, respetivamente.
O Arquivo Digital Legal consome esses registos, cada ficheiro com 10KB corresponde a 1 registo subtraído na base de dados.
Quando está perto de atingir o limite são adicionados blocos de registos adicionais automaticamente, e é notificado para efetuar o respetivo pagamento.
Como disponibilizar o Arquivo Digital Legal para a Autoridade Tributária?
De maneira simples e rápida, sempre que for necessário pode realizar a extração do Arquivo Digital Legal através do processamento de Extração de Arquivo Digital por Período (Menu > Processamentos e SAF-T(PT) > Processamentos e Emissões > Extração de Arquivo Digital por Período).
É possível extrair todos os arquivos armazenados na GO Storage durante um intervalo de tempo especificado, em formato .ZIP.
Saiba mais neste artigo no Help Center PHC GO.
Os documentos emitidos são assinados digitalmente antes de serem guardados?
Sim, com a subscrição do add-on PHC GO Transações Eletrónicas e a aquisição de packs de Assinaturas Qualificadas os documentos fiscalmente relevantes, ao serem emitidos (impressos ou enviados, papel ou PDF) são assinados digitalmente pelo PHC GO.
Posso arquivar faturas anexas nas Despesas de Colaboradores ou Documentos de Tesouraria?
Os documentos anexos às Despesas e aos Documentos de Tesouraria são automaticamente incluídos no Arquivo Digital Legal, desde que identificados como Documento Original e Documento fiscalmente relevante.
O contabilista pode aceder ao Arquivo Digital Legal da empresa?
Sim, o contabilista consegue aceder à instalação do PHC GO do cliente gratuitamente através da PHC GO Professional Accountants Network e terá acesso ao Arquivo Digital da empresa como qualquer outro utilizador.
PHC CS
O que é o File Storage?
O uso do Arquivo Digital Legal em PHC CS está intrinsecamente ligado ao File Storage, que é o serviço de armazenamento na nuvem oferecido pelo PHC CS. O File Storage permite:
- Armazenamento na nuvem: Os anexos de documentos são armazenados na nuvem, eliminando a necessidade de ocuparem espaço na base de dados local.
- Redução do tamanho da base de dados: Ao utilizar o File Storage, os anexos deixam de ser gravados na tabela de anexos da base de dados, resultando numa base de dados mais leve e otimizada.
- Centralização de ficheiros: Acesso controlado e seguro a todos os ficheiros a partir do seu ERP, de forma fácil e rápida.
Porque precisa de licença PHC CS Documentos Web para ter acesso ao Arquivo Digital Legal e ao File Storage?
A licença de PHC CS Documentos Web é necessária pois é nesta plataforma que corre o processo automático que garante a transferência de anexos para o armazenamento, em Microsoft Azure, bem como o acesso à extração para a auditoria de seguida de vários anexos. Além disso, pode ainda gerir o Arquivo Digital Legal com uma visão 360º no ecrã Gestão de Arquivo Digital.
Qual o espaço que deve adquirir para começar a utilizar o File Storage?
Ao aceder ao ecrã Gestão de File Storage, o software informará quantos anexos se encontram na base de dados e o tamanho total dos mesmos. Desta forma, fica fácil perceber quanto espaço será preciso adquirir para começar a utilizar a funcionalidade.
O espaço adquirido deve ser a partir de 10GB, sem limite máximo, e é adquirido em múltiplos de 10GB.
Como disponibilizar o Arquivo Digital Legal para a Autoridade Tributária?
De maneira simples e rápida, sempre que for necessário pode realizar a extração do Arquivo Digital Legal através do botão com o nome “Extração de Arquivo Digital”, no ecrã Gestão de Arquivo Digital. O software disponibiliza um ficheiro .zip para download.
Os documentos emitidos são assinados digitalmente antes de serem guardados?
Sim, com a subscrição de PHC CS Assinaturas Qualificadas os documentos fiscalmente relevantes, ao serem emitidos (impressos ou enviados, papel ou PDF) são assinados automaticamente pelo PHC CS.
Posso arquivar faturas anexas nas Despesas de Colaboradores ou Documentos de Tesouraria?
Se integra as despesas de colaboradores via Recibos Diversos do módulo PHC CS Vencimentos, basta indicar que os anexos das despesas são fiscalmente relevantes. Para efeitos de Arquivo Digital legal, a integração na contabilidade de todos os Recibos Diversos, do período que está a integrar, deve ser efetuada para um só Documento Contabilístico. As despesas de funcionários integradas diretamente para Recibos de Vencimento, não são consideradas para efeitos de Arquivo Digital Legal.
O contabilista pode aceder ao Arquivo Digital Legal da empresa?
O Arquivo Digital Legal do PHC CS foi criado para empresas com contabilidade interna, o único acesso ao Arquivo Digital do PHC CS é por login direto, utilizando as credenciais normais de utilizador PHC CS.
De que forma podemos arquivar digitalmente os documentos que recebemos em papel, por exemplo, faturas de fornecedores?
É necessário digitalizar as faturas ou anexar os PDFs recebidos dos fornecedores, como por exemplo, via email.
E se as faturas forem eletrónicas e em CIUS-PT, é possível com uma licença de PHC CS Gestão Web, receber por e-mail e anexar automaticamente a fatura eletrónica CIUS-PT.
A nova rotina de transferência de anexos de seguida, de diretoria física para base de dados, elimina os ficheiros da diretoria física quando transfere?
Não, o ficheiro permanece na diretoria física.
Os anexos mantêm-se na base de dados depois de copiados para o File Storage? Temos opção para decidir se ficam apenas no File Storage?
Todos os anexos são transferidos para o File Storage, libertando a base de dados de todo espaço ocupado. Não existe a opção de manter na base de dados quando ativa a utilização do File Storage.
